Um contrato assinado que beneficie ambas as partes fornecerá uma base sólida para construir um relacionamento duradouro com seu fornecedor.
Objetivos das Negociações Contratuais
Os seguintes objetivos de negociação de contrato podem ser usados para avaliar o contrato em cada um dos seguintes itens:
- Explique claramente todos os pré-requisitos, termos e condições essenciais
- Bens ou serviços a serem fornecidos são inquestionavelmente definidos
- A compensação é claramente indicada: custo total, cronograma de pagamento, termos de financiamento
- Reconhecimento de: datas efetivas, datas de conclusão / término, datas de renovação
- Identificar e abordar os riscos e responsabilidades potenciais
- Definir e definir expectativas razoáveis para esse relacionamento atualmente e no futuro
Estratégias para Planejar Negociações de Contrato
- Listar Classificar suas Prioridades Juntamente com as Alternativas: À medida que você desenvolve sua estratégia de negociação de contrato, você pode continuar retornando a essa área para adicionar itens adicionais. Você não será capaz de negociar efetivamente todas as áreas do contrato de uma só vez. Você quer ter certeza de que o que é mais importante para você é discutido e acordado antes de passar para itens menos importantes. Além disso, você pode querer consultar os itens menos importantes se tiver que desistir de algo para obter seus itens principais.
- Conheça a diferença entre o que você precisa e o que você quer: Revise suas prioridades com frequência durante o processo de planejamento das negociações contratuais e uma última vez no final. Certifique-se de fazer as perguntas difíceis: "Isso é realmente uma prioridade para a nossa empresa, ou é um 'bom ter'?" "Esta prioridade foi resultado de alguma disputa política interna, ou é real?"
- Conheça sua linha de fundo Então você sabe quando se afastar: Existe um custo ou uma taxa horária que sua empresa não pode exceder? Você já percebeu que uma ou duas das principais prioridades são realmente inegociáveis e será melhor deixar o contrato se o fornecedor não concordar com isso? Liste-os junto com o raciocínio para que eles não sejam esquecidos.
- Definir restrições de tempo e referências de desempenho: Em qualquer projeto substancial, você desejará definir os padrões de medição de desempenho esperados de seu fornecedor. Se estes são essenciais para o seu negócio, então você vai querer negociar uma multa justa e equitativa quando eles não forem cumpridos. Por exemplo, datas de conclusão do projeto, a data de entrega do primeiro lote de peças, data de início do serviço, prazos de entrega etc.
- Avaliar os passivos e riscos potenciais: Qual é o potencial de algo dar errado? E se os custos imprevistos forem encontrados? Quem será responsável se as regulamentações governamentais forem violadas? Cujo seguro cobrirá trabalhadores contratados? Estas são apenas algumas das perguntas mais comuns que devem ser abordadas em qualquer contrato.
- Confidencialidade, não concorrência, resolução de disputas , mudanças nos requisitos: esses são outros itens que podem ser um potencial obstáculo para a negociação ou uma negociação mais próxima. Por exemplo, se o fornecedor (ou um funcionário) tiver a possibilidade de ser exposto a informações confidenciais, você deverá certificar-se de que uma cláusula de confidencialidade seja incluída no contrato com o passivo assumido pelo fornecedor.
- Faça o mesmo para o seu fornecedor (ou seja, ande uma milha em seus sapatos): Agora que você concluiu o processo de planejamento de negociações do contrato para o seu negócio, repita o mesmo processo como se fosse o fornecedor. Qual área você acha mais importante para eles? Quais riscos ou responsabilidades eles querem que você assuma? Sua lista não será perfeita, mas conseguirá colocá-lo em um estado de espírito para olhar as coisas do ponto de vista deles. É assim que grandes parcerias entre cliente e fornecedores são construídas.
Preparação
Antes do início das negociações do contrato, certifique-se de que os itens a seguir sejam revisados e confirmados:
- Determine se você precisará de aconselhamento jurídico: Negociar um contrato por um ano de serviços de zeladoria em um pequeno escritório é muito diferente do que negociar um contrato para terceirizar um call center razoavelmente grande. Se você se sentir um pouco desconfortável revendo contrato "legalese", não hesite em manter um advogado especializado em negociações contratuais.
- No Site ou Teleconferência: Concorde sobre onde a (s) sessão (ões) de negociação ocorrerá. Se você acha que tem a vantagem negociando no site do fornecedor, então proponha antecipadamente que você vá até eles. Se a distância for muito longa para viajar de maneira econômica, configure uma teleconferência para realizar a sessão de negociação. Certifique-se de que é uma videoconferência porque a linguagem corporal fala mais alto que as palavras.
- Certifique-se de que a pessoa que representa o fornecedor tenha autoridade para negociar: antes de sua equipe viajar para o fornecedor ou o fornecedor viajar para seu site, verifique se a pessoa / pessoas que representam o fornecedor tem autoridade para negociar em nome da empresa do fornecedor. Seria uma enorme perda de tempo para ouvir no final de uma longa sessão de negação "Bem, deixe-me voltar para você depois de ouvir o que meu chefe tem a dizer sobre isso."