Use estas quatro dicas de especialistas para reduzir os custos de horas extras
As horas extras não apenas são consideradas uma das maiores despesas contínuas para a maioria das empresas, mas o gerenciamento correto ou incorreto das horas extras pode significar a diferença entre processos judiciais caros, baixa moral e vulnerabilidade a mudanças nas regulamentações de horas extras.
Durante os recentes anos de tempos econômicos fracos, muitos funcionários estão ansiosos para se mostrarem trabalhadores duros, que não se queixam de trabalhar um pouco mais de tempo - sem necessariamente incluir alguns ou todos os itens em seus quadros de horários.
Muitos empregadores endossaram tacitamente, ou mesmo explicitamente, essa atitude. Ashley Dinsdale, uma compradora da Macy's que trabalha mais de 50 horas por semana, diz: “As demissões aconteceram no escritório do meu empregador anterior. Agora, eu entro cedo e envio e-mails para que eles saibam que eu estou lá.
Pense proativamente
Embora as horas extras sejam muitas vezes cheias de despesas e armadilhas, não precisa ser assim. Gerenciar proativamente as horas extras de seus funcionários, evitando surpresas e preparando-se para o futuro, pode reduzir suas despesas, proteger sua empresa de ações legais e melhorar o moral da empresa.
As quatro dicas de especialistas a seguir podem esclarecer alguns dos problemas com horas extras e ajudar a evitar grandes armadilhas e surpresas quando se trata de gerenciar possíveis problemas.
1. Acompanhe o tempo do empregado. O trabalhador médio americano, de acordo com o Bureau of Labor Statistics, trabalha um pouco mais de quatro horas extras por semana. São 208 horas por ano.
Estimando um salário médio de US $ 21 por hora e meio de pagamento, o total geral chega a US $ 6.552 por funcionário, por ano. Com uma equipe de 20 funcionários, são apenas US $ 131.040 em despesas extras.
O que você pode fazer para evitar surpresas quando se trata de horas extras? Um dos maiores recursos disponíveis é o rastreamento de tempo móvel, que inclui alertas para informar funcionários e gerentes quando os limites de horas extras estão invadindo.
O acompanhamento do tempo do funcionário também permite que gerentes e proprietários de empresas vejam e abordem padrões em toda a empresa e no nível de funcionários individuais em relação a horas extras. Há um funcionário trabalhando consistentemente acumulando horas extras por semana?
As horas extras decorrem da escassez de pessoal, cargas pesadas de projeto ou de um funcionário que tem tempo extra nas mãos e quer o pagamento extra? Com uma visão geral do tempo gasto e como ele é alocado para diferentes projetos, os gerentes podem tomar decisões informadas sobre recursos e horas extras.
Não se coíbe de horas de rastreamento apenas para empregados de hora em hora. Saber exatamente quantas horas todos contribuem é fundamental para fazer escolhas inteligentes e lidar com potenciais mudanças futuras de regulamentação de horas extras federais.
O rastreamento de tempo também evita o arredondamento do quadro de horários, que normalmente acontece de forma inocente, mas geralmente cai a favor do funcionário. A American Payroll Association estima 10 minutos de arredondamento por turno por funcionário. Certifique-se de que o sistema escolhido o ajude com a conformidade do DCAA e do DOL, para proteger-se com registros fáceis de encontrar no caso de auditorias do governo ou disputas trabalhistas.
2. Dê uma olhada na classificação dos funcionários. Você deve estar ciente de que, se seu empregado é assalariado, mas ganha menos de US $ 23.660 por ano, você ainda precisa pagar horas extras, e que esse limite está prestes a aumentar drasticamente.
Sem mencionar que classificar um funcionário como isento com um salário abaixo de US $ 23.660 por ano ou em uma posição que não se qualifica para o status de isenção simplesmente para evitar ter que pagar horas extras não é uma boa estratégia. Uma parte significativa das ações trabalhistas que estão em alta desde 2004 resultam de erro de classificação e compensação por pagamentos atrasados em horas extras por horas extras trabalhadas sem remuneração.
Para fins de condenação, não importa para os tribunais se você está deliberadamente errando ou inocentemente erroneamente empregados; É seu trabalho como empregador garantir que a classificação seja correta para seus funcionários e não manipulada na tentativa de reduzir custos. As penalidades por erro de classificação incluem até dois anos de pagamentos atrasados por horas extras devidas, e se for considerado que você classificou erroneamente o funcionário intencionalmente, você deverá três anos de pagamento atrasado.
Para garantir que suas classificações sejam boas, avalie regularmente as obrigações e o relacionamento de seus funcionários com a empresa e consulte um advogado em áreas obscuras. Pode doer um pouco para pagar a taxa legal, mas é uma pitada pequena em comparação com as possíveis consequências.
