Como dar uma saudação de correio de voz profissional para seu departamento

A etiqueta empresarial das saudações do correio de voz

Se a sua empresa usar caixas de correio de voz departamentais para as chamadas recebidas, você deverá gravar uma saudação do correio de voz do departamento de som profissional. Este tipo de saudação do correio de voz é ligeiramente diferente da saudação pessoal do correio de voz associada à caixa de correio de voz de um indivíduo. Por exemplo, se o seu sistema de telefonia permitir que um grupo de ramais telefônicos seja agrupado para atender a todas as chamadas contábeis gerais, todos os ramais do Departamento de Contabilidade poderão ser agrupados sob a extensão geral do Departamento de Contabilidade.

Quando o atendedor automatizado transfere uma chamada para esse ramal, o próximo ramal disponível receberá a chamada. Se todos os ramais do Departamento de Contabilidade estiverem ocupados ou indisponíveis, a chamada será transferida para a caixa de correio de voz do departamento.

Opções de saudação do correio de voz

Dependendo do sistema de telefone que você tem na sua empresa, pode haver opções diferentes para o tipo de saudação de correio de voz que você pode compor. Esses incluem:

• Saudação geral do correio de voz
  A saudação geral do correio de voz é usada como a saudação padrão do correio de voz, se nenhum outro tipo de saudação for definido.
• Saudação do correio de voz interno
  Ele é usado para saudar pessoas que ligam para seu departamento de dentro de sua própria empresa (ou seja, de outra extensão). Geralmente, isso é aplicável apenas a empresas muito grandes.
• Saudação de correio de voz externo
  Essa saudação será reproduzida para pessoas que ligarem de fora da sua empresa. O atendedor automático do seu sistema de telefonia pode atender uma saudação geral da empresa que todos os chamadores externos ouvirão. Se o nome da sua empresa for mencionado nessa saudação, não será necessário dizê-lo novamente em sua saudação departamental.

• Saudação de correio de voz temporária ou "Fora do escritório"
  A saudação temporária ou ausente do correio de voz é definida quando todo o departamento ficará indisponível por um determinado período de tempo. Por exemplo, o departamento tem apenas pessoal entre 8:00 e 17:00 ou há uma reunião obrigatória do departamento que remove todas as pessoas de atender o telefone. A maioria dos sistemas de correio de voz permite que você defina uma data e hora de expiração para que você não precise se lembrar de desativá-la quando seu departamento retornar às operações normais.

• Na saudação do correio de voz do telefone (ocupado)
  Essa saudação é usada para informar aos chamadores que o departamento está disponível, mas ninguém pode atende-los imediatamente porque todos os ramais no pool de departamentos estão ocupados com outros chamadores.

Elementos da saudação do correio de voz do bom departamento

• Nome do departamento
• Declaração de que você não pode atender a chamada agora
• Convite para deixar uma mensagem
• Quando eles podem esperar uma chamada de retorno
• Opções adicionais disponíveis (por exemplo, "Pressione a tecla de sustenido para retornar a ...")
• Endereço do site se puder fornecer informações significativas
• Não mais que 20 - 25 segundos (regra geral)
• Não comece com a saudação "Sua ligação é muito importante para nós ...". Esta frase é usada em excesso e geralmente é um "desligar" para os chamadores.
• Evite dar muita informação e faça uma saudação excessivamente longa.

Boa saudação de voz do departamento de amostra

• Você chegou ao Departamento de Contabilidade. Todos os nossos representantes estão ocupados atendendo outros chamadores. Em vez de perder seu precioso tempo, gostaríamos de retornar sua ligação em duas horas úteis. Se você quiser voltar ao menu anterior, pressione asterisco agora. Caso contrário, deixe-nos uma mensagem detalhada com seu nome e número. Depois de gravar sua mensagem, você pode pressionar a tecla da libra para mais opções. Obrigado pela sua chamada.

• Você chegou ao Departamento de Vendas da Operations Tech, Inc. Todos os nossos representantes de vendas estão ocupados atendendo a outros clientes, mas gostaríamos de retornar sua ligação o mais rápido possível. Para informações sobre preços atuais ou para verificar o status do seu pedido, visite-nos na web. Caso contrário, por favor, deixe-nos uma mensagem com o seu nome e número após o tom. Se você quiser voltar ao menu anterior, pressione a tecla de estrela agora.
• Você chegou ao Departamento de Contabilidade da Operations Tech, Inc. O departamento está fechado no momento. Nosso horário normal de funcionamento é das 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira. Estamos fechados aos sábados e domingos. Você pode pressionar a tecla de estrela a qualquer momento para retornar ao menu anterior. Caso contrário, por favor, deixe-nos uma mensagem com seu nome e número e nós retornaremos a sua chamada quando o escritório for reaberto. Você pode desligar depois de deixar sua mensagem ou pressionar a tecla de sustenido para opções adicionais. Obrigado pela sua chamada.

Bad Voicemail Greetings

• Você chegou ao Departamento de Vendas. Deixe-nos uma mensagem.
• Olá. Você chegou ao Departamento de Contabilidade no XYZ.com. Todos os contadores estão atualmente participando de uma reunião de departamento obrigatória e ninguém está disponível para atender sua chamada. Sua ligação é muito importante para nós e gostaríamos de retornar sua ligação assim que retornarmos. No entanto, é o final do ano e o nosso backlog de chamadas é muito longo. Se você estiver ligando para fazer um pagamento em uma conta vencida, informe-nos em sua mensagem para que possamos ligar imediatamente para você. Caso contrário, aguarde o tom e deixe-nos uma mensagem confidencial detalhada.
• O departamento está fechado. Por favor, deixe uma mensagem após o tom.