O que você precisa saber para evitar a confusão do cliente
É igualmente frustrante para os profissionais experientes que enfrentam clientes que entendem mal os serviços oferecidos.
“Gerenciamento de eventos” e “planejamento de eventos” são frequentemente alternados de maneira intercambiável, apesar de serem duas coisas muito diferentes. Muito simplesmente, planejamento e gerenciamento não são os mesmos. Embora os conjuntos de habilidades dessas duas funções se sobreponham, eles são duas funções distintas. Isso cria problemas para aqueles que lidam com clientes que pensam erroneamente que precisam de um gerente de eventos quando o que precisam é de um planejador de eventos. E para os clientes que têm a impressão de que todos os gerentes de eventos também lidam com o planejamento de eventos. Então, vamos esclarecer a confusão, porque é importante que você e seus clientes tenham o mesmo entendimento.
Planejamento de Eventos
Vamos começar com o planejamento de eventos . A palavra chave aqui é o planejamento . Todos os eventos - desde chuveiros nupciais até comemorações de aniversários importantes, até grandes reuniões corporativas - começam com um plano de algum tipo.
As discussões iniciais com os clientes sobre ideias de eventos, temas, datas desejáveis e diretrizes orçamentárias fazem parte do processo de planejamento de eventos.
O planejamento de eventos começa no início , desde os primeiros estágios do conceito e continua até o evento real acontecer. E, honestamente, por algumas semanas após o evento, os organizadores de eventos preenchem os detalhes e lidam com itens de acompanhamento.
O planejamento de eventos envolve o trabalho próximo ao cliente para projetar um evento que reflita a visão do cliente sobre a reunião e atenda ao objetivo do evento. Os clientes que contratam um planejador de eventos contratam alguém para planejar todos os aspectos do evento, incluindo detalhes relacionados e itens de ação, e para ver o evento até a sua conclusão.
As responsabilidades de planejamento de eventos podem incluir, mas não estão limitadas a:
- selecionando um tema geral para o evento
- desenvolvendo um orçamento
- selecionando um local
- negociando contratos de hotel
- contratação de fornecedores externos
- planejando o menu
- contratando um fornecedor
- organizar oradores convidados ou entretenimento
- coordenando o transporte
- escolhendo o esquema de cores
- desenvolvendo convites
O planejamento de eventos é tudo o que acontece para organizar um evento. Essa função se enquadra no maior guarda-chuva do gerenciamento de eventos.
Gestão de Eventos
Cada tipo de evento é composto de várias partes que se encaixam como peças de um quebra-cabeça. Todas essas peças se unem para criar um evento. Os eventos de sucesso têm todas essas peças relacionadas reunidas no momento certo e no lugar certo, de forma suave e eficiente e de acordo com o planejado. Esse processo é chamado de gerenciamento de eventos. É, em termos simples, gerenciamento de projetos do próprio evento.
O gerenciamento de eventos envolve a criação, coordenação e gerenciamento de todos os diferentes componentes de um evento, bem como as equipes de pessoas responsáveis por cada aspecto. Alguns aspectos do gerenciamento de eventos podem incluir, mas não estão limitados a:
- reservando um local para um evento
- coordenando fornecedores externos
- desenvolvendo um plano de estacionamento
- projetar planos de contingência de emergência
- garantir o cumprimento das normas de saúde e segurança
- gestão de pessoal responsável por cada função
- supervisionando a execução de um evento
- monitoramento do evento
- resolvendo situações de eventos no site
Gestores de eventos e organizadores de eventos trabalham juntos
A definição dessas duas funções é desafiadora porque, além de estarem intimamente relacionadas, as responsabilidades geralmente se sobrepõem. Planejadores de eventos individuais podem oferecer serviços de gerenciamento de eventos, e os gerentes de eventos também podem oferecer planejamento de eventos.
Tudo depende do planejador individual ou da equipe de gerenciamento de eventos corporativos, do local e do próprio evento.
É importante entender as diferenças entre os dois e determinar quais serviços você fornecerá. Por exemplo; Se você oferece serviços de planejamento de eventos para eventos de grande escala, você trabalhará com um gerente de eventos que coordenará seus serviços com os do gerente de catering, equipe de audiovisual, etc. Defina sua função e os serviços que você fornecerá e comunique claramente estes para potenciais clientes para evitar qualquer confusão durante o processo de planejamento.