Antes de começar a escrever seu manual, uma nota de cautela:
Certifique-se de ter um advogado que é um especialista no campo da lei do trabalho rever o seu manual para ter certeza de que não há nada nele que poderia lhe causar problemas. Pagar um advogado para fornecer este comentário pode evitar que você inclua algo que possa ser mal entendido por um leitor.
A Introdução ao Manual do Funcionário é mais do que apenas algumas palavras sobre a sua empresa.
Ele permite que seus funcionários entendam a importância do manual e incluam uma área para os funcionários assinarem para confirmar que leram o manual. Aqui está mais informações sobre o que inclui a seção Introdução:
- A história do seu negócio
Resumidamente, descreva sua empresa, incluindo como ela começou e eventos significativos em sua história. - Sua Declaração de Propósito ou Declaração de Missão.
Se você criou uma visão ou declaração de missão para o seu negócio, discuta-a aqui. A afirmação da sua visão ajuda os funcionários a ver o que você acredita e estimula o trabalho deles para a sua empresa. - Carta de boas vindas
Inclua uma carta de boas-vindas, falando diretamente aos funcionários e informando o quanto você acha que eles são importantes para a organização. - Declaração de "Este não é um contrato"
Em sua carta de boas-vindas ou em uma declaração separada, forneça uma declaração para que os funcionários saibam que não estão recebendo nenhuma garantia:"Este manual não constitui um contrato de trabalho, nem fornece qualquer garantia de emprego."
- Uma página de assinatura
Inclua uma declaração de que todos os novos funcionários devem assinar o manual para mostrar que eles leram o documento e o entenderam.
A introdução é uma parte importante do manual do funcionário. Certifique-se de que seu advogado revise esta seção em particular.
Criando um manual de funcionários
A primeira seção importante do manual do funcionário contém as políticas do funcionário.
Essas políticas fornecem informações aos funcionários sobre suas expectativas em relação a elas.
Benefícios do empregado
A última parte do Manual do Funcionário descreve os benefícios e o tempo de folga que você fornece aos funcionários:
- Atendimento e pontualidade
Inclua uma seção informando que os funcionários devem estar no trabalho todos os dias e no horário. Defina absenteísmo "excessivo" e atraso "habitual". - Pausas, hora do almoço, lounge da equipe
Os funcionários podem fazer pausas a qualquer momento ou há intervalos específicos? E o almoço? Descreva os protocolos para uso do lounge da equipe. - Software e documentos de computador
Tornar os funcionários conscientes das leis de direitos autorais relacionadas a documentos. Quais documentos não podem ser copiados? Quais cópias podem ser feitas de software? Onde estão as licenças de software e o que elas dizem? - Confidencialidade; presentes
Políticas de estado relacionadas a assuntos de negócios e procedimentos proprietários. Os funcionários não devem receber presentes de clientes, exceto por pequenos tokens. - Disciplina / rescisão
Descrever procedimentos para disciplina, incluindo advertências, escritas e orais. Inclua um processo de apelação, mesmo para um pequeno escritório, para que os funcionários sintam que têm "um lugar para ir". Descreva as circunstâncias em que o emprego pode ser rescindido. Quanto aviso é dado? Como as férias acumuladas são pagas?
- Drogas e uso de álcool; política de fumar
Declare que o uso de drogas ou álcool nas dependências da empresa é motivo para demissão imediata. Você permite fumar nas dependências da empresa? - Declaração EEOC
Você não discrimina ninguém por nenhum motivo; Você também pode discutir alojamento para observâncias religiosas e políticas relativas aos candidatos e funcionários com deficiência. - Pagamento equivalente
Você avalia seu salário de funcionário dependendo do nível da posição e do desempenho, não de fatores externos, como sexo. - Avaliações
Diga aos funcionários como e quando você conduz as avaliações de desempenho. - Status do empregado (em tempo integral versus meio período; probatório).
Descreva as horas semanais necessárias para o emprego a tempo inteiro (32? 35? 40?). Os funcionários em tempo integral têm benefícios (como plano de saúde) que os funcionários de meio período não têm? Os part-timers recebem férias pagas?
