O número de anos é diferente no Canadá e nos EUA
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Para fins fiscais, você precisa manter suas declarações de imposto de renda e outros registros comerciais por seis anos, caso a Agência de Receita do Canadá (CRA) decida revisar suas declarações fiscais e / ou auditar sua pequena empresa. ( Não quero uma auditoria CRA? Evite estes 10 Red Flags .) Isso inclui registros em papel ou formulário eletrônico e deve incluir toda a documentação de apoio para a renda e pedidos de despesas dedutíveis.
Para devoluções de impostos nos EUA, "mantenha registros por três anos a partir da data de apresentação do seu retorno original ou dois anos a partir da data em que pagou o imposto, o que ocorrer mais tarde, se registrar uma reivindicação de crédito ou reembolso depois de enviar sua devolução. Registros por sete anos se você apresentar uma reclamação por uma perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis "(IRS).
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Na verdade, o Canada Revenue Agency (CRA) afirma que "se você arquivar seu retorno a tempo , manter seus registros por um período mínimo de seis anos após o final do ano fiscal a que se referem" (ênfase adicionada). No entanto, o prazo de seis anos é a partir do final do período para o qual a declaração de imposto foi apresentada, portanto, para uma declaração de imposto apresentada em 2015, você deve manter os registros até 31 de dezembro de 2021 (um dia a menos de sete anos). A maioria das empresas mantém seus registros por sete anos para evitar confusão.
Se os seus registros estiverem em formato eletrônico, eles devem estar disponíveis em um formato legível pelo CRA. Para obter informações adicionais sobre requisitos de manutenção de registros eletrônicos, consulte o Manual de Manutenção de Registros Eletrônicos IC05-1R1 circular do CRA.
O IRS pode aceitar registros contábeis eletrônicos dos programas de software de contabilidade mais populares e pode solicitá-los para reduzir o papel impresso e diminuir a necessidade de solicitações de acompanhamento.
E se eu estou apelando para um julgamento fiscal?
Para declarações fiscais canadenses, o CRA também adverte que, se você tiver impetrado uma objeção ou recurso fiscal , deverá manter seus registros até que o problema seja resolvido e até que o limite de tempo para o arquivamento tenha expirado (o que pode significar manter registros de um determinado ano fiscal por mais de seis anos).
O mesmo se aplica ao apelar de uma decisão fiscal nos EUA - manter todos os registros até que o processo de apelação seja concluído.
Observe também que, ao apelar de uma sentença fiscal, além de manter cópias de todas as correspondências em papel, você também deve manter registros escritos de todas as reuniões ou conversas telefônicas com autoridades fiscais, incluindo a data, a hora e o tópico da conversa. Manter registros completos aumentará suas chances de um recurso bem-sucedido.
Posso obter uma exceção à regra dos seis anos?
Se você quiser descartar seus registros comerciais no Canadá antes do fim do período mínimo de seis anos, é necessário obter permissão por escrito do diretor do escritório de serviços fiscais. O formulário a ser usado para isso é T137, Solicitação para destruição de livros e registros. A Agência Canadense de Receitas pode ou não conceder uma exceção. Se você destruir o seu papel ou registros eletrônicos antes de seis anos sem a permissão do CRA, você pode estar sujeito a processos judiciais.
Observe que o CRA também pode exigir que alguns ou todos os registros sejam retidos por um período adicional de tempo.
E se eu fechar meu negócio ?
Se a sua empresa não for incorporada (por exemplo, ser uma sociedade unipessoal ou uma sociedade unipessoal ), você também deve manter seus registros por seis anos a partir do final do último ano fiscal. Uma empresa incorporada deve reter registros por dois anos a partir da data de dissolução da corporação.
E se meus registros forem perdidos, roubados ou destruídos (por fogo, inundação, etc.)?
Se você reivindicou deduções, mas não pode produzir a documentação de suporte apropriada quando solicitado pelo CRA ou pelo IRS, suas reivindicações provavelmente serão negadas. Se os registros foram roubados ou destruídos por um ato de Deus, ou se você puder fornecer evidências do roubo ou destruição, como fotografias dos danos, cópias de relatórios policiais ou de incêndio, etc.
O CRA / IRS pode olhar para as suas reivindicações de forma mais favorável. No entanto, ao reivindicar deduções, o ônus da prova recai sobre o contribuinte .
É sua responsabilidade tomar todas as medidas razoáveis para garantir que seus livros / registros eletrônicos / em papel sejam salvaguardados , sejam mantidos em suas próprias instalações comerciais ou por terceiros (como um contador ou contador). Cópias de backup devem ser feitas e mantidas em armazenamento seguro ou (para documentos eletrônicos) em mídia de backup ou em armazenamento em nuvem.
Se você não tiver cópias de backup, precisará fazer todos os esforços para reconstruir seus registros entrando em contato com bancos, empresas de cartão de crédito, fornecedores etc. para obter cópias de seus registros. Você também pode exigir a assistência de um advogado fiscal para negociar com o CRA ou IRS.
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