O que é viagem de negócios?
O IRS tem uma definição específica para viagens de negócios, com o objetivo de determinar se você pode deduzir essas despesas de viagem para fins comerciais. O IRS diz que as viagens de negócios são viagens longe de sua casa fiscal que é "substancialmente mais longa do que o trabalho de um dia normal" e que exige que você durma ou descanse enquanto estiver fora de casa.
Você também deve dormir longe de casa para poder deduzir esses custos. A viagem também deve ser "temporária" (duração inferior a um ano).
O que é uma casa fiscal?
Sua casa fiscal é um conceito definido pelo IRS para ajudar a determinar se uma viagem é dedutível. Sua casa fiscal é definida pelo IRS como seu local regular de negócios; não é o lugar onde você mora. Se você tem um escritório em sua casa, provavelmente é sua casa fiscal; Se você tem um escritório no centro em algum lugar, essa é a sua casa fiscal. Se você trabalha em vários locais e não tem um local regular de negócios, sua residência fiscal pode estar onde você mora.
Depois de ter determinado onde sua casa fiscal está localizada (provavelmente com o seu profissional de imposto), esta casa fiscal pode ser usada para determinar se suas despesas de viagem de negócios são dedutíveis. Se você tiver que viajar para longe de sua casa fiscal durante a noite, ou se precisar de tempo para "descansar e dormir" durante suas viagens, provavelmente poderá contar suas despesas durante sua viagem como deduções de negócios.
1. Você pode deduzir os custos de viagens de negócios em uma viagem combinada de negócios / pessoal.
Se você estiver viajando dentro dos EUA, sua viagem deve ser "inteiramente" comercial para você fazer deduções para custos de viagens de negócios. Mas se houver algum tempo pessoal "incidental", tudo bem. Por exemplo, se você estiver viajando para Dallas para negócios e passar uma noite com a família na área, isso é "incidental" para o propósito principal da viagem.
O IRS diz:
"O agendamento de atividades comerciais ocasionais durante uma viagem, como assistir a vídeos ou assistir a palestras sobre assuntos gerais, não vai mudar o que é realmente uma viagem de negócios."
Se parte ou toda a sua dica estiver fora dos EUA , as regras do IRS serão diferentes. O IRS tem regras muito específicas para a alocação de tempo pessoal e comercial em viagens internacionais. Veja publicação do IRS 463 para mais detalhes.
2. Você pode usar per diems para calcular os custos de viagens de negócios.
O termo "per diem" significa por dia. Per diems são valores que são considerados razoáveis para despesas diárias durante viagens, refeições e despesas diversas. As tarifas diárias são definidas para viagens nos EUA e no exterior, e as taxas variam de acordo com a área.
Por exemplo, as diárias per diem nas grandes cidades dos EUA são mais altas do que nas seções do país fora das grandes áreas metropolitanas. As empresas podem definir suas próprias diárias, mas a maioria das empresas usa as taxas diárias estabelecidas pelo governo dos EUA.
Os reembolsos diários não são tributáveis se forem maiores Se os seus funcionários receberem mais diárias do que a taxa máxima estabelecida pela Administração de Serviços Gerais, o excesso será tributável ao empregado.
Leia mais sobre as taxas de diárias e as taxas per diem permitidas pelo IRS atual.
3. Você não pode deduzir o custo de viagem aérea para negócios se você usou créditos de milhagem de passageiro frequente
Se você usou milhas de passageiro frequente para viagens aéreas para uma viagem de negócios, não poderá deduzir o custo como uma despesa de viagem de negócios. Por exemplo, se você reservar uma viagem de US $ 350,00 e tiver usado milhas de passageiro frequente por US $ 300,00 do custo, só poderá deduzir US $ 50,00 como despesa de negócios.
4. Nem todas as cobranças em uma conta de hotel são despesas de viagem dedutíveis.
A taxa do quarto e os impostos são dedutíveis, assim como as despesas de lavanderia, mas encargos pessoais adicionais, como taxas de academia ou academia, e taxas para filmes ou jogos não são dedutíveis.
Você pode deduzir as taxas de hotel para chamadas telefônicas ou uso de uma máquina de fax.
5. Você pode não ser capaz de deduzir o custo de trazer um cônjuge em uma viagem de negócios
O custo de trazer um cônjuge, filho ou outra pessoa ao longo de uma viagem de negócios é considerado uma despesa pessoal e não é dedutível.
Mas se você puder provar que a outra pessoa é empregada pela empresa e está realizando tarefas substanciais relacionadas a negócios durante a viagem (tendo minutos em reuniões ou reuniões com clientes empresariais), poderá deduzir o custo da viagem dessa pessoa.
6. Você pode deduzir 50% dos custos de refeição em uma viagem de negócios.
Embora pareça razoável que os custos da refeição em uma viagem de negócios sejam totalmente dedutíveis, eles não são. Os custos de refeição são dedutíveis em 50%, como despesas de entretenimento. Leia mais sobre refeições e despesas de entretenimento como parte das viagens de negócios. O limite de 50% também se aplica a impostos e gorjetas para refeições de negócios, despesas de cobertura, aluguel para uma suíte de hospitalidade e estacionamento em uma arena esportiva.
7. Você pode deduzir o custo de um cruzeiro para uma viagem de negócios, com certos limites.
O custo de um cruzeiro pode ser dedutível, até o limite atual especificado pelo IRS (atualmente US $ 2.000). Você também deve poder mostrar que o cruzeiro estava diretamente relacionado a um evento de negócios, como uma reunião de negócios ou uma reunião da diretoria.
O IRS impõe exigências específicas adicionais e rigorosas para deduzir viagens de cruzeiro como despesas comerciais, por razões óbvias. Veja mais detalhes em "Navios de Cruzeiro" na publicação IRS 463.
Leia mais sobre a dedução de despesas de viagens de negócios
Para mais informações, consulte estas publicações do IRS:
- Publicação 17 - Guia Fiscal para pessoas físicas
- Tópico de Imposto 511 - Viagens de Negócios
- Publicação 463 - Despesas com viagens, entretenimento, brindes e carros
Disclaimer: Este artigo e todos os artigos deste site são oferecidos para fins de informação geral, e não se destinam a ser aconselhamento fiscal ou legal. Toda situação de negócios é única e os impostos, leis e regulamentos mudam com frequência. Consulte seus profissionais de impostos e jurídicos antes de tomar ações que possam afetar seus negócios.