Uma discussão de opções, leis, custos
Leis federais e estaduais para pagamento de funcionários
Leis federais e estaduais exigem que você pague funcionários regularmente; isto é, em intervalos regulares.
Você não pode pagar funcionários mensalmente um mês e semanalmente o próximo. O número de períodos de pagamento (a frequência dos funcionários pagantes) não é regulado pelo IRS. Alguns estados impõem freqüências mínimas de pagamento. Por exemplo, Utah, Ohio e Massachusetts têm frequência mínima de pagamento. Normalmente, esses mínimos são semimensais, mas alguns estados são mais específicos que outros.
Alguns estados também exigem que os empregadores paguem funcionários desligados dentro de um determinado período de tempo. Verifique com o departamento de trabalho do seu estado para regulamentos em seu estado.
Aqui estão as opções para pagar funcionários:
- Semanalmente, geralmente no mesmo dia da semana. Muitas empresas pagam na sexta-feira, pela semana anterior.
- Quinzenal; isto é, a cada duas semanas. Os pagamentos bi-semanais podem ser nas duas semanas anteriores ou nas duas semanas imediatas. Por exemplo, você pode pagar na sexta-feira, 14 de setembro, pelas duas semanas que acabaram de terminar ou pelas duas semanas anteriores (até sexta-feira, 31 de agosto).
- Semi-mensal; isto é, duas vezes por mês. Geralmente, os pagamentos semestrais são o primeiro e o 15º ou o 15º e o 30º, mas podem ser em qualquer dia.
- Mensalmente, no último dia do mês ou no primeiro dia do mês seguinte.
Quantas vezes por ano cada freqüência significa?
- Os funcionários pagos semanalmente recebem 52 salários por ano.
- Os funcionários pagos quinzenalmente recebem 26 salários por ano.
- Os funcionários pagos semestralmente recebem 24 salários por ano.
- Os funcionários pagos mensalmente recebem 12 salários por ano.
Pagar mais frequentemente resulta em mais pagamento para alguns funcionários?
Para empregados assalariados, pagar com maior ou menor frequência não deve afetar o total do pagamento bruto de um ano, porque o salário de um empregado assalariado é baseado em um salário anual. Os empregados horistas são pagos com base nas horas trabalhadas durante um período de pagamento, de modo que a frequência de pagamento não afeta o valor do pagamento.
Posso pagar funcionários assalariados em horários diferentes dos empregados por hora?
Sim, você pode pagar funcionários assalariados e de hora em hora de maneiras diferentes e em momentos diferentes.
Empregados assalariados (isentos) geralmente são pagos com base em um salário anual e não recebem pagamento de horas extras, então eles são pagos mensalmente ou semestralmente, com o mesmo pagamento a cada vez. Como não há motivo para esperar para ver se há horas extras, elas podem ser pagas sem atraso.
Por exemplo, um funcionário assalariado que tem um pagamento anual de US $ 36.000 pode ser pago
- US $ 3.000 por mês
- US $ 1.500 por mês (duas vezes por mês)
- US $ 1.386 a cada duas semanas. Como esse montante foi arredondado, o último contracheque do ano pode ser ligeiramente diferente para compensar essa diferença.
Empregados assalariados geralmente não são pagos semanalmente.
A remuneração horária do empregado é calculada em cada período de pagamento, com base na quantidade de horas trabalhadas nesse período e incluindo qualquer hora extra, à taxa aplicável.
Custa mais pagar mais frequentemente?
Sim, existem custos associados ao processamento de uma folha de pagamento . Se você está fazendo o processamento da folha de pagamento, os custos incluem:
- Imprimindo cheques para funcionários. As verificações de folha de pagamento devem incluir informações de pagamento do ano até a data, portanto, elas devem ser verificações especiais.
- Custos de depósito direto, cobrados pelos bancos
- E tempo gasto por um funcionário ou contador para calcular o pagamento bruto, deduções e retenções e pagamento líquido .
Se você usar um serviço de processamento de folha de pagamento , haverá um custo para cada cheque processado.
Quer você processe contracheques dentro de sua empresa ou use um serviço de folha de pagamento, há um custo mais alto de processar contracheques com mais frequência.
Por exemplo, vai custar-lhe mais para processar contracheques a cada duas semanas (26 vezes por ano) do que bimestralmente (24 vezes por ano).
Como eu determino frequentemente como pagar empregados?
Como mencionado acima, os empregados assalariados são geralmente pagos mensalmente ou semestralmente. Os empregados horistas geralmente são pagos semanalmente ou a cada duas semanas (quinzenalmente). Os funcionários gostam de receber pagamentos com mais frequência, mas, conforme discutido acima, é mais caro para uma empresa pagar com mais frequência, então você deve equilibrar esses dois lados conflitantes e fazer o que quiser. Se os seus funcionários pertencerem a um sindicato, talvez você precise negociar com o sindicato para diminuir o número de folhas de pagamento por ano.