Dicas sobre como montar uma proposta vencedora durante o processo de RFP
Responder a uma solicitação de proposta (RFP) efetivamente requer precisão, conhecimento e experiência do assunto, ao mesmo tempo em que convence o proprietário das virtudes e características que o transformam na empresa mais adequada para a tarefa relacionada. Solicitações de Propostas geralmente são avaliadas por um grupo de diretores ou comitê com tal expertise que rapidamente pode detectar as credenciais das empresas que respondem ou competem pelo projeto específico. Responder à Solicitação de Proposta (RFP) requer habilidades e queremos que você consiga o emprego, por isso fornecemos essas dicas simples que permitirão que você responda a RFP de maneira eficaz.
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01 - Você entende quais serviços são necessários?
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02 - Qual é o problema que está sendo resolvido?
Se uma solicitação de proposta for emitida, ocorrerá um problema. Você deve avaliar o método que você usará para resolver ou enfrentar o problema. Apresentar as habilidades, recursos e metodologias disponíveis que você usará para resolver o problema. Crie um plano que explique como você atingirá a meta do cliente e torne isso uma prioridade ao responder a RFP.
03 - Estabelecer e Conhecer as Prioridades do Cliente
A maioria das agências que emitem uma Solicitação de Proposta possui requisitos específicos que devem ser atendidos, começando pelo fator mais importante. Avalie-se e determine quanto peso você está dando a esse fator específico em sua resposta. Apresentar uma maneira clara e concisa para lidar com esse fator importante.
04 - Escopo do Projeto
Entender o escopo do projeto permitirá que você prepare a melhor equipe, os recursos e o prazo necessários para lidar com o problema. O escopo precisa ser definido pelo cliente e deve ser abordado na RFP com recursos, logística, idéias e fornecer experiências passadas sobre como sua empresa tem lidado com isso.
05 - Expectativas do cliente
Sê real. Não crie cenários idealistas com soluções e metodologias improváveis, prepare soluções reais, membros reais da equipe e responda com soluções específicas e apresente, se disponível, os problemas atuais que estão sendo resolvidos. Um cronograma deve fazer parte da sua resposta de RFP e deve incluir expectativas sobre quando começar, o que fazer quando está definido para ser concluído e até mesmo como apresentar soluções temporárias, se necessário.
06 - Dois é melhor que um
Tente apresentar formas alternativas para resolver o problema. Apresentar várias alternativas à escolha permitirá que o cliente pense que você tem uma ótima experiência e que pode lidar com condições inesperadas decorrentes do problema atual. Liste suas opções, a menos que seja instruído de outra forma, para que o cliente possa ter em sua resposta RFP várias opções para escolher.
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07 - Recursos Humanos - Lições Aprendidas
Apresentar exemplos específicos de experiências passadas ; identificar soluções semelhantes e problemas semelhantes em que você trabalhou. Isso aumentará a fé em você e converterá você em um dos finalistas. Reunindo seu grupo, lembre-se de que estamos falando sobre a equipe que participará do projeto e peça-lhes que expliquem como irão superar os problemas comuns.
08 - Você não é o único
Além da resposta para o cliente, você também deve neutralizar sua concorrência rival . Não pense que você é o único que responde a proposta. Apresentar idéias reais do benefício de selecioná-lo contra as outras empresas. Destaque suas forças e tente minimizar sua fraqueza. Evite a todos os meios para falar sobre seus concorrentes, lembre-se é tudo sobre você.
09 - Valor Adicionado
Apresentar ao cliente alternativas mais amplas que complementarão o pedido de emissão específica da proposta. Sugira outras coisas e ações que representarão economia adicional para o cliente. Liste as alternativas de engenharia de valor que você pode usar ou como economizar dinheiro para seus clientes, mas ainda resolvendo o problema declarado na RFP.
10 - Equipe
Inclua pessoas-chave com experiência em projetos similares . Use os membros da equipe com atividades extracurriculares, treinamento e outras experiências de aprendizado. Apresente um organograma sobre os recursos, a quantidade de tempo dedicada ao projeto, quando eles participarão e quando os recursos serão retirados do projeto.
11 - Prazo
Tempo presente e cronogramas específicos de como o problema será resolvido ou como o processo de implementação irá durar. Um cronograma P6 ou MS Project demonstrará sua compreensão do projeto e, se seu recurso for carregado, melhor ainda.
12 - Fornecer referências
Identifique agências semelhantes com problemas semelhantes em que você trabalhou e com que tipo de soluções e problemas você lidou. Liste os principais participantes de contato, o tamanho do projeto, os cronogramas, os custos e os problemas enfrentados ao lidar com problemas semelhantes com outros clientes.