Contabilidade em uma empresa de negócios é a base do sistema contábil da empresa. Os guarda-livros são responsáveis por registrar e classificar as transações contábeis da empresa e as técnicas que envolvem registrar essas transações.
Se você é proprietário de uma pequena empresa, você precisa configurar seu próprio sistema de contabilidade ou contratar alguém para configurá-lo para você. Se você é autônomo e é um negócio de uma pessoa, você vai fazer isso sozinho. Se você está contratando funcionários e antecipando muito crescimento, você pode contratar um controller para lidar com sua administração financeira e contabilidade. Se o seu negócio vai crescer, mas você prevê um crescimento lento, você pode simplesmente contratar um contador ou contador para lidar com o sistema contábil.
O que o contador faz?
Quando o contabilista registra e classifica as transações financeiras da empresa, o contador toma as próximas etapas e analisa, revisa, relata e interpreta as informações financeiras da empresa.
O que faz um controlador?
O controlador é, na verdade, o diretor de contabilidade da empresa. Ele / ela é responsável pela criação e manutenção do sistema de contabilidade da empresa. O controlador é responsável pela contabilidade financeira e gerencial; em outras palavras, responder aos dados contábeis da empresa de maneira apropriada e responsável. Um controlador geralmente é contratado quando um negócio cresce.
Escrituração contábil com e sem um programa de computador
Este tutorial sobre escrituração ensina você contabilidade básica sem usar um programa de computador. Por que você precisa saber que há tantos programas de computador que você pode usar? Você já ouviu o ditado, "Garbage in, garbage out?" Você tem que entender a contabilidade básica por trás do que você entra no programa de computador, a fim de inserir as informações corretas. Um tutorial posterior tratará do uso de um programa de computador para lidar com a contabilidade de sua organização empresarial.
01 - Deverá utilizar Escrituração de Entrada Única ou Dupla?
Se a sua empresa é de qualquer tamanho e complexidade, você vai querer configurar um sistema de contabilidade de dupla entrada. Duas entradas, pelo menos, são feitas para cada transação. Um débito é feito para uma conta e um crédito é feito para outra contabilidade. Essa é a chave para a contabilidade de dupla entrada .
02 - Você deve usar Cash ou Accrual Accounting?
Uma das primeiras decisões que você deve tomar ao configurar seu sistema de contabilidade é se deve ou não usar um sistema contábil de caixa ou de provisão . Se você estiver operando um negócio pequeno, de uma pessoa a partir de casa ou até mesmo uma prática de consultoria maior de um escritório de uma pessoa, você pode querer ficar com a contabilidade de caixa . Se você usa contabilidade de caixa, registra sua transação quando o dinheiro realmente muda de mãos. O dinheiro pode ser qualquer coisa, desde dinheiro real até transferência eletrônica de fundos. Às vezes, as empresas iniciam seus negócios usando contabilidade de caixa e mudam para a contabilidade de exercício à medida que crescem.
Se você pretende oferecer crédito a seus clientes ou solicitar crédito a seus fornecedores, é necessário usar um sistema de contabilidade de exercício. Usando a contabilidade de exercício, você registra as compras ou vendas imediatamente, mesmo que o dinheiro não mude de mãos até uma data posterior, como no caso de Contas a Pagar ou Contas a Receber.
03 - Noções básicas - Entendendo ativos, passivos e patrimônio
Antes de configurar seu sistema de contabilidade, você precisa entender as contas básicas da empresa - ativos , passivos e patrimônio líquido . Ativos são aquelas coisas que a empresa possui , como seu estoque e contas a receber. Obrigações são aquelas que a empresa deve , como o que deve aos seus fornecedores (contas a pagar), empréstimos bancários e comerciais, hipotecas e qualquer outra dívida nos livros. Capital é a propriedade que o empresário e qualquer investidor tem na empresa.
Equilibrando os livros
Para equilibrar seus livros, você deve manter um controle cuidadoso desses itens e garantir que as transações que lidam com ativos, passivos e patrimônio sejam registradas corretamente e no lugar certo. Existe uma fórmula chave que você pode usar para garantir que seus livros sempre se equilibrem. Essa fórmula é chamada de equação contábil :
Ativos = Passivo + Patrimônio
A equação contábil significa que tudo o que a empresa possui (ativos) é balanceado contra reclamações contra o negócio (passivos e patrimônio líquido). Passivos são reivindicações com base no que você deve fornecedores e credores. Os proprietários do negócio têm reivindicações contra os ativos remanescentes (patrimônio líquido).
Termos iniciais de escrituração contábil relacionados à equação contábil
Vamos dar uma olhada mais de perto em ativos, passivos e equidade para que você tenha uma compreensão completa do que compreende cada um deles.
- Ativos : Se você olhar para o formato de um balanço , verá as contas de ativo, passivo e patrimônio. As contas de ativos geralmente começam com a conta de caixa e a conta de títulos negociáveis. Em seguida, as contas de estoque a receber e os ativos fixos, como terrenos, prédios e instalações e equipamentos, são listados. Esses são ativos tangíveis. Você pode tocá-los. As empresas também possuem ativos intangíveis, como a boa vontade do cliente.
- Passivo : As contas do passivo no balanço incluem passivos correntes e de longo prazo. Passivos circulantes são normalmente contas a pagar e acréscimos. Contas a pagar geralmente são o que a empresa deve a seus fornecedores, cartões de crédito e empréstimos bancários. Os acréscimos consistirão de impostos devidos, incluindo impostos sobre vendas e impostos federais, estaduais, da previdência social e do Medicare, sobre os empregados que geralmente são pagos trimestralmente.
- Patrimônio líquido : as contas de patrimônio líquido incluem todas as reivindicações dos proprietários contra a empresa. Claramente, o proprietário da empresa tem um investimento e pode ser o único investimento na empresa. Se a empresa assumiu outro investimento, isso também é considerado aqui.
04 - Fundamentos da Demonstração de Resultados - Receitas, Despesas, Custos
Se você olhar para o balanço no Passo 4, você aprenderá sobre ativos, passivos e patrimônio líquido. Se você passar para a demonstração de resultados , você aprenderá sobre receita, despesas e custos.
Receita é toda a renda que uma empresa recebe ao vender seus produtos ou serviços. Os custos, também chamados de custo das mercadorias vendidas, são todo o dinheiro que uma empresa gasta para comprar ou fabricar os bens ou serviços que vende para seus clientes. A conta Compras rastreia as mercadorias compradas. Despesas são todo o dinheiro gasto para administrar a empresa que não está especificamente relacionada a um produto ou serviço que está sendo vendido. Um exemplo de uma conta de despesas é Salários e Salários.
Um contador é responsável por identificar as contas nas quais as transações devem ser registradas. Por exemplo, se a empresa faz uma venda à vista para um cliente e sua empresa usa contabilidade de dupla entrada, você registraria o dinheiro recebido na conta de ativo denominada Dinheiro e a venda seria registrada na conta de receita chamada Vendas. Aqui está outro exemplo de uma entrada de contabilidade para uma venda à vista. Este lança outra variável - o que o contador deve fazer quando o imposto sobre vendas está envolvido.