Uma fatura, às vezes chamada de fatura de venda, é um documento enviado por um fornecedor de um produto ou serviço ao comprador. A fatura estabelece uma obrigação por parte do comprador de pagar, criando uma conta a receber . Em outras palavras, a fatura é uma verificação por escrito do contrato entre o comprador e o vendedor dos bens ou serviços.
As faturas são uma parte importante do sistema de escrituração contábil e manutenção contábil da sua empresa, pois registram transações de vendas.
O que uma fatura inclui?
As seções usuais em uma fatura incluem:
- A data em que a fatura foi criada. Não esqueça disso! A data da fatura inicia o relógio no cliente. Se você tiver termos (um limite de tempo para pagamento), você deseja incluir a data para que todos saibam quando o pagamento é devido.
- Nomes e endereços do cliente e fornecedor. Se você estiver criando a fatura no software de contabilidade, poderá precisar apenas do endereço de e-mail do cliente, mas ainda é uma boa ideia coletar e incluir o endereço físico, caso precise enviar uma carta ou um documento real.
- Entre em contato com nomes de indivíduos nas duas empresas (ou negócios e individuais). É uma boa regra de relações com o cliente para certificar-se de que você nomeia corretamente os nomes.
- Descrição dos itens comprados , seja produtos ou serviços, incluindo preços e quantidades. Muitas vezes você terá descrições de itens e números de estoque padrão. Mas seja o mais específico e detalhado possível, quando você criar a fatura. Isso evita confusão e problemas "Não sabia".
- Termos de pagamento. Por exemplo, o provedor pode especificar "net 30 days", o que significa que o valor total é devido no prazo de 30 dias.
Como faturar um cliente
Você pode estar usando o software de contabilidade comercial on-line ou talvez esteja usando uma fatura pré-impressa que será concluída. O processo funciona da mesma maneira para ambos os processos de faturamento.
Você irá preparar uma fatura somente depois de ter enviado ou entregue o produto ou serviço ao cliente.
- Comece identificando o cliente . Em alguns casos, você também pode querer identificar um sub-cliente ou um trabalho dentro do arquivo desse cliente.
- Inclua números de documentos anteriores relacionados a essa venda, incluindo qualquer pedido de compra ou contrato de venda ou estimativa.
- Identifique os itens vendidos e entregues . Normalmente, você incluiria o nome do produto ou serviço, quantidade (ou tempo, para serviços) e taxa (por item ou por hora). Se você estiver usando o software on-line, o total de cada item será calculado. Este é o lugar onde você pode precisar classificar um item como " pedido de volta ".
- Cada item recebe sua própria linha e o total de todas as linhas é adicionado.
- Em seguida, você incluirá informações sobre quaisquer depósitos já feitos pelo cliente ou quaisquer descontos aplicados a essa fatura.
- Você pode oferecer aos clientes diferentes métodos de pagamento, possivelmente dando um desconto para pagar em dinheiro.
- Inclua os termos de envio para produtos enviados. Existem dois tipos: ponto de expedição FOB ou destino FOB. (F OB significa "free on board" (livre a bordo). ) Se os termos forem o ponto de embarque FOB, o remetente (que é o vendedor) paga o frete. Se os termos são destino FOB, o comprador paga o frete. Também é uma boa ideia observar se o cliente seleciona o item ou itens, caso haja alguma dúvida sobre o item que está sendo recebido.
- Inclua os termos de venda. Ou seja, quando você quer que o comprador pague e você dará algum desconto por pagamento antecipado? Os termos são expressos como este 2/10 Net / 30. Isso significa que você dará um desconto de 2% se o pagamento for recebido dentro de 10 dias e o saldo total for devido em 30 dias.
As faturas podem ser enviadas por correio ou por e-mail ou por fax para um cliente.
Quando um cliente paga, o número da fatura deve ser anotado no recibo de venda e correspondido ao recibo de venda em seu software de contabilidade, portanto, fica claro que a fatura foi paga. O pagamento leva o valor pendente de sua conta de contas a receber.
Faturas vs. pedidos
Às vezes, as faturas são confundidas com ordens de compra . Ordens de compra (POs) são anteriores à transação e as faturas são posteriores à transação. Ordens de compra registram um pedido de um cliente para um fornecedor ou fornecedor.
Uma fatura, por outro lado, registra o recebimento do produto ou serviço e, conforme mencionado acima, as condições de pagamento. As ordens de compra são usadas por muitas empresas como parte de um processo de aprovação. Algumas empresas exigem pedidos de compra de produtos ou serviços em um valor específico.
Faturas vs. Contas
A diferença entre uma fatura e uma fatura é o foco e o ponto de vista. A fatura é criada por um fornecedor e é uma declaração de serviços ou produtos produzidos e entregues a um cliente, incluindo o valor devido. Uma fatura pode ser criada antes ou depois de o produto ou serviço ser recebido. É comum incluir uma fatura nos produtos que estão sendo entregues, para que o destinatário possa verificar os itens para garantir que estejam todos lá.
Uma conta é um pedido de pagamento. Uma fatura é geralmente considerada do ponto de vista do cliente. É comum receber uma fatura sem fatura, como em um restaurante ou loja de varejo. Uma fatura é geralmente dada com a expectativa de pagamento imediato.
Alguns exemplos de faturas
Essa fatura de amostra inclui informações canadenses, mas dá uma ideia do que uma fatura inclui .
Veja algumas instruções passo a passo para criar uma fatura.