Por tudo isso, os planejadores de reuniões precisam ter uma firme compreensão dos números de bufê para garantir a qualidade dos alimentos e evitar taxas de multas. Abaixo estão listadas as figuras e os termos proeminentes para se familiarizar.
Contagem Estimada
É o número de convidados em que você inicialmente constrói suas projeções de evento. Não há nenhuma obrigação real com a contagem estimada, pois é mais um “número de trabalho” usado para estimar custos e necessidades de pessoal.
Contagem esperada
A contagem esperada é enviada duas ou três semanas antes de um evento. Ele representa uma contagem mais precisa de convidados antecipados e está vinculado contratualmente à contagem final. Cada operação de catering tem suas próprias políticas para contagens esperadas, mas em geral, não deve desviar em mais de 15% da contagem final.
Contagem Final / Contagem Garantida
É o número de refeições dos hóspedes que você pagará, e também representa o número de locais que a equipe de catering estabelecerá dentro da sala.
Quaisquer alterações feitas a esse número após a data de vencimento podem incorrer em penalidades ou multas por atraso. Assim, é importante que o planejador defina uma data de RSVP que caia antes do prazo de garantia.
Porcentagem de queda
Existem dois ângulos para descartar porcentagens. A primeira é calculada ao avaliar quanto da contagem final caiu da contagem esperada.
Se o percentual for muito grande (acima de 20%), uma taxa de penalidade poderá ser emitida para cobrir as despesas relacionadas a pessoal e ordens de fornecimento. Os planejadores usam percentuais de descida para estimar quantos “não comparecimentos” devem ser esperados. Uma taxa de queda de 2% é sobre a média de eventos pagos ou emitidos. Essa média pode subir acima de 5% para eventos gratuitos. Como você pode imaginar, é mais provável que os participantes mostrem quando têm dinheiro investido em um evento.
Refeição Postais
Alguns planejadores oferecem mais de um prato principal em refeições formais, e isso cria outro requisito de cálculo. Os hotéis e os centros de banquetes não querem ficar presos na adivinhação de quantos hóspedes escolherão bife ou frango, por isso cabe aos planejadores obter contagens precisas de cada escolha através de seu sistema RSVP. No dia do evento, cada participante deve obter um cartão de refeição colorido que possa colocar na mesa, para que os servidores saibam automaticamente qual prato eles pediram.
Bilhetes de bebidas
Organizadores de eventos podem usar bilhetes de bebida para controlar os custos de executar uma barra aberta. Isso é conseguido dando a cada convidado um ou dois ingressos de bebida no registro. O barman aceitará os ingressos em troca de uma bebida, e os hóspedes que optarem por beber além do subsídio de ingresso podem pagar em dinheiro. Uma coisa a se notar sobre os ingressos para bebidas é que o local cobrará o maior preço por bebida.
Por esta razão, faz sentido usar este sistema com uma cerveja e vinho ou bar da casa, uma vez que as seleções terão preços mais próximos.
Trabalhar com o sistema
Em última análise, cabe ao planejador de eventos fornecer contagens precisas para o departamento de catering. Aqueles planejadores que ignoram as políticas e prazos emitidos por seu provedor podem acabar pagando mais do que deveriam na forma de penalidades e outras taxas. A melhor maneira de evitar isso é ler as políticas de restauração antes de planejar o evento. Seguir esta regra simples ajudará você a escolher as datas e os custos mais apropriados para passar para os convidados.