A etiqueta empresarial de saudações de correio de voz
Saudações de correio de voz são coisas simples, e em um negócio, elas podem parecer sem importância. No entanto, uma saudação por mensagem de voz é muito divertida para clientes e associados. Pense em quantas vezes você não pode atender uma chamada telefônica porque está em outra linha, longe de sua mesa ou fora do escritório. Pense em quantas vezes você ouviu uma saudação de correio de voz ao chamar colegas de trabalho, colegas e outros contatos comerciais.
As saudações do correio de voz definem o tom de como os chamadores perceberão você e sua empresa e são maneiras sutis e fáceis de promover relações comerciais positivas. Mensagens otimistas que são curtas e diretas são as melhores. E não apresse sua mensagem. Seja eficiente, mas relaxado e leve seu tempo.
01 - Uma saudação curta e otimista
02 - Seu nome
Indique claramente seu nome completo e pronuncie todas as sílabas de modo que o chamador saiba que ele alcançou a pessoa esperada e, assim, ele deseja escrever seu nome se desejar. Se você tiver um nome longo, diminua a velocidade para que o chamador possa ouvi-lo.
03 - Nome da sua empresa e / ou nome do departamento
A indicação do nome da empresa e do departamento permitirá que o chamador saiba que ele chegou ao lugar certo, especialmente se ele passou por uma série de solicitações de atendimento automático ou por um diretório do sistema telefônico de funcionários ou departamentos. Isso é especialmente importante para saudações de correio de voz externo . Pode ser ignorado para chamadas internas.
04 - Declaração de que você não consegue atender a chamada
Uma declaração curta (algumas pessoas gostam de um pedido de desculpas na declaração) que você é incapaz de atender a sua chamada é padrão e move o interlocutor rapidamente através de informações sobre quando você pode voltar para eles e o beep de mensagem muito importante.
05 - Convite para deixar uma mensagem
Convide o chamador a deixar uma mensagem detalhada.
06 - Quando você retornará sua chamada
Se sua política é retornar chamadas até o final do dia, diga ao seu interlocutor isso. Se não houver uma política, ofereça ao chamador uma estimativa de quando você retornará sua chamada. Se você estiver fora do escritório por uma semana, informe a eles também.
07 - Fornecer um contato para assistência imediata
Ninguém gosta de ficar preso na "cadeia de correio de voz", esperando por uma resposta sem outras opções. Se houver alguém que o chamador possa entrar em contato para obter assistência imediata, forneça instruções sobre como entrar em contato com essa pessoa.
08 - Mantenha o comprimento da saudação curto
Mantenha-o curto: 20 a 25 segundos no máximo. As pessoas estão ocupadas e não gostam de perder tempo.
09 - Evite dar muita informação
Forneça aos seus chamadores apenas as informações necessárias para deixar uma mensagem ou entrar em contato com você.