Para muitas empresas, o departamento de contas a pagar não recebe muita atenção a menos que algo dê errado. No entanto, há muito a ganhar com o departamento de contas a pagar que é bem administrado. Por outro lado, há muitos problemas que podem surgir de um que simplesmente está mancando. Esse departamento geralmente tem um enorme efeito no fluxo de caixa de um negócio, e há oportunidades que podem ser obtidas ou perdidas ao aproveitar os acordos de pagamento com fornecedores.
Um departamento de contas a pagar bem gerido deve poder tirar partido dos descontos por volume e descontos por pagamento antecipado, bem como determinar a melhor forma de manter o máximo de dinheiro disponível para uma empresa para outras despesas e investimentos. Este departamento também deve ser capaz de garantir que os fornecedores estejam cumprindo suas obrigações com base em acordos e contratos, portanto, se os padrões de volume ou qualidade não forem atendidos, os problemas serão resolvidos e as ações corretivas apropriadas serão tomadas.
Problemas comuns de contas a pagar
Embora existam inúmeras oportunidades para cortar custos e liberar dinheiro, há também uma série de obstáculos que as empresas enfrentam quando tentam atingir essas metas. O Estudo de Otimização de Contas a Pagar da Canon de 2014 constatou que o processamento de papel era uma das maiores fontes de problemas para muitas organizações, sendo o tempo maior para lidar com o faturamento de papel.
Outras principais fontes de preocupação foram:
- Garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo
- Simplificando o processo de aprovação de faturas
- Obter as melhores condições de pagamento com fornecedores e garantir que as obrigações sejam cumpridas em ambos os lados
- Lidar com uma variedade de sistemas de contabilidade e faturamento de fornecedores
- Registrando e verificando a segurança de dados e transações
Muitos dos problemas listados são agravados ou criados por uma dependência de faturamento em papel. A papelada perdida é um problema frequente em muitas organizações, levando a pagamentos atrasados ou perdidos. Além disso, enquanto várias empresas estão interessadas em digitalizar seus documentos, a maioria dos fornecedores ainda envia faturas em papel ou envia por fax.
A maioria das pequenas empresas gerencia suas próprias contas a pagar, e muito disso é feito manualmente. Como poucos fornecedores mudaram para o faturamento eletrônico, a maioria das organizações está gastando grandes quantidades de mão-de-obra inserindo dados manualmente e criando cópias digitais da documentação.
O uso da documentação em papel freqüentemente retarda o processo de aprovação da fatura, uma vez que as cópias precisam ser feitas e entregues aos membros apropriados da administração para revisão. Quando a papelada não é facilmente acessível ou está disponível em formato digital, é um desafio analisar os dados e garantir que os melhores contratos de pagamento estão sendo obtidos e que as obrigações estão sendo cumpridas. Acordos de descontos pontuais e antecipados podem ser facilmente perdidos se as empresas não puderem fazer pagamentos quando necessário, de modo que as questões relacionadas à papelada podem ser dispendiosas.
Melhorias e Otimização
Devido ao fato de que uma série de questões relacionadas ao bom funcionamento dos departamentos de contas a pagar provêm das mesmas causas-raiz, também há alguns ajustes que as organizações podem fazer e que vão cuidar de muitas preocupações ao mesmo tempo. Três das formas mais eficazes que as empresas podem agilizar os processos do departamento de contas a pagar são:
- Use o reconhecimento de caracteres de objeto para digitalizar a papelada
- Aproveite os portais on-line acessíveis aos fornecedores
- Crie fluxos de trabalho de gerenciamento
OCR
Embora muitas empresas utilizem rotineiramente os scanners para criar cópias digitais da papelada, isso geralmente envolve apenas a criação de uma imagem de um documento salvo em um computador. Isso significa que as informações ainda precisam ser inseridas manualmente em um banco de dados, portanto, embora a perda de registros seja um problema menor, ainda é demorada.
O reconhecimento de caracteres de objeto, ou OCR, envolve a digitalização de um documento e a recuperação de dados dele. Esses dados podem ser adicionados automaticamente a um banco de dados ou planilha. O processo de OCR ajuda a reduzir a emissão manual de erros de entrada de dados e permite que as informações sejam inseridas assim que a documentação é recebida. O OCR demora aproximadamente o mesmo tempo para um funcionário, ao digitalizar um documento para criar um arquivo de imagem, e geralmente não requer etapas adicionais. Por Gartner, existem organizações que são capazes de publicar 80% ou mais de suas faturas sem que um funcionário tenha que estar diretamente envolvido.
