Aceitando pagamentos, pagando funcionários e muito mais
Um negócio em dinheiro também pode usar dinheiro para fazer pagamentos, fornecedores ou funcionários. Há benefícios e desvantagens em aceitar dinheiro e pagar em dinheiro em uma pequena empresa.
É um negócio de dinheiro legal?
Aceitar dinheiro e pagar em dinheiro é legal. Transações em dinheiro para evitar impostos não são legais. O IRS busca ativamente empresas que sub-registram renda e pagam em dinheiro para evitar impostos sobre folha de pagamento e outros relatórios e pagamentos de impostos.
Posso aceitar pagamentos em dinheiro?
Mas existem alguns problemas em aceitar pagamentos em dinheiro
- Muitas pessoas não carregam muito dinheiro com elas. Os compradores mais jovens, em particular, geralmente não têm dinheiro. Você se arrisca a perder uma venda se não aceitar seus cartões de débito, mesmo para uma xícara de café.
- Aceitar dinheiro significa ter dinheiro em mãos para fazer mudanças e ter muito dinheiro à mão pode ser um risco de segurança.
- Permitir que os clientes paguem com cartões de crédito os incentiva a comprar mais, aumentando seus lucros.
- Grandes transações em dinheiro acima de US $ 10.000 para uma única transação ou transações relacionadas exigem o relato da transação para o IRS. Use o formulário 8300 para essa finalidade.
Mais benefícios e desvantagens de aceitar dinheiro
A Administração de Pequenas Empresas tem alguns comentários sobre benefícios e desvantagens de aceitar dinheiro em pagamento.
Os benefícios de aceitar dinheiro (conforme detalhado pela Small Business Administration) incluem:
- Você recebe pagamento imediatamente; sem esperar que um cheque seja processado ou uma transação com cartão seja exibida na sua conta
- Você não precisa se preocupar com fraudes, cheques devolvidos ou NSF ou cartões de crédito / débito falsos. Não há necessidade de se preocupar em conseguir dinheiro das pessoas cujos pagamentos não liquidam o banco.
- Você não tem taxas para pagamentos com cartão, o que reduz seu lucro líquido em cada transação. Essas taxas são particularmente difíceis quando a transação é pequena.
Aceitando dinheiro em locais não tradicionais
Vendedores em mercados de pulgas, feiras de artesanato, mercados de agricultores, feiras de rua, exposições de arte e outros locais ao ar livre e impermanentes tradicionalmente aceitam dinheiro para transações. Mas o advento de máquinas de ponto de venda mais portáteis (POS) tornou possível até mesmo a transação mais casual ser realizada com um cartão de crédito ou débito. Aceitar dinheiro em pagamento está se tornando menos necessário nos dias de hoje. Se você aceitar dinheiro em uma dessas empresas, certifique-se de documentar todas as vendas em dinheiro.
Aceitando dinheiro de pessoas sem cartões de crédito
A Forbes relata que a maior parte dos americanos, especialmente os mais jovens, é "sem banco" ou "sem banco", sem acesso ou interesse em cartões de crédito ou débito.
Oferecer a esses indivíduos a opção de pagar em dinheiro aumentará a probabilidade de obter seus negócios em andamento. Outra alternativa para os cartões de crédito / débito são os novos caixas eletrônicos, como o "PayNearMe", que permite o pagamento em dinheiro em uma estação de pagamento próxima.
Como contabilizar transações em dinheiro
Todas as transações em uma empresa devem ser registradas e todas as receitas, incluindo as receitas em dinheiro, devem ser informadas à Receita Federal e os impostos devem ser pagos sobre essa receita. Se a sua empresa aceita dinheiro em pagamento de bens ou serviços, você deve ter alguma forma de registrar o pagamento em dinheiro. Um voucher ou um recibo de pagamento em dinheiro é um tipo de registro que você pode usar. Você pode encontrar livros de vales ou recibos em dinheiro em sua loja de material de escritório local.
Manter um registro de pagamentos em dinheiro que você fez é uma coisa boa. Ser capaz de documentar mais transações de despesas aumenta suas deduções de despesas de negócios e reduz sua renda líquida de negócios para fins fiscais.
Esses pagamentos são despesas comerciais e são dedutíveis na declaração fiscal de sua empresa, mas somente se você os registrou. Mesmo pequenos pagamentos podem ser capturados com um sistema de caixa pequeno .
Pagando Empregados em Dinheiro
Pagar empregados ou contratados independentes em dinheiro não é ilegal, mas transações de folha de pagamento, como outras, devem ser registradas. É ilegal deixar de informar e pagar impostos sobre a folha de pagamento. E, ao não informar a renda previdenciária dos funcionários, priva esses trabalhadores dos benefícios na aposentadoria. Leia mais sobre como pagar em dinheiro para funcionários e contratados independentes.
Empresas de dinheiro e o IRS
Um grande problema com as empresas de caixa é a geração de receita para o IRS. Um negócio de caixa que reporta uma perda por muitos anos pode cair sob escrutínio de auditoria do IRS . O IRS usa médias e benchmarks do setor para buscar negócios com renda abaixo dessas médias. As auditorias do IRS concentram-se na renda subnotificada e é difícil documentar um resultado negativo. Como você prova para o IRS que você não teve em dinheiro em seu negócio?
Embora haja alguns benefícios para uma pequena empresa aceitar e pagar em dinheiro, essas transações em dinheiro devem ser documentadas. Além das questões discutidas acima, vender um negócio em dinheiro pode ser difícil porque o valor da base de clientes e de contas a pagar não pode ser medido.
As informações contidas neste artigo e neste site destinam-se a ser gerais e não se destinam a ser aconselhamento fiscal ou jurídico. Nada neste artigo deve ser considerado para aconselhar os proprietários de negócios a sonegar impostos aceitando ou pagando em dinheiro. Converse com seu consultor fiscal antes de tomar qualquer decisão de negócios que possa afetar impostos ou questões legais.