3. Comunicar as expectativas. Uma das melhores maneiras de lidar com as horas extras é melhorar a comunicação em torno do assunto. Deixe as expectativas claras para os funcionários, treine explicitamente os gerentes e funcionários sobre as expectativas e elimine os hábitos dos funcionários de não registrar horas extras "fora da bondade de seus corações".
Pode haver muitas regras tácitas sobre quando registrar o trabalho dos funcionários por hora do que os gerentes ou donos de empresas percebem, mas o trabalho sem pagamento ainda é motivo para uma ação legal, mesmo que a aprovação seja tácita. E não importa quão bons sejam os corações de seus funcionários, o trabalho sem remuneração acaba com a moral e a transparência dentro da empresa.
É especialmente importante esclarecer suas expectativas em relação à tecnologia. Verificar o e-mail e esperar que os funcionários respondam fora do horário pode parecer inócuo, mas os minutos se somam. Muitas empresas esperam que os funcionários estejam disponíveis fora do expediente para a comunicação por e-mail, mas isso tem sido mantido na justiça como trabalho. Você pode ficar chocado ao descobrir quantas “horas” seus funcionários estão desconectando horas nesta única tarefa.
Katharine C. Giovanni, presidente da Triangle Concierge, diz: "Todo mundo está tentando espremer 36 horas em um dia de 24 horas. Em resumo, a tecnologia não está ajudando porque você pode levar seu escritório com você. Então, trabalhamos o tempo todo. Esclareça suas expectativas em torno do e-mail e garanta que todos, gerentes e funcionários, estejam de acordo com os padrões estabelecidos.
4. Enfatize o Treinamento Cruzado. Em algumas empresas, as despesas com horas extras se acumulam rapidamente para certos indivíduos simplesmente porque ninguém mais pode fazer seu trabalho. Não apenas as horas extras se somam, mas os gargalos se desenvolvem, e a largura de banda de alguns funcionários acaba aumentando enquanto outros acabam sendo subutilizados.
Enfatize o treinamento cruzado tanto quanto possível para distribuir a carga e permitir que diferentes funcionários participem de projetos, à medida que aumentem as cargas de trabalho ou surjam situações de emergência. Um treinamento cruzado eficaz também pode melhorar o moral, capacitando mais membros da equipe a contribuir em projetos-chave e aliviando parte da carga imposta a outros membros da equipe.
O treinamento cruzado também permite que você seja mais flexível com o agendamento. Demasiadas vezes, as empresas são obrigadas a programar indivíduos com conhecimentos especializados à custa de horas extraordinárias significativas. Embora não seja possível, ou ideal, treinar em todos os deveres ou habilidades, a identificação de tarefas que podem ser facilmente aprendidas por vários funcionários pode reduzir drasticamente as horas extras, aumentando a produtividade e a eficiência.
Ação legal
Os funcionários preocupados com seus trabalhos ou desempenho podem registrar horas sem cobrar o tempo. No entanto, as empresas não devem ver esse tipo de comportamento como uma coisa boa. Fazer vista grossa ou incentivar esse tipo de comportamento no front-end pode ter repercussões financeiras desastrosas mais tarde, caso esses mesmos funcionários decidam entrar com uma ação judicial por erro de classificação ou tempo trabalhado sem pagamento.
De acordo com a National Employment Lawyers Association, as disputas trabalhistas e salariais aumentaram 77% desde 2004 e não coincidentemente, 2004 foi a última vez que a DOL revisou a Fair Labor Standards Act. Com a discussão contínua das mudanças nas regulamentações de horas extras, os empresários podem esperar ver mais vagas de disputas trabalhistas e salariais.
Somente em 2014, o Departamento do Trabalho ordenou que empresas de todo o país pagassem quase US $ 241 milhões em salários atrasados devido à classificação errônea de funcionários como tentativa de evitar pagamento de horas extras, pedindo ou incentivando os funcionários a trabalhar mais de 40 horas por semana sem remuneração ou incentivando funcionários respondam a e-mails, mensagens de texto e telefonemas fora do expediente sem pagamento. Dos funcionários da EMS em Charleston aos profissionais de saúde em Santa Bárbara e aos gerentes das lojas de artigos esportivos, novos processos continuam aparecendo diariamente.
Sobre Amy Bailey
Amy supervisiona todas as operações financeiras, de recursos humanos e de construção do TSheets. Ela é uma orgulhosa Idaho Vandal que passou oito anos em contabilidade pública com a Coopers & Lybrand, e mais de 20 anos com empresas públicas e privadas de alto crescimento tecnológico como a Extended Systems, ProClarity, Microsoft e Silverback. Ela tem dois filhos e vive com o marido e um Mastiff Inglês chamado Scout.