Preste atenção aos detalhes ao preparar documentos de embarque internacionais
Para preparar sua lista de embalagem, exclua todos os preços da fatura e verifique com atenção se o número de casos, peso (líquido, bruto, métrico) e medidas aparecem na fatura. Em seguida, renomeie o documento "PACKING LIST" em letras grandes e em negrito. Nunca substitua uma lista de embalagem por uma fatura comercial.
Aqui estão várias razões pelas quais uma lista de embalagem é importante:
- Ele suporta o que realmente está sendo enviado.
- Pode acompanhar um certificado de inspeção.
- Ele pode ser usado como evidência adicional para apoiar um método de pagamento, mas (seja aconselhável) você deve certificar-se de que você corresponde a descrição do produto ao de qualquer instrumento de pagamento.
- Ele será usado por um despachante aduaneiro para liberação e entrada em um país estrangeiro.
- É usado pelo comprador-vendedor para comparar o que foi encomendado com o que foi enviado.
- É usado para emitir um conhecimento de embarque.
- Ele é usado para a informação eletrônica de exportação (EEI) e é freqüentemente usado por autoridades alfandegárias dos EUA e estrangeiros para verificação de mercadorias.
Por que as listas de embalagem são tão importantes
Se você não preencher uma lista de embalagem, uma infinidade de problemas pode surgir que pode arruinar o caos com o seu negócio. Esses problemas variam de não receber seus produtos entregues no destino desejado para não serem pagos.
Uma lista de embalagem de exportação deve estar firmemente presa ao exterior de cada contêiner de transporte , de preferência em um pacote à prova d'água e um envelope que esteja claramente marcado como "Lista de Embalagem Fechada". É de responsabilidade dos expedidores e despachantes determinar o peso total e o volume do embarque, e se a carga correta (conforme indicado) está sendo enviada ou não.
Todas essas informações são baseadas na lista de embalagem. Além disso, os funcionários aduaneiros no porto de entrada e no porto de saída podem usar a lista de embalagem para verificar a carga.
Preparação antecipada
Várias semanas antes do embarque, o despachante , o despachante aduaneiro, o banco e o cliente precisam indicar quantas cópias precisam e onde cada cópia precisa ser anexada e distribuída. Você deve sempre fazer três ou quatro cópias extras para seus arquivos, apenas no caso.
Se você decidir processar sua documentação de remessa on-line, selecione a opção de lista de embalagem apropriada e entre em contato com todas as partes envolvidas na venda internacional para determinar se sua lista de embalagem precisa ser assinada.
Como qualquer erro na lista de embalagem pode causar um atraso na liberação no porto de destino, siga todas as etapas necessárias para garantir que você acerte na primeira vez.