Uma lista de etapas na preparação da demonstração de fluxo de caixa
Três pilares documentais de qualquer negócio são a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa . Dos três, a Declaração de Fluxos de Caixa pode ser a mais importante, porque é o único documento que diz se você vai ou não ter o dinheiro necessário para administrar seu negócio. Ele descreve o fluxo de fundos (que é o seu capital de giro) dentro e fora do seu negócio no período contábil dado e mostra onde a empresa está tendendo - o que está funcionando bem e onde melhorias são necessárias.
A diferença entre o balanço patrimonial e a demonstração do fluxo de caixa
Às vezes, os proprietários de empresas no início de suas carreiras acham as diferenças entre esses documentos um pouco confusas, especialmente o balanço patrimonial versus a demonstração dos fluxos de caixa.
Essencialmente, o balanço é um documento estático. Dá-lhe um instantâneo do negócio em um determinado ponto no tempo - seus ativos, passivos e patrimônio líquido do proprietário. Não diz nada sobre como o negócio está tendendo, apenas que é onde está neste momento particular.
A declaração de fluxos de caixa, por outro lado, é dinâmica - mais como um vídeo mostrando como a empresa está mudando com o tempo. Essa é uma informação essencial porque mostra quais aspectos do negócio estão melhorando - a renda, por exemplo, pode estar tendendo para cima - e quais aspectos não são - salários ou custos com materiais, por exemplo, também tendem a subir. Isso informa o que você precisa fazer para assegurar o sucesso contínuo do negócio.
Como desenvolver uma demonstração de fluxo de caixa
Outra pergunta frequente é a frequência com que você precisa desenvolver uma demonstração de fluxo de caixa. Em alguns casos, os profissionais de contabilidade recomendam que você prepare uma demonstração de fluxo de caixa todos os meses porque, para muitas empresas, os faturamentos mensais são usuais e as despesas operacionais - como aluguel e salários - são frequentemente pagas mensalmente. Em algumas circunstâncias, as declarações de fluxo de caixa trimestrais podem funcionar. No mínimo absoluto, a demonstração dos fluxos de caixa deve ser preparada anualmente, mas para acompanhar suas tendências essenciais, você pode preparar a demonstração do fluxo de caixa com mais frequência.
Antes de preparar uma demonstração dos fluxos de caixa, no entanto, você precisará preparar dois outros documentos contábeis, a declaração de rendimentos e o balanço patrimonial .
01 - Demonstração do Resultado
Por um período contábil especificado, a Demonstração de Resultados mostra quanto dinheiro você recebeu - sua receita - e quais foram suas despesas. A diferença entre os dois é o seu lucro bruto . A demonstração de resultados deve ser preparada com a frequência necessária. Algumas empresas - os casinos são um exemplo extremo - podem precisar preparar uma declaração de renda diariamente. A maioria das empresas é muito menos volátil e manter o controle do negócio requer uma declaração de renda semanal ou mensal.
Aqui está a declaração de renda mensal de um DJ:
Demonstração de Resultados do GrandMaster Local Guy
para o mês que termina em 31 de agosto de 2016
Receitas
Vendas de CDs $ 470.00
Renda dos Clubes $ 7.030,00
Receita Total: US $ 7.500,00
Despesas
Custo dos CDs vendidos US $ 150,00
Custos de Viagem US $ 700,00
Aluguel de Equipamentos $ 2.500,00
Reparos de equipamentos US $ 900,00
Despesas Totais US $ 4.250
Lucro Líquido US $ 3.250
02 - O Balanço Patrimonial
O próximo documento que você precisará preparar é o balanço. Novamente, o nome do documento dá uma idéia do que um balanço mostra: o equilíbrio entre seus ativos e passivos. O balanço, ao estabelecer a diferença entre todos os ativos da empresa e todos os passivos da empresa, fornece um instantâneo do valor do negócio em uma determinada data.
Veja um exemplo simples que mostra a essência do documento do Balanço Patrimonial:
GrandMaster Local Guy
Balanço patrimonial
a partir de 31 de agosto de 2016
Passivo Circulante Passivo Circulante
Em dinheiro US $ 17.500 Notas a pagar US $ 5.000
Contas a Receber US $ 3.000 Contas a Pagar US $ 1.200
Inventário de CD $ 900
Total de Ativos $ 21.400 Total Passivo $ 6.200
Patrimônio US $ 15.200
Total do Passivo e Patrimônio 21.400
03 - Desenvolvimento de Balanços Comparativos
Neste ponto, você está quase pronto para preparar a demonstração dos fluxos de caixa. Antes que você possa fazer isso, no entanto, você precisará não apenas de um balanço, mas de dois: um para o período contábil anterior e outro para o período atual que você acabou de preparar.
Por quê? Isso porque você está procurando por mudanças de um período contábil para o próximo. A receita está aumentando ou diminuindo? O que sobre as despesas? Como isso afeta o patrimônio líquido da sua empresa? A comparação do Balanço Patrimonial anterior com o balanço posterior indica como está indo o seu negócio.
A demonstração do fluxo de caixa é toda sobre mudanças na posição de caixa da empresa, conforme mostrado comparando os balanços dos dois anos.
A preparação de dois balanços (ou balanços patrimoniais comparativos) conecta-se diretamente à próxima etapa - o desenvolvimento da demonstração dos fluxos de caixa.
04 - A Demonstração dos Fluxos de Caixa
Agora você está pronto para preparar a demonstração dos fluxos de caixa . Os passos básicos que você vai seguir incluem:
- Indicando seu lucro líquido para o período
- Contabilidade para suas despesas não-caixa
- Fazer ajustes apropriados para ganhos (ou perdas) nas vendas de ativos
- Observando alterações em todos os ativos atuais (ou seja, a diferença entre as entradas de balanço anteriores e posteriores)
- Contabilização de variações no passivo (a diferença entre as entradas de balanço anteriores e posteriores.