- Assédio
Declare que sua empresa não tolera isso, seja entre funcionários ou envolvendo clientes. Discuta como as reclamações de assédio devem ser tratadas. - Políticas de contratação
Descreva como você anuncia uma posição, interna e externamente, e seu processo de entrevista. - Código de vestimenta do escritório
Você pode querer incluir uma declaração geral sobre a adesão às políticas de vestuário, incluindo cabelo, maquiagem, jóias. Se os funcionários são obrigados a usar uniformes específicos, quem paga por eles? Quem paga pela limpeza? Linguagem falsa ou abusiva pode ser "justa causa" para a rescisão. - Orientação / treinamento de novos funcionários
Descreva o programa da sua empresa de treinamento e orientação on-the-job. O tempo de orientação é pago? - Pagar períodos / folhas de tempo / contracheques / horas extras
Com que frequência os funcionários são pagos? (A cada duas semanas ou duas vezes por mês são típicas). Enfatize que os cartões de horários / horários devem ser mantidos por todos os funcionários; quando eles devem ser entregues? Declare que os contracheques incluem informações sobre deduções, informações acumuladas no ano. Declare quando os funcionários são elegíveis para horas extras. - Estacionamento para funcionários
Descreva seu estacionamento e quaisquer restrições ao seu uso. Os funcionários precisam de um cartão de estacionamento para entrar nos lotes? Como os lotes são monitorados? - Ligações telefônicas pessoais e visitantes
Descreva suas políticas para visitantes e ligações telefônicas pessoais. - Período de experiência
É uma boa ideia incluir um período de tempo, normalmente não superior a 90 dias, durante o qual um novo funcionário é avaliado e o emprego é "temporário" ou "à vontade". Você pode ajustar o pagamento após esse período probatório, para fornecer um incentivo para um novo funcionário. Normalmente, os funcionários em estágio de experiência não recebem benefícios, mas você pagará a funcionários em período de férias remuneradas que se enquadram no período probatório? Os funcionários em exercício começam a acumular tempo para calcular o pagamento de férias durante esse período? - Renúncias
Solicite que um funcionário que deseje se demitir apresente pelo menos duas semanas de antecedência. - Dias do tempo
Descreva como e quando você notificará os funcionários se a empresa estiver fechada por mau tempo. Inclua uma declaração sobre como você tratará o tempo de folga do funcionário quando o tempo permanecer aberto. - Períodos de espera
Os funcionários devem esperar um certo tempo para receber benefícios? Os funcionários em situação de risco podem começar a acumular (acumular) benefícios? - Paid time off (férias, dias pessoais, tempo de doença)
Esta seção é tratada de várias maneiras. Não há lei federal que exija que você pague a um funcionário por folga, incluindo férias, feriados, tempo pessoal ou tempo de doença, embora a "folga" esteja no topo da lista de expectativas dos funcionários. Os funcionários têm a opção de tirar folga sem pagamento. Qualquer folga remunerada afetará diretamente sua produtividade e atendimento ao cliente. Uma maneira de lidar com isso é fornecer um benefício geral de “folga remunerada” que se acumula ao longo do tempo até o máximo de “x” horas. O tempo pago pode ser usado para qualquer finalidade. Este procedimento recompensa os funcionários que estão no trabalho todos os dias, proporcionando-lhes a oportunidade de tirar férias ou dias pessoais ocasionais. Exigir que os funcionários programem a PTO com antecedência, exceto por doenças. Depois de concluir esta seção, você está quase pronto para mostrá-la aos funcionários. Mas antes de fazer isso, leve-o ao seu advogado ou advogado que é especialista em direito do trabalho para análise.
- Férias.
Descrever a elegibilidade de férias; Quanto tempo um empregado tem que trabalhar para ter direito a tirar férias? Como o comprimento é determinado? Como as férias são pagas? O que acontece se alguém sair; ele / ela recebe pagamento por tempo de férias não utilizado? A maioria dos empregadores não permite que os empregados recebam pagamento em vez de tirar férias, por várias razões. Não permita que um funcionário leve as férias para o próximo ano; todos devem tirar férias todos os anos. Quando os funcionários devem anunciar seus planos de férias? Quem tem prioridade no agendamento? - Feriados.
Nenhuma lei federal exige pagamento de férias; Se o escritório estiver fechado, você não precisa pagar por esse tempo. Quais feriados pagos você oferece? Liste feriados específicos para cada ano. Você pode decidir mudar os feriados de ano para ano, mas normalmente, você precisará manter o mesmo número. Os funcionários devem trabalhar no dia anterior e no dia seguinte de um feriado para receber o pagamento de férias? Você não precisa pagar os funcionários de meio período por feriados, mesmo que os funcionários em tempo integral os recebam. Se você decidir fechar o escritório em um determinado dia e não pagar funcionários, deverá avisá-los com antecedência. - Hora doentia / Dias Pessoais
A maioria dos pequenos escritórios considera um grande ônus pagar aos funcionários pelo tempo adicional, tanto em termos de pessoal quanto de custo financeiro. Você pode querer dar aos funcionários um número limitado de dias pessoais / doentes pagos por ano, sabendo que eles provavelmente os aceitarão, quer precisem deles ou não. Você pode designar estes dias coletivamente como dias “pessoais”, incluindo dias de doença; Não faça as pessoas mentirem sobre estarem doentes para ter um dia de folga. Não permita que os funcionários passem esses dias para outro ano; use-os ou perca-os. Os funcionários podem levar ½ dia ou um determinado número de horas, em vez de um dia inteiro? Empregados de meio período normalmente não são elegíveis para o tempo de doença. Descreva o procedimento para solicitar dias pessoais / doentes. - Dever de júri
Você é obrigado a dar folga aos funcionários se um funcionário receber uma intimação para o dever de júri. Como você vai lidar com isso? Você vai pagá-los durante este tempo? Você vai exigir que eles entreguem o pagamento do imposto do júri ou possam mantê-lo? Quando devem reportar ao trabalho (“quando o tribunal não está em sessão” é comum)? Certifique-se de considerar o cenário do “pior caso” nesta seção. - Folhas de ausência
Embora você não precise fornecer uma licença sem vencimento, convém considerar essa provisão, especialmente para funcionários valiosos. Qual é o tempo máximo que alguém pode tirar férias não remuneradas e ainda ter a certeza de uma posição após o seu retorno ao trabalho? Se você fornecer seguro, a pessoa pode continuar este seguro se pagar os prêmios? O que acontece quando o empregado retorna; recebe a primeira posição? - Licença militar
A Lei de Direitos de Emprego e Reemprego de Serviços Fardados de 1994 exige que os empregadores façam um esforço razoável para treinar ou melhorar as habilidades dos funcionários que retornam para o serviço militar. E os funcionários que vão para o acampamento de verão ou para outras obrigações militares de curto prazo? Como seu retorno será tratado?
Depois de concluir esta seção, você está quase pronto para mostrá-la aos funcionários. Mas antes de fazer isso, leve-o ao seu advogado ou advogado que é especialista em direito do trabalho para análise.
Disclaimer: Eu não sou um advogado e não estou fornecendo aconselhamento jurídico. Este artigo está sendo fornecido para informações e não deve ser confiável. Consulte um advogado para este documento e todos os documentos deste tipo.