O formulário I-9 também é a base para verificação adicional pelo empregador, usando o sistema E-Verify .
Antes de começar a preencher o formulário I-9
Tenha cópias do Formulário I-9 em mãos antes de começar a contratar seu primeiro funcionário. Certifique-se de ter a versão mais recente do formulário I-9. O formulário atual, com data de vencimento 31/03/2016, deve ser usado pelos empregadores para verificar o emprego após 7 de maio de 2013.
Cópias do Formulário I-9 (formato PDF) estão disponíveis no site dos Serviços de Alfândega e Imigração dos EUA (USCIS). Este formulário pode ser preenchido on-line e depois impresso para assinaturas.
O formulário I-9 deve ser preenchido no momento da contratação e você (o empregador) deve manter todos os Formulários I-9 para todos os funcionários. Se o formulário for preenchido completamente e você tiver aceito documentos apresentados pelo funcionário, você poderá demitir o funcionário se descobrir que o funcionário deturpou seu status de qualificação no trabalho ou se os formulários apresentados pelo funcionário não são válidos. .
Completando a Seção 1 - Informações e Atestados dos Funcionários
A seção 1 é preenchida pelo funcionário. O funcionário deve incluir nome, nome de solteira, endereço e data de nascimento. O funcionário deve incluir o CPF, mas esse número é opcional, a menos que sua empresa esteja usando o sistema E-Verify.
O empregado atesta seu status - um dos seguintes:
cidadão dos Estados Unidos
cidadão não-cidadão dos Estados Unidos
Residente permanente legal (incluindo Alien #)
Alien autorizado a trabalhar (incluindo Alien # ou Admission #) até (incluir a data de expiração, se aplicável)
Alguém pode ajudar o funcionário a completar a Seção 1 do Formulário I-9. A seção Preparador e / ou Certificação de Tradutor deve ser preenchida pelo ajudante. Certifique-se de imprimir o nome e endereço do ajudante.
Concluindo a seção 2: revisão e verificação do empregador
A seção 2 é preenchida pelo empregador. Você deve revisar os documentos necessários para verificar tanto (a) a identidade quanto (b) a elegibilidade do trabalho do empregado. Observe que os documentos da Lista A, como um passaporte dos EUA, confirmam a identidade e a elegibilidade do trabalho. Os documentos na Lista B verificam a identidade e os documentos na Lista C verificam a elegibilidade do trabalho. Você deve ter um documento de EACH da Lista B e da Lista C se você não tiver um documento da Lista A.
Documentos aceitáveis
Uma lista de documentos aceitáveis está incluída no formulário I-9. Você pode encontrar mais informações sobre documentos aceitáveis, incluindo exemplos de documentos, no Manual do USCIS para Empregadores.
Uma observação sobre os cartões da Seguridade Social: Você não pode aceitar um cartão da Previdência Social laminado ou um cartão da Seguridade Social que declare "não válido para fins de emprego". Impressões da Administração da Previdência Social mostrando informações de seguridade social para um funcionário não são substituições aceitáveis para um Cartão de Seguro Social.
Os documentos apresentados a você para verificação devem corresponder ao status de qualificação atestado pelo empregado. Se os documentos apresentados não forem consistentes com o status atestado pelo empregado, você não poderá aceitá-los. Por exemplo, se um funcionário atesta que ele é cidadão dos EUA, mas mostra um "cartão verde", você não pode aceitar o documento.
Datas de Expiração dos Documentos
Alguns documentos, como passaporte ou autorização de trabalho, têm datas de expiração. Documentos que expiraram não são aceitáveis para verificação. Se um documento expirar no futuro, você deve aceitá-lo, mas anote a data de vencimento no sistema de manutenção de registros do empregado. Se um documento expirar e o funcionário não fornecer um novo documento que mostre uma data de expiração futura, esse funcionário não estará mais qualificado para trabalhar nos EUA. Se sua empresa for inspecionada, você poderá estar sujeito a multas e penalidades por continuar a empregar esse indivíduo. .
Apenas documentos originais
Todos os documentos apresentados devem ser originais. Fotocópias não são aceitáveis. Se você tiver alguma dúvida sobre se um documento é uma cópia, procure por um selo ou selo de uma agência do governo dos EUA ou de uma entidade governamental estadual, municipal ou municipal.
Se um documento tiver um nome diferente do nome dado pelo funcionário no I-9, faça perguntas. Pequenas variações ortográficas de nomes são aceitáveis desde que o documento pareça genuíno e esteja relacionado à pessoa.
Depois de rever os documentos e fazer uma determinação razoável de que eles são (a) genuínos (não cópias ou questionáveis) e (b) se relacionam com o funcionário nomeado, você deve atestar, sob a pena de perjúrio, que, até onde você sabe , o funcionário está autorizado a trabalhar nos EUA. Inclua a data em que o funcionário começou a trabalhar para sua empresa. Assine, date, imprima seu nome e título e inclua o endereço da empresa.
Seção 3 Atualizando e Revendo
A seção 3 é usada para atualizar informações sobre documentos que expiraram e permite que uma nova data de expiração do documento seja adicionada ao formulário.
Mantendo cópias de documentos
Se sua empresa estiver usando o sistema E-Verify, mantenha fotocópias de todos os documentos. Se você não estiver usando o E-Verify, não precisará manter cópias dos documentos. Se você mantém cópias, faça isso para TODOS os funcionários.
Após o preenchimento do formulário I-9 - o que fazer
Você, como empregador, deve manter uma cópia do Formulário I-9 preenchido para todos os funcionários. Você não precisa enviar este documento para nenhuma agência do governo dos EUA.
Os detalhes deste artigo foram fornecidos para ajudá-lo como empregador a entender os requisitos para preencher o formulário I-9. Eles não pretendem ser inclusivos. Certifique-se de ler todo o documento I-9 para certificar-se de que você está preenchendo este documento completa e corretamente.
Corrigindo Erros
Corrigir erros no formulário I-9 no mesmo foi como você faria com outros documentos importantes.Não use whiteout ou tente apagar o erro. O procedimento padrão para corrigir erros em documentos importantes é:
- Linha através da informação incorreta (certifique-se de que a informação ainda pode ser lida)
- Fazer a mudança
- Data e inicial a mudança.
Dicas para preencher o formulário I-9
- Você, como empregador, pode designar um funcionário ou outra pessoa para preencher as partes do empregador do formulário I-9. Mas, segundo o INS, "se alguém preencher o formulário I-9 em seu nome, ele ou ela deve assumir as responsabilidades gerais de I-9".
Um funcionário pode receber ajuda para concluir a Seção 1. Certifique-se de que o ajudante conclua o bloco "Preparador e / ou Certificação de Tradutor" e tenha o sinal de funcionário. Mais informações - respostas a perguntas sobre o formulário I-9
Veja este artigo com respostas a perguntas comuns sobre o formulário I-9 e verificação de qualificação de emprego- Você é obrigado a proteger as informações privadas fornecidas pelos funcionários no formulário I-9 e nos documentos comprovativos. Use estas informações somente para fins de I-9 e armazene os documentos em um local seguro e protegido, como um gabinete de arquivos bloqueado ao qual apenas alguns indivíduos confiáveis possuem a chave.
- Algumas agências de emprego do estado dos EUA podem verificar a elegibilidade do emprego e certificar os funcionários que eles enviam para você. Certifique-se de obter e manter uma cópia da certificação do seu estado neste caso.