Os sistemas telefônicos de classe empresarial discutidos aqui são para escritórios com dez pessoas ou mais.
Quais recursos você precisará
Os recursos que agregam valor ao seu negócio e conectam seus negócios ao mundo vão aumentar o custo total do sistema de telefonia.
O vendedor de um sistema de telefonia tentará vender-lhe todos os sinos e assobios (esse é o trabalho deles), mas você precisa examinar cada recurso e decidir se agregará valor à sua empresa ou economizará seu dinheiro.
Recursos Básicos
Aqui estão alguns dos recursos mais comuns que estão disponíveis em um sistema de telefonia comercial. Cada marca é diferente, então peça ao vendedor uma lista completa de opções.
Atendedor automático geralmente toma o lugar de uma recepcionista, apresentando os chamadores com uma lista de opções para encaminhar sua chamada (por exemplo, "Pressione 3 para falar com alguém em vendas"). Ele também permite que os chamadores disquem diretamente a extensão de uma das partes.
- Os recursos de conferência permitem que duas ou mais extensões se conectem para compartilhar em uma conversa. Normalmente, o padrão é dois. Se você precisar de mais de dois, pergunte qual é o número máximo de participantes. Alguns sistemas permitem apenas que extensões internas sejam conferenciadas. Se você precisar de teleconferências externas, pergunte também.
- O Diretório automatizado permite que os chamadores consultem a extensão de um funcionário inserindo as primeiras letras de seu nome.
- O correio de voz permite que mensagens sejam deixadas para funcionários que estão indisponíveis ou no telefone. Alguns sistemas podem encaminhar mensagens de correio de voz para o e-mail de um funcionário e permitir que equipamentos de correio de voz de terceiros possam interagir com seus equipamentos. Dependendo do preço, isso pode economizar dinheiro.
- Chamada em espera é a capacidade de colocar uma chamada em espera enquanto o usuário atende a outros assuntos. Geralmente incluído no sistema.
- O encaminhamento de chamadas permite que o usuário encaminhe todas as chamadas para outro ramal ou para o correio de voz temporariamente.
- Discagem rápida salva números de telefone usados com freqüência e permite ao usuário discar com um botão ou dois. É uma poupança de tempo útil para números frequentemente chamados.
- A rediscagem permite que o último número chamado seja rediscado com o toque de um botão.
- A paginação permite que um usuário fale em um sistema de endereço público para chamar um funcionário ou dar anúncios.
- A música em espera dá aos seus chamadores algo para ouvir enquanto estão em espera. Pode ser música ou mensagens pré-gravadas anunciando sua empresa.
- O Back Up Power fornecerá uma fonte alternativa de eletricidade por 10 a 60 minutos em caso de falta de energia.
Características avançadas
Os recursos avançados adicionarão um custo significativo ao sistema total e adicionarão um custo contínuo durante a vida útil do sistema. No entanto, isso pode ser compensado pela redução do atendimento ao cliente e das vantagens de economia de tempo que eles trazem.
- O recurso de localização remota permite conexões simples com funcionários externos ou pequenos escritórios remotos simplesmente discando uma extensão interna.
- O Find Me / Follow Me permite que os usuários encaminhem seu telefone sob demanda para outro telefone, telefone celular, telefone residencial, secretária etc.
- O Computer Telephone Integration (CTI) permite que o sistema telefônico interaja com um sistema de computador. Os exemplos incluem a capacidade de um usuário clicar em um número de telefone na tela e fazer com que o sistema telefônico disque automaticamente o número (reduzindo números errados e economizando tempo); ou a transmissão do número de telefone de um cliente para um computador quando ele ligou para exibir a conta do cliente e exibi-la na tela do funcionário antes de atender o telefone. Esta opção é muito cara.
Quão grande o sistema deve ser
A próxima pergunta que você tem que responder é onde você quer os telefones. A lista a seguir identifica os lugares comuns em que você deseja localizar uma extensão de telefone:
- Recepcionista
- Cada escritório
- Maquina de fax
- Terminais de cartão de crédito, portas de dados
- Sala de conferencia
- Loja / armazém
- Áreas públicas (sala de espera, corredores, entradas, etc.)
