O que fazer antes de sair para as férias
Preparar o seu escritório antes de fechar para as férias requer uma preparação cuidadosa. As mensagens adequadas garantirão que seus clientes, fornecedores e funcionários possam planejar o desligamento, e isso significa que você não terá que lidar com muitas reclamações de raiva antes e depois do intervalo. Isso deve proporcionar férias despreocupadas e um merecido descanso.
Aqui está uma lista de verificação simples de etapas, desde a definição de mensagens de fim de ano até a redefinição de termostatos, que farão com que suas férias fiquem tranquilas e lucrativas.
01 - Notificar funcionários, clientes e fornecedores
Você pode notificar os clientes através do seu site e da mensagem de atendimento automático no seu sistema de telefonia.
Os fornecedores (especialmente aqueles com cronogramas de entrega recorrentes) devem ser notificados via e-mail, telefone ou correio normal.
02 - Notificar Pessoal de Segurança ou Serviços
Notifique sua equipe de segurança ou serviço de segurança sobre as próximas datas de encerramento. Certifique-se de que seus provedores de segurança tenham uma lista atualizada de contatos de emergência que contenha as informações de contato, incluindo números de telefone, para você e seus principais funcionários. Eles devem saber com quem entrar em contato no caso de uma questão de segurança, mesmo quando o escritório estiver fechado para negócios, e quem estiver autorizado a estar no prédio durante o desligamento.
03 - Alterar Saudação de Atendimento Automático
Uma semana ou duas antes do fechamento, grave uma saudação de atendimento automático no sistema de telefonia explicando que o escritório ficará fechado por um longo período. Inclua a data em que você fechará e quando você deseja reabrir. Pouco antes de sair, registre uma segunda saudação automatizada que enfatize quando você retornará e, quando apropriado, a quem os chamadores devem direcionar as consultas na sua ausência.
Se você fornecer serviços de emergência, como aquecimento e resfriamento, encanamento ou outros serviços essenciais ao cliente, informe ao seu interlocutor como chegar ao seu serviço de atendimento ou ao seu celular em caso de emergência.
04 - Notifique seu serviço de atendimento
Notifique seu serviço de atendimento das datas em que o escritório será fechado e atualize sua lista de contatos com os números de telefone dos funcionários que estarão de plantão. Certifique-se de que eles saibam quem contatar em situações específicas; você não quer que os gerentes de nível superior sejam alertados no caso de um problema de entrega, por exemplo.
05 - Alterar saudações de correio de voz
Se o sistema do telefone permitir que os funcionários recebam chamadas externas em suas mesas, instrua-os a gravar uma mensagem "encerrada para as férias" ou uma saudação de correio de voz "fora do escritório" que forneça aos chamadores detalhes essenciais sobre o fechamento. Os funcionários devem informar aos chamadores quando retornarão ao escritório e o que fazer se precisarem de assistência imediata enquanto o escritório estiver fechado. Na maioria dos casos, você não deseja que os funcionários forneçam informações de contato pessoal.
06 - Reduzir Termostatos, Desligar Equipamento de Escritório
Economize energia e dinheiro configurando ou reprogramando os termostatos do seu escritório durante o desligamento. Você ficará surpreso com a economia de custos que você pode acumular e pode ser uma boa oportunidade de RP; mostre que sua empresa está comprometida em preservar recursos.
Você também pode economizar energia e dinheiro desligando todos os equipamentos de escritório não essenciais, incluindo luzes de mesa, copiadoras, impressoras e computadores.
07 - Servidores de Backup
Se você tiver computadores e servidores, verifique se o ciclo de backup é executado corretamente antes e depois do desligamento. Reduza sua exposição a um desastre agendando seu backup externo para uma retirada antecipada, em vez de esperar que a empresa reabra. Esta é uma área onde você deseja ter instruções claras sobre quem contatar no caso de um problema, portanto, certifique-se de que seu serviço de atendimento esteja corretamente informado.
08 - NÃO DESLIGUE
Existe algum equipamento de escritório que você não deve desligar, incluindo:
- Máquinas de fax
- Sistema telefonico
- Servidores e sistemas de backup
- Unidades de refrigeração
- Sistemas de segurança