Quais são as opções para configurar um sistema de direção para minha empresa?
A força de trabalho da empresa está se tornando cada vez mais móvel, com mais funcionários dirigindo para os negócios diariamente.
Você tem duas alternativas para o seu negócio : um programa de frota de carros da empresa ou um programa de reembolso para funcionários que dirigem seus próprios carros.
Um programa de frota (carros de propriedade da empresa) é uma opção atraente para os empregadores que precisam fornecer transporte para funções específicas, como caminhões de serviço, vans, veículos de entrega ou outros requisitos de equipamentos. O programa de frota dá o seu controle de negócios e supervisão de coisas como seguro e manutenção de veículo e a habilidade de escolher as características de veículo que a companhia acha importante. Isso inclui recursos como branding corporativo, elementos de segurança e telemática para obter informações 24 horas por dia, 7 dias por semana, sobre onde seus veículos estão localizados e estão sendo conduzidos.
Um programa de reembolso para funcionários que dirigem seus próprios carros é usado empresas que não necessitam de veículos especiais ou caminhões para seus funcionários, como empresas de vendas e serviços.
O reembolso proporciona flexibilidade e escolha para os trabalhadores, requer menos administração interna e não requer custos iniciais ou desperdício de capital.
O que é importante para decidir qual sistema usar?
Independentemente do modelo - frota ou reembolso - você precisa reembolsar os funcionários adequadamente pelo uso comercial associado aos seus veículos, ou enfrentar as conseqüências, como auditorias dispendiosas do IRS ou, pior, ações judiciais coletivas .
Para um programa de frota, pergunte a si mesmo a finalidade principal do programa - como benefício (benefício) do funcionário ou para atender às necessidades de transporte da sua empresa. Se o seu objetivo principal é fornecer uma ferramenta de negócios, ela deve permitir que você reduza as despesas com a frota, recuperando os custos associados ao uso pessoal dos veículos pelos funcionários.
Com um programa de reembolso, você pode escolher um subsídio para carro, programa centavos por milha ou a taxa padrão de milhagem do IRS para reembolsar seus trabalhadores. Mas todas essas três opções podem fazer com que as empresas percam milhares de dólares por funcionário a cada ano porque não contabilizam com precisão os custos de cada motorista, como a variação dos preços do combustível e o número de quilômetros percorridos.
O que é o FAVR e por que é a melhor alternativa para o reembolso de milhas?
O FAVR é um procedimento de receita do IRS que reembolsa os funcionários com isenção de impostos por custos fixos e variáveis associados à condução de negócios. Os custos fixos podem incluir taxas de seguro, licença e registros, enquanto os custos variáveis incluem combustível e manutenção.
O FAVR é a solução de reembolso mais precisa porque fornece um reembolso personalizado a cada funcionário móvel com base nos custos locais e na milhagem comercial da pessoa, que podem variar mês a mês.
Mas registrar com precisão todos os custos fixos e variáveis pode ser complexo de administrar - e é por isso que a maioria dos empregadores não os utiliza.
Muitos empregadores optam por subsídios de carro mais simples como uma abordagem “tamanho único” (US $ 500 por mês por funcionário, por exemplo). Mas esse método não leva em conta o fato de que não há duas viagens de negócios iguais, de modo que dois funcionários não devem ser reembolsados na mesma quantia. Um reembolso do programa centavos por milha é mais justo, mas ainda não é exato.
Por que a taxa de milhagem padrão do IRS não é a melhor alternativa?
A maioria das empresas usa a taxa de milhagem de negócios do IRS para calcular o valor de cada empregado individual que deve ser pago. Mas a taxa do IRS não é uma taxa de reembolso exigida porque é baseada nos custos médios nacionais de operar um veículo durante o ano anterior .
A taxa do IRS é uma média pontual de custos usando dados de anos anteriores, não uma taxa de reembolso real. Os funcionários podem gastar mais em viagens do que receber o reembolso, ou podem ser reembolsados em excesso se os preços do gás caírem - e não serão feitos ajustes no que estão sendo pagos, porque foi baseado nos números do ano passado.
O que a maioria das empresas erram quando se trata de subsídios de carros fixos versus reembolso?
Os subsídios de carro liso não são justos quando se trata de reembolsar os funcionários que moram em diferentes locais. Por exemplo, um funcionário pode morar em uma área onde os preços da gasolina são 12 centavos mais baratos do que os preços na próxima cidade sobre onde outro funcionário mora. Além disso, os custos fixos de viagens de negócios , como o preço dos prêmios de seguro de automóveis e impostos, diferem consideravelmente por localidade.
