Nota importante: O IRS deixa claro que se você usar um serviço de folha de pagamento ou outra pessoa para fazer o seu trabalho de folha de pagamento, incluindo relatórios e depósitos, isso não o isenta como um empregador da responsabilidade de ver que as declarações fiscais são arquivadas oportunamente. base e que todos os impostos são pagos corretamente e no prazo.
Quais impostos de folha de pagamento eu tenho que pagar?
Os impostos federais e estaduais sobre a folha de pagamento incluem:
- Imposto de renda federal e estadual que deve ser retido do pagamento do empregado e pago ao IRS (imposto de renda federal) e estadual (imposto de renda do estado) conforme exigido por lei.
- Os impostos do FICA (impostos do Seguro Social e do Medicare ) retidos do pagamento do empregado e correspondidos pelos empregadores. Os impostos da FICA devem ser pagos semestralmente ou mensalmente, dependendo do tamanho da folha de pagamento, e informados trimestralmente no Formulário 941 .
- Imposto de desemprego federal que é pago com base no salário bruto de todos os empregados. Estes impostos são pagos trimestralmente ou anualmente e são reportados no Formulário 940.
- Taxas de desemprego do estado , coletadas, informadas e pagas de acordo com as leis estaduais.
Outras obrigações de imposto na folha de pagamento, incluindo relatórios anuais sobre salários e impostos para funcionários no Formulário W-2 e trabalhadores contratados no Formulário 1099 .
A penalidade de recuperação do fundo fiduciário
A Penalidade de Recuperação do Fundo Fiduciário é uma penalidade imposta às empresas que coletam dinheiro, contabilizam esse dinheiro e pagam esse dinheiro a entidades tributárias.
Os impostos sobre vendas são um imposto TFRP, assim como os impostos sobre folha de pagamento. O TFRP pode ser imposto pelo IRS para:
- Falha intencional de cobrar impostos,
- Falta intencional de contabilizar e pagar impostos, ou
- Tentativa intencional de qualquer maneira para fugir ou derrotar o imposto ou o pagamento do mesmo.
Observe o uso do termo "intencional", que é definido pelo IRS como "intencional, deliberado, voluntário e sabedor, distinto do acidental.
"Prontidão" é a atitude de uma pessoa responsável que, com livre arbítrio ou escolha, intencionalmente desconsidera a lei ou é claramente indiferente às suas exigências. "Em alguns casos, um desrespeito imprudente de fatos óbvios será suficiente para mostrar determinação.
Responsabilidade Pessoal por Impostos da Folha de Pagamento
Você, como parte responsável por sua empresa, pode ser responsabilizado pessoalmente pela falha intencional em reter os impostos sobre salários e folha de pagamento ou pagar impostos retidos na fonte e outros impostos sobre folha de pagamento para órgãos federais e estaduais.
Quais são as penalidades?
As penalidades são complicadas; esta lista é breve e geral. Para obter mais detalhes sobre penalidades, consulte Publicação 15 do IRS: Guia fiscal do empregador . Essas penalidades são para os impostos do Formulário 941 (retenção na fonte e impostos FICA), mas também podem ser aplicadas a outros formulários semelhantes.
Falha ao apresentar Formulário 941 e formulários semelhantes: 2% 1-5 dias de atraso, 5% 6-15 dias de atraso, 10% mais de 16 dias de atraso ou no prazo de 10 dias após a primeira notificação da Receita Federal, no máximo 15%.
Pena de Recuperação de Fundos Fiduciários por falta de pagamento de impostos sobre salários quando devidos, impostos à parte responsável. O IRS diz: "Se os impostos de renda, previdência social ou Medicare que devem ser retidos não forem retidos ou não forem pagos, você [como uma parte responsável] pode ser pessoalmente responsável pela penalidade de recuperação do fundo fiduciário".
Lembre-se, a TFRP é 100% do imposto não pago (receita, seguridade social e Medicare). Além das penalidades, os juros são acumulados a partir da data de vencimento.
E se eu fizer depósitos atrasados? Como os depósitos são aplicados?
Os depósitos são aplicados ao passivo mais recente. Vamos dizer que você é obrigado a fazer um depósito de $ 1500 por mês. Você não faz seu depósito de 15 de março, mas faz um depósito de $ 2000 em 15 de abril para recuperar o atraso. O valor de US $ 1.500 é aplicado em 15 de abril e de US $ 500 a 15 de março. Você pode receber uma multa de US $ 1.000 não depositada em 15 de março.
Outros tipos de penalidades relacionadas à folha de pagamento
- Mesmo se você puder provar que sua falha em pagar ou relatar os impostos não foi "intencional", e você evitar ter que pagar a Pena de Recuperação do Fundo Fiduciário, ainda poderá enfrentar multas por pagamentos atrasados.
- Você também pode ser penalizado pelos impostos sobre salários não pagos se você classificou os funcionários como prestadores de serviços independentes em vez de funcionários .
- A não preparação dos formulários W-2 para os funcionários e o fornecimento deles até o prazo final (o final de janeiro do ano anterior) pode sujeitá-lo a uma multa de US $ 50 para cada declaração que deveria ter sido enviada ou que foi incorretamente preparada.