Como fazer folha de pagamento no Canadá
Como fazer folha de pagamento no Canadá
Como empregador canadense, existem cinco etapas para executar a folha de pagamento:
1. Abertura e operação de uma conta de folha de pagamento com a Canada Revenue Agency (CRA).
2. Coletar informações necessárias dos funcionários, como seu número de seguro social (SIN) e um formulário TD1 federal e provincial preenchido.
3. Fazer as deduções de folha de pagamento canadenses apropriadas dos funcionários pagam cada período de pagamento.
4. Remeter essas deduções da folha de pagamento, juntamente com a parte do empregador das contribuições do Plano de Pensão do Canadá (CPP) e dos prêmios do Seguro de Emprego (EI), para a Agência de Receita do Canadá, conforme necessário.
5. Relatar as receitas e deduções de cada funcionário no comprovante apropriado de T4 ou T4A e arquivar um retorno de informação até o último dia de fevereiro do ano calendário seguinte.
Vamos dar uma olhada nos detalhes, então.
Etapa 1) Abra e opere uma conta de folha de pagamento com a Canada Revenue Agency (CRA).
Você precisará de uma conta do programa de deduções de folha de pagamento da CRA para remeter suas deduções da folha de pagamento para a Agência de Receita do Canadá.
Se você já tem um Número Comercial e se registrou anteriormente para outras contas do programa CRA (como GST / HST), você estará adicionando uma conta de deduções da Folha de Pagamento às suas contas de programa existentes.
Se você ainda não tem um número comercial , terá que obter um primeiro, o que pode ser feito de várias maneiras:
- registre-se online usando o serviço Business Registration Online (BRO)
- entre em contato com a Canada Revenue Agency pelo telefone 1-800-959-5525
- Formulário RC1 de correio ou fax, Solicitação de um Número Comercial para o escritório de serviços fiscais mais próximo (TSO) ou centro de impostos (TC)
Depois de ter um número comercial, você pode se inscrever para contas do programa através do serviço Business Registration Online (BRO), incluindo:
- deduções de folha de pagamento
- GST / HST
- taxa de corporação
- importação- exportação
Etapa 2) Colete as informações necessárias dos funcionários, como seu número de seguro social (SIN) e um formulário TD1 federal e provincial preenchido.
Como parte do processo de contratação , você deve ter examinado o cartão SIN de cada novo funcionário e registrado o nome do funcionário e o SIN exatamente como aparecem no cartão. (Lembre-se de observar os números de seguro social que começam com o número '9' quando você faz isso, porque esse número indica uma pessoa que você não pode contratar; ele não é cidadão canadense ou residente permanente e está autorizado a trabalhar somente para um empregador em particular com uma autorização de trabalho válida emitida pela Citizenship and Immigration Canada.)
Você também já deve ter feito com que o novo funcionário preenchesse o Formulário TD1 federal e provincial apropriado, Retorno de Créditos de Imposto Pessoal, que determina quanto imposto deve ser deduzido da renda de emprego de uma pessoa.
Etapa 3) Faça as devidas deduções na folha de pagamento dos funcionários para pagar cada período de pagamento.
Adicione os benefícios tributáveis do seu empregado primeiro.
Você fornece um funcionário com pensão e hospedagem, o uso de um carro da empresa, estacionamento ou um empréstimo a juros baixos? Qualquer coisa que você forneça a um funcionário que não seja dinheiro pode ser considerado um benefício tributável.
E se o pagamento de um empregado envolve benefícios tributáveis, eles precisam ser adicionados ao rendimento de um empregado em cada período de pagamento antes de você fazer qualquer dedução na folha de pagamento, porque a receita total determina o valor total que está sujeito a deduções de fonte e o benefício tributável pode estar sujeito contribuições CPP, prêmios EI e deduções de imposto de renda, assim como qualquer outra renda.
O Guia da Agência de Tributos do Canadá T4130, Guia do Empregador - Benefícios Tributáveis e Subsídios, fornece detalhes sobre como calcular o valor desses benefícios e quais benefícios tributáveis estão sujeitos a GST / HST.
