Existem variáveis a serem consideradas ao fazer sua seleção. Isso inclui o objetivo do seu evento, o orçamento com o qual você está trabalhando, o motivo da contratação externa e os candidatos disponíveis para o trabalho e, felizmente, há excelentes recursos que as empresas podem usar para escolher o melhor planejador ou produtor de eventos. Ajudar a criar o evento da empresa.
Use o guia a seguir para ajudá-lo a determinar se você precisa ou não de um planejador de eventos para o próximo evento da empresa e, se fizer isso, como selecionar o melhor candidato para o trabalho.
Determine o objetivo do seu evento e a necessidade do planejador de eventos
A maioria das pessoas pensa que contratar um planejador ou organizador de eventos fora começa determinando o orçamento do evento , mas a verdade é que é mais importante começar definindo por que você deseja realizar um evento em primeiro lugar. Antes de entrar em contato com um recurso externo ou interno que ajudará você a planejar esse evento, você deseja estar em posição de compartilhar os objetivos importantes do evento. Responda às suas perguntas relevantes sobre quem, o quê, onde, quando, por que e como - haverá tempo de sobra para fazer ajustes mais tarde.
Depois de definir seus objetivos, algumas ideias claras começarão a surgir sobre qual tema e mensagem você deseja transmitir em seu evento, mas, o mais importante, você desejará determinar quais atividades e serviços você precisa do recurso externo a ser tratado em seu nome.
Você vai querer determinar que orçamento você tem para um planejador e se ele ajudará a selecionar o local, criar os menus e fazer recomendações sobre opções de alimentos e bebidas, caixas de som e entretenimento, estar no local para as necessidades do dia de produção, e / ou ajudar a criar os documentos de comunicação importantes, como convites e lista de convidados.
Se você está planejando seu evento sozinho e ainda tem alguma dessas necessidades não atendidas, é provável que você queira contratar um organizador de eventos para gerenciar essas tarefas e responsabilidades.
Use fontes locais para encontrar um planejador de eventos qualificado
Muitas vezes, as pessoas pensam que o boca a boca é a melhor maneira de contratar um organizador de eventos para sua festa de aniversário, reunião de negócios, retiro de fim de semana ou outro tipo de evento e, embora certamente ajude, essa provavelmente não é a abordagem mais eficaz.
Se você está tentando encontrar o melhor planejador de eventos para o seu caso, é melhor pesquisar alguém que tenha experiência e tenha uma forte reputação dentro da comunidade de planejadores de eventos. O boca a boca fornece uma oportunidade para vendas fáceis para um planejador que deseja encontrar novos clientes, mas a reputação de colegas é muito eficaz.
Independentemente de se tratar de um evento social ou de uma reunião corporativa, em geral, as regras de contratação de um organizador de eventos ou fornecedor permanecem as mesmas: você quer contratar alguém que tenha experiência na criação de seu tipo de evento.
Considere capítulos de grupos de associação profissional ou consulte a seção nacional ou local do Meeting Professionals International, a Sociedade de Eventos Especiais Internacionais, a Associação Nacional de Executivos de Catering.
Também é relevante descobrir quem está publicando artigos em seu setor.
Se você quiser saber quem tem a reputação de fornecer serviços ou experiência em um mercado específico, verifique com a agência de convenções e visitantes locais, já que muitos planejadores de eventos são membros ativos, e eles também mantêm relações com as câmaras de comércio locais; Outra maneira de obter especialistas é entrar em contato com o departamento de vendas da convenção do hotel - eles compartilharão com você em quem confiam.
Entrevistas e discussão de necessidades de eventos com os candidatos
A maioria dos planejadores de eventos estará ansiosa para ouvir sobre seu evento específico, mas fornecerá a eles detalhes breves no início, e se concentrará um pouco mais em seus conhecimentos na rodada inicial de entrevistas, durante os quais você deverá reduzir o número de candidatos até o final. três candidatos mais fortes.
Você deve então pedir a cada organizador de eventos ou a sua empresa para compartilhar informações sobre seus negócios, experiência com eventos passados e como eles planejam contingências, prestando atenção cuidadosa à maneira da resposta do candidato e quaisquer perguntas de acompanhamento que ele ou ela possa ter. para a sua empresa, o evento ou seus objetivos.
Bons planejadores orientarão você em uma discussão para conhecer os objetivos gerais, o cronograma, o orçamento, a contagem de convidados e as preferências pessoais do evento. Bons planejadores farão perguntas sobre sua organização e aprenderão sobre seus objetivos e seu evento específico - procure esses sinais ao entrevistar para encontrar candidatos que se destacam dos demais.
