Dicas de atendimento telefônico para ganhar negócios
1) Atender todas as chamadas telefônicas recebidas antes do terceiro toque.
2) Quando você atender o telefone, seja caloroso, entusiasta e profissional .
Sua voz no telefone às vezes é a única impressão da sua empresa que um chamador receberá.
3) Ao atender o telefone, receba os chamadores com cortesia e identifique você e sua organização imediatamente. Diga, por exemplo: "Bom dia. Cypress Technologies. Susan falando. Como posso ajudá-lo?" Ninguém deve ter que perguntar se chegou a tal e tal negócio.
4) Fale claramente, mantenha seu volume de voz moderado e fale devagar e claramente ao atender o telefone para que seu interlocutor possa compreendê-lo facilmente.
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5) Controle seu idioma ao atender o telefone. Não use gírias ou chavões . Em vez de dizer "OK" ou "Sem problemas", por exemplo, diga "Certamente", "Muito bem" ou "Tudo bem". Se você é uma pessoa que usa enchimentos quando fala, como "uh huh", "hum", ou frases como "como" ou "você sabe", treine-se cuidadosamente para não usá-los quando falar ao telefone .
( Saiba mais sobre o problema de fala de usar preenchimentos e como resolver o problema .)
6) Treine sua voz e vocabulário para ser positivo quando o telefone atender, mesmo em um dia "baixo". Por exemplo, em vez de dizer "não sei", diga: "Deixe-me descobrir isso para você".
7) Tome mensagens de telefone completamente e com precisão.
Se há algo que você não entende ou não pode soletrar, como o sobrenome de uma pessoa, peça ao interlocutor para repeti-la ou soletrá-la para você. Em seguida, verifique se a mensagem chega ao destinatário pretendido.
8) Atenda todas as suas chamadas telefônicas dentro de um dia útil. Eu não posso enfatizar isso o suficiente. Lembre-se do pássaro madrugador? O chamador antecipado pode obter o contrato , a venda , o problema resolvido ... e reforçar a impressão favorável do seu negócio que deseja circular. Poucas coisas incomodam os chamadores que tentam alcançar sua empresa mais do que as chamadas não devolvidas.
9) Sempre pergunte ao interlocutor se não há problema em colocá-lo em espera ao atender o telefone e não deixe as pessoas em espera. Forneça os chamadores em espera com relatórios de progresso a cada 30 a 45 segundos. Ofereça-lhes escolhas, se possível, como "Essa linha ainda está ocupada. Você vai continuar segurando ou devo ligar para você?"
10) Não use um viva-voz a menos que seja absolutamente necessário. Telefones com alto-falante dão ao interlocutor a impressão de que você não está totalmente concentrado em sua ligação e o fazem pensar que sua ligação não é particular. A única hora de usar um viva-voz é quando você precisa de mais de uma pessoa para participar da conversa. Pergunte ao chamador se você pode colocá-lo no viva-voz antes de fazê-lo.
11) Se você usar correio de voz ou secretária eletrônica para atender chamadas quando não puder, certifique-se de ter uma mensagem profissional gravada, que faça a mesma coisa que a dica nº 3, e dê aos chamadores qualquer outra informação pertinente antes de gravar. suas mensagens. Atualize sua mensagem de correio de voz conforme necessário. Por exemplo, se sua empresa for fechada por um feriado, atualize sua mensagem de voz para dizer isso e dizer quando sua empresa será reaberta.
12) Treine todos os outros que atendem o telefone para responder da mesma maneira, incluindo outros membros da família, se você estiver executando um negócio baseado em casa . Verifique como o telefone da sua empresa está sendo respondido, ligando e vendo se o telefone está sendo respondido de maneira profissional. Se eles não passarem no teste, repasse a lista "como atender o telefone" com eles para garantir que todos na sua empresa saibam como atender chamadas adequadamente.
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