Então você está pronto para fazer suas deduções de folha de pagamento canadenses. Geralmente, os empregadores precisam fazer as seguintes três deduções do programa governamental de pagamento de funcionários:
- Imposto de Renda
- Contribuições do Plano de Pensões do Canadá (CPP)
- Prémios de Seguro de Emprego (EI).
Você pode ter outras deduções de empregados específicas da sua organização, como benefícios de saúde estendidos, seguro de vida, planos de aposentadoria, etc.
1) Dedução do Imposto de Renda
Para descobrir quanto de imposto de renda você precisa deduzir do salário dos empregados, use as tabelas provinciais ou territoriais para a província ou território onde o funcionário se reporta ao trabalho. A maneira mais fácil de fazer isso é usar a Calculadora on-line de deduções da folha de pagamento da agência de receita do Canadá, que calculará todas as outras deduções da folha de pagamento que você precisa fazer também.
No entanto, se você não puder usar a Calculadora on-line de deduções da folha de pagamento, todas as tabelas de deduções da folha de pagamento necessárias estarão disponíveis na página Folha de pagamento da Agência de receita do Canadá.
2) Dedução das contribuições do Plano de Pensão do Canadá (CPP)
Geralmente, você deve deduzir as contribuições do CPP se um funcionário tiver mais de 18 anos e menos de 70 anos de idade, for aposentado, não for deficiente e não receber uma pensão CPP ou QPP (Quebec Pension Plan).
Você encontrará um link para as tabelas de contribuições do CPP, tabela de máximos e isenções e outras informações úteis sobre as contribuições do CPP nesta página do Plano de Pensão do Canadá junto à Agência de Receitas do Canadá.
Se você é um empregador em Quebec
Observe que a província de Quebec tem seu próprio plano de pensão provincial, o Quebec Pension Plan (QPP), o Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) e seu próprio imposto de renda provincial -
"Empregadores com funcionários em Quebec têm que deduzir as contribuições para o QPP em vez do CPP, se o emprego for pensionável sob o QPP. Empregadores têm que tomar deduções para o QPIP e EI, se o emprego é segurável" T4001 Employers 'Guide - Deduções e Remessas de Folha de Pagamento (Canada Revenue Agency).
Visite o site Revenu Québec para mais informações.
3) Dedução de Prêmios de Seguro de Emprego (EI)
Normalmente, você deduz os prêmios de EI do salário dos empregados em cada dólar de rendimentos seguráveis até o máximo anual. A contribuição do empregador é de 1,4 vezes o prêmio EI retido para cada empregado. Observe que, diferentemente do CPP, não há limite de idade para deduzir prêmios de EI. Quando as deduções de EI do funcionário atingirem o valor máximo anual, você deixará de deduzi-las.
Consulte o gráfico de taxas de prêmio EI da Agência de Receita do Canadá e os valores máximos para determinar as deduções de EI para um determinado ano. Observe que há um gráfico separado para Quebec, que tem uma estrutura de taxas diferente.
Em 2017, o Máximo Anual de Ganhos Seguráveis é de $ 51.300 e as deduções de folha de pagamento devem ser feitas a uma Taxa Federal de 1.63% (1.27% no Quebec) com um Prêmio Anual Máximo de Funcionários Anuais de $ 836.19 ($ 651.51 no Quebec). O Prêmio máximo anual do empregador federal de 2017 é de US $ 1.170,67 (US $ 912,11 no Quebec).
Tal como acontece com outras deduções de folha de pagamento, você pode usar a Calculadora Online de Consignação de Folha de Pagamento da Agência de Receita do Canadá para calcular o valor do Seguro de Emprego que você precisa deduzir para qualquer período de pagamento.
Você também pode usar as tabelas fornecidas pela Agência de receita do Canadá, o Guia T4302, as Tabelas de deduções da folha de pagamento e o Guia T4008, Tabelas suplementares de deduções da folha de pagamento ou calculá-las manualmente usando este método.
Alguns benefícios e pagamentos que você dá aos funcionários não estão sujeitos ao Seguro de Emprego; veja esta lista da Canada Revenue Agency.
Como um empregador canadense, também pode haver situações especiais que afetam suas deduções de EI; Consulte a página de Seguro de Emprego da Agência de Receita do Canadá para obter informações sobre tópicos como emprego fora do Canadá, pagamentos especiais e contratar um membro da família.
