Saiba o que os sistemas de informações contábeis fazem
Sistemas de Processamento Eletrônico de Dados (EDP)
A maioria das empresas, exceto as menores, usa sistemas computadorizados, também chamados de sistemas de processamento eletrônico de dados (EDP).
Esses sistemas lidam com todas as etapas do processo contábil, desde o registro da transação financeira até a preparação das demonstrações financeiras. As empresas estão melhorando constantemente a tecnologia de seus sistemas para se manterem competitivas e em conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley de 2002 . Mesmo as empresas menores podem optar por usar sistemas como o Quickbooks .
Noções básicas de transações comerciais e processos de negócios
Para entender como esses sistemas de informações contábeis funcionam, você precisa entender os termos básicos de contabilidade "transações comerciais" e "processos empresariais". Mais importante, você precisa entender como transações e processos de negócios se juntam para gerar relatórios financeiros. Com relação aos sistemas de informações contábeis, as transações comerciais podem ser divididas em vários tipos de processos de negócios:
1. Processos de receita e retorno, sistemas e controles
As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de vendas diárias, devoluções e transações de entrada de caixa .
2. Processos, sistemas e controles de gastos e devoluções
As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de transações de despesas, devoluções e saídas de caixa. As transações de folha de pagamento e compra de ativos fixos também estão nessa categoria.
3. Processos, sistemas e controles de conversão
As transações comerciais nessa categoria são matérias-primas e transações de trabalho em andamento.
4. Processos, sistemas e controles administrativos
As transações comerciais que são administrativas são investimentos, empréstimos e transações de capital.
Todas essas transações comerciais resultam em contas T configuradas nos processos, sistemas e controles do Razão Geral . A partir do razão geral, são desenvolvidas demonstrações financeiras internas e externas. Os relatórios financeiros internos podem ser um cronograma de vencimento para contas a receber ou um relatório de status de estoque de vendas. Os relatórios financeiros externos seriam a demonstração de resultados , o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa .
Tipos de sistemas de informação contábil
Existem vários tipos ou categorias de sistemas de informação contábil. O que uma empresa de negócios usa depende do tipo de negócio , do tamanho do negócio, das necessidades do negócio e da sofisticação do negócio:
Sistemas manuais
Os sistemas de informações contábeis manuais são usados principalmente por empresas muito pequenas e empresas domésticas. Se um sistema for inteiramente manual, ele exigiria o seguinte: documentos de origem , razão geral , diário geral e periódicos especiais ou periódicos subsidiários que você possa precisar.
Sistemas legados
Os sistemas legados geralmente estão em empresas existentes e foram usados antes que a tecnologia da informação se tornasse tão sofisticada quanto é hoje. Embora os sistemas legados possam parecer antiquados, eles têm algumas vantagens definidas para a empresa. Eles contêm dados históricos valiosos sobre a empresa. O pessoal da empresa tende a saber como usar o sistema e entendê-lo. Um sistema legado geralmente foi customizado para as necessidades específicas de uma empresa individual. Você não encontrará esse tipo de personalização em pacotes de software de contabilidade genéricos.
Infelizmente, os sistemas legados também apresentam desvantagens significativas. Muitas vezes, eles não têm documentação. Geralmente, é difícil encontrar peças de reposição, pois o hardware e o software podem se tornar obsoletos. Até mesmo a linguagem de computador que os sistemas legados usam geralmente é um idioma mais antigo.
A maioria dos sistemas legados foi construída do zero.
Substituição de Sistemas Legados
Você pode substituir completamente seu sistema legado por um sistema novo e atualizado. Essa é uma solução bastante cara. Você também pode atualizar seu sistema legado. Você pode usar um procedimento chamado screen scraping, que é uma técnica que pega os dados exibidos na tela do computador e os converte de modo que um aplicativo mais recente possa lê-los. Você também pode configurar um sistema de integração de aplicativos corporativos. Esse tipo de sistema faz a rede de diferentes aplicativos em seu sistema legado, como inventário, folha de pagamento e outros.
Se você é um SMB, a menos que seja a menor variedade baseada em hone, você desejará que seu sistema de informações contábeis esteja atualizado para mantê-lo competitivo em seu setor. Há muitas opções para escolher.