Em seguida, você terá que determinar quantas chamadas telefônicas simultâneas estarão entrando e saindo do escritório. A soma total de chamadas de entrada e saída em qualquer momento é o número de linhas (ou troncos) de que você precisará.
Configurações comuns são 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 linhas. Sistemas maiores possuem slots de expansão para que você possa adicionar mais linhas em uma data posterior. Lembre-se de contabilizar o crescimento futuro (25% não é incomum). Importante: se você subestimar isso, os chamadores receberão um sinal de ocupado se todas as linhas estiverem em uso.
Como encontrar um revendedor do sistema de telefonia
Encontrar um revendedor não é difícil. Primeiro, você pode pesquisar na Web por “Equipamentos e suprimentos de telefone” para encontrar um revendedor próximo a você.
As feiras de negócios e tecnologia de escritório também são bons lugares para começar. Não só você será capaz de atender as vendas e apoiar as pessoas, mas você pode ser capaz de experimentar um sistema também.
Finalmente, a melhor maneira é perguntar por aí. Pergunte às pessoas que você conhece quem tem um negócio com um escritório. Você também pode obter a avaliação da qualidade do equipamento e do nível de serviço que foi fornecido.
Calculando o custo total
O custo total do sistema será composto pelos seguintes componentes:
- Unidade Base / Sistema é a unidade que controla toda a infra-estrutura do telefone. O custo depende do número de recursos que você tem, do número de aparelhos que ele pode manipular e do número de linhas que vêm da companhia telefônica.
Aparelhos / conjuntos de mesa são as unidades que se sentam nas mesas ou estão presas à parede. Eles vêm em vários estilos, capacidades e preços diferentes. Os preços podem variar de US $ 70 a US $ 1.000. Exemplos incluem: Basic (mais barato), Mid-level, Executivo / High-End, Receptionist Sets (mais caro) e Conference Table Units. Outras opções incluem headsets de mãos livres e conexões sem fio. A maioria dos aparelhos é proprietária e só funciona com um sistema básico desse fabricante. Se você estiver substituindo um sistema telefônico existente, o custo de todos os novos aparelhos (se você mudar de marca) pode fazer uma atualização para o próximo modelo superior, a única solução acessível que você tem.
- A fiação é os vasos sanguíneos da organização e não deve ser marginalizada. Se você estiver construindo um escritório, instale fiação e tomadas adicionais em qualquer área em que você possa precisar de um telefone no futuro. O custo será uma fração do custo se você tiver que voltar mais tarde e fazer furos nos tetos e paredes. Se você estiver instalando-o em um prédio com fiação existente, peça ao revendedor para verificar se há compatibilidade na fiação antes de assinar o contrato.
- Instalação e configuração inicial será a parte mais demorada do projeto. Os sistemas de telefone não funcionam imediatamente e, provavelmente, terão que ser instalados e inicialmente configurados por um técnico treinado. Para começar a trabalhar o mais rápido possível, certifique-se de que isso esteja incluído no contrato. Outras opções que podem ser negociadas são manutenção, modificações futuras e treinamento para seus funcionários.
Fazendo a decisão final
A decisão final repousa sobre seus ombros. Os vendedores do sistema de telefonia podem ser agressivos, mas lembre-se de que você é o cliente e você está no comando. Para obter o melhor preço para o sistema que você deseja, entregue suas necessidades para várias empresas e permita que elas ofereçam o projeto. Certifique-se de obter uma proposta detalhada que cubra todas as áreas descritas acima.
Você não obterá uma comparação comparativa, portanto, peça que o custo dos recursos seja listado separadamente (ou detalhado, se eles forem incluídos como um pacote de recursos). Isso permitirá que você determine o que está causando as diferenças nos preços. Se você ainda não tiver certeza de um líder claro, peça para ver uma demonstração no site de um cliente existente. Por fim, compare as propostas e escolha aquela que atenda às suas necessidades, permita o crescimento e, o mais importante, você se sinta mais à vontade.