Portais de Fornecedores
A simplificação do processo de inserção de faturas e dados em um sistema centralizado permite que as empresas criem ou aproveitem um portal on-line que permite que uma empresa e seus fornecedores acompanhem os pedidos, analisem as faturas e vejam quando os pagamentos são feitos. Disponibilizar esses dados para vários indivíduos em uma organização pode ajudar a garantir que o departamento de contas a pagar tenha a supervisão adequada e pode ajudar a acelerar o tempo necessário para aprovar as faturas. Permitir que os fornecedores acessem o portal permite que essas empresas enviem faturas e acompanhem os pagamentos, além de tomar conhecimento de quaisquer problemas com suprimentos recebidos ou problemas de faturamento.
Estabelecer fluxos de trabalho e processos
No entanto, uma organização decide lidar com seus esforços de gerenciamento de dados, é importante que exista um processo estabelecido para gerenciar contas e pagamentos. Isso permite que as empresas garantam que as operações estejam funcionando e descubram alternativas se forem incômodas ou levarem a erros ou atrasos. De acordo com a Deloitte, esses processos devem detalhar o que o departamento de contas a pagar faz quando recebe uma fatura, como os dados são inseridos e compartilhados e qual é o processo para obter as faturas aprovadas. Também deve haver diretrizes para determinar as melhores formas de lidar com o pagamento de diferentes tipos de fornecedores.
Enquanto muitos fornecedores oferecem descontos para pagamento dentro de 30 ou 90 dias, pode não valer a pena o desconto se isso inibir o fluxo de caixa de uma organização. Também é essencial que haja uma maneira de verificar se a empresa e os fornecedores estão atendendo às prescrições de um contrato ou acordo. Estabelecer fluxos de trabalho para lidar com esses problemas pode ajudar as organizações a fazer as escolhas certas.
Quando os fornecedores não estão entregando a tempo, em quantidades suficientes ou quantidades apropriadas de estoque, as empresas podem não querer pagar as faturas até que essas questões sejam resolvidas. Um fluxo de trabalho pode ser crítico para estabelecer o que deve ser feito quando esses problemas surgirem. Além disso, os pagamentos aos fornecedores também precisam ser feitos a tempo para evitar a perda de descontos ou incorrer em multas por pagamentos atrasados. Cada contrato de fornecedor precisa ser documentado e atualizado à medida que as coisas mudam, e os processos devem garantir que cada conta seja tratada adequadamente.
Criar fluxos de trabalho também pode ajudar uma empresa:
Terceirização
A digitalização de registros, a implementação de OCR e o uso de um portal ao qual os fornecedores têm acesso podem não ser necessários para empresas menores, mas as organizações não devem presumir que o custo impede que uma empresa aproveite-as. Embora o custo de instalação e manutenção de sistemas eletrônicos possa ser proibitivo para muitas organizações de pequeno e médio porte, fazer isso internamente muitas vezes não é necessário. Há uma variedade de provedores de terceiros para os quais as organizações podem terceirizar essas tarefas. As organizações podem obter assistência terceirizada para tudo, desde a criação de um processo de OCR até ajudar uma empresa a criar fluxos de trabalho para analisar contratos de fornecedores.
Embora as organizações talvez não sejam capazes de arcar com os custos de implementar uma variedade de sistemas de TI por conta própria, ter uma solução de terceiros é geralmente muito acessível. As empresas precisarão comparar os custos de usar partes externas para desenvolver esses sistemas contra a economia potencial e o valor de liberar dinheiro, mas a terceirização permite que as organizações aproveitem a tecnologia e os sistemas que normalmente seriam muito caros.
- Garantir que as ordens de compra sejam criadas para cada novo pedido
- Verificar se as faturas correspondem aos produtos recebidos e atender aos acordos contratuais
- Verifique os registros para garantir que os pagamentos sejam feitos, que sejam feitos no prazo e que não sejam duplicados
- Determinar o melhor método de pagamento de faturas, como EFTs ou cartões de crédito, para reduzir taxas