Outros custos de condução também variam. Por exemplo, os prêmios de seguro de carro variam muito de estado, de US $ 825 em Charlotte, na Carolina do Norte, a US $ 3.150 em Detroit, Michigan. Impostos para o mesmo sedan de US $ 21.000 custam US $ 249 em Nevada, mas podem custar até US $ 1.689 em Rhode Island. Os custos anuais de reparo também não são os mesmos em todos os estados, com uma média de US $ 393 em Nova Jersey, mas apenas US $ 270 em Vermont. Pagar a mesma taxa fixa aos funcionários que moram em locais diferentes ignora completamente essas variações.
Como os subsídios para carros são tratados como uma compensação, eles também são tributáveis tanto para o empregador que paga os impostos do FICA ( impostos do Seguro Social e do Medicare) quanto para o empregado que paga o FICA e o imposto de renda. Isso significa que a empresa paga o valor do abono de carro mais a contribuição de imposto do FICA associada, enquanto o funcionário leva para casa o valor do abono de carro, menos os impostos de renda e a contribuição do FICA. Em um modo de reembolso isento de impostos, como o FAVR, o funcionário "leva para casa" exatamente o valor que o empregador reembolsa.
Que erros as empresas cometem ao cobrar pelo uso pessoal de um veículo da frota?
Alguns empregadores permitem que seus funcionários usem veículos da frota de propriedade da empresa como um benefício para seu uso pessoal de direção. Mas, você ficaria surpreso com quantas empresas não percebem que este uso pessoal é tributável para o empregado. As empresas também não têm uma boa maneira de calcular o valor que cada motorista deve pagar por esse benefício tributável.
Muitas vezes, as organizações simplesmente cobram uma quantia fixa para cobrir o uso pessoal de todos os seus motoristas, independentemente de quantas milhas pessoais eles dirigem. Isso pode funcionar como uma grande vantagem monetária para os funcionários que usam muito os veículos da frota para uso pessoal. Mas os funcionários que dirigem veículos de frota estritamente para uso comercial e mantêm seus próprios carros para uso pessoal fora das condições de trabalho podem ser injustamente sobrecarregados.
O que acontece se uma empresa não reembolsar seus funcionários com precisão?
O reembolso impreciso de trabalhadores por despesas de direção relacionadas a negócios custa milhares de dólares a cada ano a cada ano (cerca de US $ 3.000 por funcionário a cada ano, conforme calculado pela Motus). No entanto, isso não é nada comparado aos custos de ações judiciais coletivas. Nos últimos anos, os trabalhadores processaram com sucesso seus empregadores por até US $ 7 milhões para compensar as práticas de reembolso injustas. No estado da Califórnia, esses processos estão rapidamente se tornando a regra, não a exceção, porque a seção 2802 do Código do Trabalho da Califórnia é particularmente rigorosa.
O código da Califórnia garante que "Um empregador deve indenizar [manter inofensivo] o seu empregado por todas as despesas ou perdas incorridas pelo funcionário em conseqüência direta do cumprimento de suas obrigações." Isso foi comumente interpretado pelos empregadores como sendo limitado para os custos de equipamentos ou ferramentas usadas no trabalho, mas agora está sendo usado cada vez mais em casos de reembolso de quilometragem (exemplo da Radio Shack e Toys "R" Us).
Programas de frota também vêm com seu próprio conjunto de desafios quando se trata de cobrar de volta os funcionários pelo uso pessoal desses veículos. O uso pessoal de veículos da empresa deve ser adequadamente documentado e os funcionários devem ser cobrados de volta para uso pessoal. A milhagem pessoal não informada coloca as empresas em risco de auditorias dispendiosas do IRS e pode custar à empresa cobranças perdidas.
Quais são alguns recursos que podem ajudar o meu negócio?
Sua empresa pode usar a mesma tecnologia que capacita o novo local de trabalho digital a rastrear as despesas de milhagem de seus negócios. aqui estão alguns exemplos:
- Dispositivos inteligentes habilitados para GPS para coletar e armazenar informações sobre viagens de negócios de funcionários
- Aplicativos móveis para automatizar o rastreamento de milhagem dos funcionários e contabilizar com precisão as milhas exatas de negócios, deslocamento e pessoal de cada funcionário.
Com os aplicativos móveis e a plataforma de software certos, você pode eliminar tarefas manuais para os motoristas aumentarem a produtividade, reduzirem os custos e garantirem a conformidade com o IRS - ao mesmo tempo em que obtêm informações sobre comportamentos de direção e eficiência da força de trabalho móvel.