Embora nem sempre seja possível encontrar alguém pessoalmente durante a primeira rodada de entrevistas, especialmente se o seu programa estiver fora da cidade, isso pode ser um passo crítico na escolha do planejador ou produtor certo para o seu evento e empresa.
As reuniões presenciais fornecem uma visão além da experiência ou experiência de um planejador em seu relacionamento com a equipe da sua empresa que estará ajudando a criar este evento - você desejará escolher um candidato que não apenas tenha um excelente histórico de produzindo eventos de qualidade, mas também aquele que se dá bem com sua equipe.
Estreitando as opções e fazendo uma seleção
Não é bom o suficiente para ir em seu instinto, o conselho de seus amigos ou até mesmo colegas e colegas de trabalho, ou a reunião em pessoa sozinho - este é o seu evento, e seu nome e sua reputação serão associados a ele - você precisa verificar também as referências dos seus candidatos. Certifique-se de pedir nomes de clientes com os quais os candidatos trabalharam anteriormente, mas também procure na história de cada planejador para encontrar eventos que ele ou ela não tenha mencionado - você pode descobrir que ele ou ela fracassou alguns eventos com um cliente em particular que não faça seu currículo.
Uma vez que você tenha verificado que um candidato combina bem com sua empresa, demonstra experiência na área e tem uma boa compreensão do evento que deseja produzir com ele, é hora de restringir sua seleção a uma e ouvir suas idéias sobre o evento. Com base em seus objetivos e ideias, um bom organizador de eventos apresentará um plano que ajudará a alcançar seu tema - se for uma noite privada e um jantar para um grupo íntimo de pessoas, o planejador deve encontrar ideias que incluam muitas delas. os detalhes do seu programa.
Nesse ponto, o organizador de eventos deve apresentar ideias que farão com que você sinta que eles tiraram seu orçamento e dobraram seu valor. Deve ser aparente na forma como eles lançam sua visão para o seu evento.
Comparando seu orçamento com o planejador do evento
Com base nos objetivos do seu evento, é possível criar uma ideia geral de quanto isso custará para vários elementos do programa, que variam de acordo com o tipo de evento que você está hospedando e o que ele inclui. Muitas pessoas que organizam um evento pela primeira vez tendem a cair na armadilha de querer planejar um evento de champanhe com um orçamento de cerveja, e é por isso que muitas pessoas recorrem ao planejador de eventos para obter ajuda.
Um candidato ideal terá o orçamento que você apresentar para transformá-lo em algo mágico, mas essas idéias terão um preço, e é importante que você peça ao planejador para divulgar todos os seus custos e fontes potenciais de como essas taxas serão cobertos e incorporados ao orçamento geral - as taxas do planejador de eventos variam de planejador a planejador ou empresa de evento a empresa de evento.
Dependendo da natureza do seu evento, você será solicitado a fornecer depósitos, documentos e contratos para o organizador do evento e os locais e serviços que eles oferecem. É uma maneira totalmente aceitável de lidar com negócios, mas o melhor conselho neste momento é procurar aconselhamento profissional e nunca assinar um contrato que não tenha sido analisado pelo seu próprio advogado - especialmente quando se lida com pessoas privadas que não têm o mesmos recursos de uma grande empresa.
Fique com seu planejador e prepare-se para o fogo e recontratar
A maioria das histórias ruins que acontecem relacionadas ao planejamento de eventos geralmente é resultado da falta de acompanhamento. O planejamento de eventos requer a coordenação efetiva da logística e o adiamento a uma pessoa de terceiros pode sair pela culatra se o planejador de evento que você contratou não for totalmente responsável pelas metas e objetivos de sua empresa para o evento.
Por essa razão, você, como gerente de contratação, deve trabalhar em conjunto com o planejador ou produtor para garantir que todos os elementos da produção sejam executados sem problemas - desde que os locais e fornecedores estejam prontos para o evento, a fim de garantir que os pagamentos sejam feitos para cada um deles. fornecedor antes e depois. Não é para dizer que a maioria dos planejadores de eventos não entrega seus serviços prometidos; Significa simplesmente que você deve se certificar de que a logística foi confirmada.
Se tudo correr como planejado, você terá um evento de sucesso e um excelente recurso de planejamento de eventos para o futuro, mas se o processo de planejamento não for executado corretamente pelos serviços acordados por escrito, é importante analisar se o projeto é um bom ajuste com o planejador.
Embora seja razoável ser paciente e trabalhar com a logística e possíveis mal-entendidos ao longo do caminho, se você não estiver recebendo os serviços desejados, deverá estar preparado para ter algumas discussões sérias. Se você precisar, esteja pronto para disparar um planejador inválido e ter uma opção de backup sempre.