Etapa 4) Remeta as deduções da folha de pagamento de seus funcionários, juntamente com as contribuições do empregador, para a Agência de Receita do Canadá.
Normalmente, a Agência de Receita do Canadá lhe envia um formulário de remessa pelo correio cada vez que uma remessa de deduções de folha de pagamento é devida. No entanto, como um novo empregador canadense, você não terá um formulário de remessa para seu primeiro pagamento, então você precisará enviar um cheque ou ordem de pagamento a pagar ao Recebedor Geral com seu Número Comercial (BN) impresso no verso do documento. centro de impostos apropriado.
Com esse cheque ou ordem de pagamento, você precisa incluir uma carta que declara:
- que você é um novo remetente
- o período que sua remessa cobre,
- o nome completo do seu empregador, endereço e telefone comercial; e
- seu número comercial.
Os novos empregadores são classificados como remetentes regulares pelo CRA, o que significa que você deve remeter suas deduções para que a Agência de Receita do Canadá as receba até o 15º dia do mês seguinte ao mês em que você fez as deduções. Posteriormente, depois de estabelecer um histórico de remessas, você poderá se reclassificar como remetente trimestral ou acelerado e ter que preencher menos a papelada.
Para obter mais informações sobre remessas, incluindo como corrigir erros de remessa de folha de pagamento, consulte a página Remissão de folha de pagamento da CRA.
Passo 5) Complete todos os recibos T4 e informações retornadas.
Por fim, como empregador, a cada ano você precisa preencher um T4 Slip para cada funcionário e preencher o formulário T4 Resumo.
Você deve arquivar o retorno de informação T4 e entregar os boletos T4 aos funcionários até o último dia de fevereiro após o ano civil ao qual o retorno de informação se aplica.
Os T4 Slips podem ser preenchidos eletronicamente usando o aplicativo T4 Web Forms da Canada Revenue Agency (que permite que você registre um a seis originais ou emendados T4) ou preenchidos on-line usando um formulário PDF preenchível T4.
Para mais informações sobre as guias T4, consulte a página T4 - Informações para empregadores do CRA.
O formulário T4 Resumo também pode ser preenchido e arquivado eletronicamente. Você também pode arquivá-lo em papel, caso em que precisará enviar o resumo original e os comprovantes T4 para o Centro de Tecnologia de Ottawa. Você encontrará um link para este endereço e as instruções de linha por linha para preencher o formulário Resumo do T4 seguindo o link no início deste parágrafo.
Mais informações sobre como executar a folha de pagamento no Canadá
Todos os registros de sua empresa , incluindo os registros relacionados à folha de pagamento, devem ser mantidos no local de trabalho ou na sua residência no Canadá, a menos que a Agência de Receita do Canadá tenha lhe dado permissão para mantê-los em outro lugar.
Observe também que os registros de negócios e documentos de apoio "que são necessários para determinar suas obrigações e direitos tributários" devem ser mantidos por um período de seis anos.
Não Cumprimento dos Requisitos da Folha de Pagamento do Canadá
As penalidades por não cumprimento dos requisitos da folha de pagamento canadense variam de multas de US $ 1.000 a US $ 25.000, prisão de até 12 meses ou uma combinação de ambas. A página de penalidades do CRA fornece os detalhes para que determinadas ofensas e omissões não consigam atrasar as deduções de folha de pagamento apropriadas para preencher os formulários de informações.
Mais folha de pagamento em recursos do Canadá
A Agência de receita do Canadá tem muitos recursos relacionados à folha de pagamento. Além dos recursos do CRA citados acima, você pode achar estes Guias dos Empregadores particularmente úteis:
- T4001: Guia do empregador - Deduções e remessas de folha de pagamento
- T4130: Guia do empregador - benefícios tributáveis e subsídios
Veja também:
O Processo de Contratação: Como Contratar Funcionários no Canadá
Passos para iniciar um negócio no Canadá
7 maneiras de facilitar o recrutamento de funcionários
Contas on-line da Agência de receita do Canadá para empresas
Guia para o Seguro de Compensação dos Trabalhadores no Canadá