O que é uma isenção de retenção?
Retenção é um termo geral para os montantes retirados do pagamento do empregado para impostos federais e estaduais, e para os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare).
Alguns funcionários podem não ser obrigados a ter o imposto de renda federal retirado de seu salário se sua renda estiver abaixo de um determinado nível. O IRS permite que os funcionários reivindiquem uma isenção de retenção em um ano específico se ambas as situações se aplicarem:
- No ano anterior, eles tinham direito a um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não tinham nenhum passivo fiscal e
- Para o ano corrente, eles esperam um reembolso de todo o imposto de renda retido porque esperam não ter nenhum passivo fiscal.
Alguns tipos de funcionários podem estar isentos: estudantes, trabalhadores em meio período, maiores de 65 anos e funcionários cegos.
Como você pode ver, uma isenção de retenção é válida apenas por um ano. Ela deve ser reivindicada a cada ano e deve ser solicitada até 15 de fevereiro. Depois de 15 de fevereiro, você não poderá aceitar uma reivindicação de isenção de retenção. O empregado teria que esperar pelo ano seguinte para reivindicar a isenção.
Como eu sei se um funcionário está isento de retenção?
A principal coisa a lembrar nessa situação é que você só pode alterar a retenção com base na documentação que o funcionário lhe fornece.
Até que o funcionário forneça o formulário ou formulários corretos, você deve continuar a reter os impostos federais, estaduais e locais com base nos formulários mais recentes preenchidos pelo funcionário. Você não pode aceitar a palavra do funcionário sobre a reivindicação de isenção.
Para reivindicar isenção de retenção, o funcionário deve preencher um novo formulário W-4 até 15 de fevereiro de cada ano para alterar a retenção na fonte.
O formulário W-4 inclui informações sobre o estado civil do empregado e o número de licenças reivindicadas, a fim de calcular a retenção na fonte.
Se o funcionário está reivindicando uma isenção, veja como o formulário W-4 deve ser:
- Linha 5 - Número total de licenças - ficará em branco
- Linha 6 - Valor adicional a ser retido - ficará em branco
- Linha 7 - A reivindicação de isenção - mostrará a palavra "Isento".
O que mais eu preciso saber sobre as reivindicações de isenção de retenção?
Uma reivindicação de isenção de retenção não isenta o funcionário de pagar sua parte dos impostos do FICA, incluindo o imposto adicional do Medicare . Todos os impostos da FICA devem ser pagos tanto por você como pelo empregador e pelo empregado. O funcionário retido na seguridade social para no máximo da Previdência Social , mas sua contribuição para a Previdência Social como empregador continua para todo o pagamento.
A reivindicação de isenção para imposto de renda federal não tem nada a ver com o imposto de renda estadual do empregado e a retenção de imposto local. O funcionário terá que verificar com agências de impostos estaduais e locais para descobrir como essa isenção funciona nessas jurisdições. Conforme observado acima, até que o funcionário forneça os documentos assinados para a reivindicação de isenção de impostos estaduais ou locais, você deve continuar a reter esses impostos.
Se o funcionário quiser reivindicar a isenção de retenção, mas já tiver retido parte de seu pagamento durante o ano, você não poderá reembolsar esse dinheiro. Na hora do imposto, você notificará o funcionário sobre a retenção no formulário W -2 do ano. O empregado pode então reivindicar a retenção. Por exemplo, Carlton chega até você em fevereiro e diz que quer pedir isenção de retenção para este ano. Ele completa um novo formulário W-4, mas você já reteve $ 276 de seu pagamento em janeiro. Ele terá que esperar para arquivar sua declaração de imposto e reivindicar os US $ 276.
Não assuma que um estudante, trabalhador de meio período ou trabalhador sazonal ficará isento de retenção. Todos os funcionários devem preencher um formulário W-4 no momento da contratação, e esse formulário é o que o funcionário deve usar para reivindicar uma isenção.
Posso ajudar os funcionários a descobrir se estão isentos de retenção?
Seu advogado lhe dirá para não ajudar os funcionários a preencher formulários.
Mas se um funcionário pedir, você pode fornecer informações para ajudá-lo a tomar a decisão por conta própria. A publicação 505 do IRS tem um fluxograma que pode ajudar o funcionário a decidir pedir isenção de retenção.
E se a reivindicação de isenção de um funcionário for errada ou falsa?
Se você acha que a isenção de retenção na fonte W-4 de um funcionário está incorreta, não é possível alterá-lo, mas é possível avisar ao funcionário que a isenção pode ser questionada pela Receita Federal. Não importa o que o funcionário alega, você deve usar somente o formulário W-4 assinado para reter o pagamento do empregado.
Você não precisa entregar os formulários W-4 ao IRS, mas eles podem analisar a solicitação de isenção de um funcionário e podem solicitar que você envie o formulário W-4 de um funcionário. Em alguns casos, se a Receita Federal achar que a reivindicação de isenção não é válida, ela poderá enviar uma "carta de bloqueio" para sua empresa, juntamente com uma cópia para o funcionário. Uma carta de bloqueio trava na retenção do funcionário com base na revisão do IRS.
Esta carta especifica o número máximo de permissões de retenção permitidas para o empregado. Depois de receber essa carta de bloqueio, você deve começar a usar essas informações para reter o imposto de renda federal do pagamento do empregado, com vigência na data definida pelo IRS. Você não pode alterar o montante de retenção até receber a permissão do IRS; você não pode aceitar um novo W-4 do empregado para alterar o montante de retenção.
Se você não alterar a retenção do funcionário com base na retenção na carta de bloqueio, sua empresa será responsável pelo pagamento do valor adicional do imposto que deveria ter sido retido. (Consulte este artigo de conformidade de retenção do IRS para obter mais informações.)