Qual o W-2 do ano para efeitos fiscais?
A pergunta: Os contracheques de final de ano são tributáveis no ano do trabalho ou no ano do contracheque?
A regra é: O salário é considerado como rendimento tributável no ano em que o salário é EMITIDO (datado) , mesmo que o trabalho tenha sido feito e o pagamento tenha sido ganho em um ano diferente (mas leia a exceção abaixo).
Por exemplo:
Você paga aos funcionários em 2 de janeiro de 2018 pelo trabalho realizado na última semana de dezembro de 2017.
A remuneração bruta é tributável em 2018, não em 2017. Se você pagar os funcionários no último dia de dezembro por esse trabalho, a data do vencimento em 31 de dezembro de 2017 significaria que o pagamento é uma renda tributável em 2017.
Por que o ano do contracheque de um empregado é importante?
O ano em que o cheque é tributado afeta o lucro tributável do empregado. Se um empregado tivesse um grande bônus de final de ano , por exemplo, isso poderia afetar a alíquota do empregado. Em alguns anos, há um período de pagamento extra, que pode fazer com que os funcionários recebam o que parece ser um contracheque "extra". Informar o funcionário sobre a diferença antes que ela seja paga dá ao funcionário tempo para alterar o formulário W-4 da pessoa para adicionar mais retenção a esse cheque de pagamento.
A questão surge quando um período de pagamento não termina no último dia do ano. Se o período de pagamento terminar antes do final do ano, haverá alguns dias no primeiro ano que serão pagos no próximo ano.
Se o período de pagamento terminar após o final do ano, haverá alguns dias extras no pagamento do ano seguinte.
Uma exceção: recibo construtivo
Se você disponibilizar cheques de pagamento aos empregados antes do final do ano - por meio de depósito direto, por exemplo - o pagamento deve ser considerado como recebido (e tributável) naquele ano, mesmo que o cheque direto seja datado no ano seguinte.
A Receita Federal diz que os funcionários devem ter acesso ao cheque de pagamento "sem limitação ou restrição substancial". Isso é chamado de " recibo construtivo ". Recibo construtivo é um termo contábil que se refere a quando a renda é considerada em posse de alguém e quando está disponível para ser gasto. Isto é, quando a pessoa tem controle sobre o dinheiro?
Cheques pré-datados e recibo construtivo
Em geral, quando uma pessoa recebe um pagamento pelo correio, pode considerar-se que a pessoa tem um recebimento construtivo dos fundos. Mas isso nem sempre é verdade. Um cheque pode ser pós-datado. Um cheque pré-datado é um cheque que tem uma data futura nele. Se você receber um cheque em 2017 com data de 2018, não poderá descontá-lo até o próximo ano. Só porque você tem o cheque na sua mão, porque é datado no ano seguinte - e não é até então - o cheque seria incluído nos impostos do próximo ano.
Como essa regra afeta os formulários do funcionário W-2?
Os formulários W-2 são os formulários que você fornece aos funcionários em janeiro para fornecer informações sobre seus pagamentos e valores retidos para impostos federais e impostos FGC (previdência social e Medicare).
O último contracheque datado de dezembro está incluído no salário W-2 daquele ano.
O primeiro contracheque em janeiro está incluído nos ganhos W-2 do ano novo.
Depois de preparar os Formulários W-2 , eles devem ser distribuídos aos funcionários e arquivados na Administração da Previdência Social. Aqui estão as datas para lembrar: Formulários W-2 devem ser entregues aos funcionários até o final de janeiro, para os salários do ano anterior. Você também deve enviar formulários W-2 à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro (não em 28 de fevereiro, como nos anos anteriores. Essa data de apresentação do W-2 começa em 2017, para impostos de 2016). , o software deve cuidar da questão fiscal para o funcionário W-2s.
Como o software da folha de pagamento lida com essa questão?
A Patriot Software diz: "O usuário [é você, a empresa] selecionaria a data de pagamento que incluiria dia, mês e ano. Mas, para ser claro, normalmente a data do depósito do cheque é também a" data de pagamento ". é sempre um atraso por algum motivo no depósito dos fundos, o funcionário W2 ainda refletirá a data de pagamento na folha de pagamento ".
Como eu lidei com este problema?
Algumas sugestões:
1. Não se precipite e não tente pensar demais nisso. Distribuir contracheques quando eles são normalmente distribuídos. Se você está tentando calcular você mesmo os impostos sobre a folha de pagamento, pode ser prudente considerar obter o software de folha de pagamento.
2. Informar funcionários. Permita que os funcionários saibam em qual ano fiscal seu último contracheque estará. É sempre melhor avisar os funcionários do que eles descobrirem mais tarde e ficarem chateados.
3. Você pode obter ajuda de seu CPA ou outro profissional de impostos. Se você está realmente confuso, você pode querer considerar obter um serviço de folha de pagamento para ajudar com esses tipos de problemas.