Mantenha seus recibos organizados para impostos, seguros e relatórios de despesas
Você tem uma tonelada de recibos para organizar e lidar antes mesmo de pensar em ter suas despesas reembolsadas? Ou talvez você precise que eles documentem suas despesas relacionadas a impostos ou façam backup de uma reivindicação de seguro. Aqui estão algumas ótimas opções de software que podem ajudá-lo a organizar esses recibos usando um scanner de documentos, se você estiver procurando por uma maneira mais simples e rápida.
NeatReceipts Scanner móvel e sistema de arquivamento digital
O NeatReceipts Mobile Scanner e o Digital Filing System consistem de um scanner compacto e leve, o software para organizar recibos e outras imagens digitais, um cabo USB e acessórios para armazenamento de viagem e desktop.
O software NeatReceipts organiza recibos, documentação relacionada a impostos, cartões de visita e documentos - e faz isso tudo separadamente, por isso é fácil localizá-los quando você precisar deles. Os recibos podem ser impressos, enviados por e-mail ou exportados para uma variedade de formatos, incluindo PDF, OFX e QIF.
02 - com caixa de sapato
Digitalize seus recibos e envie-os eletronicamente para o Shoeboxed para organizá-los e armazená-los on-line.
O Shoeboxed pode ser integrado ao QuickBooks Online sob determinados planos, e os gráficos e gráficos de análise de despesas também estão disponíveis on-line. Há também aplicativos gratuitos para iPhone, iPad e Android que oferecem recursos como a capacidade de usar o GPS interno do seu telefone para rastrear quilometragem com precisão e capturar imagens de recibo usando a câmera do seu smartphone.
Os "Envelopes Mágicos" da Shoeboxed são envelopes gratuitos que você pode encher de recibos, cartões de visita e outros objetos de papel. Basta enviá-los para o correio. Isso evita que você precise digitalizá-los. Shoeboxed fará isso por você, digitalizando-os em arquivos digitais e enviando as cópias em papel de volta para você gratuitamente.
Os recibos também podem ser importados automaticamente do seu e-mail se você usar o Gmail do Google. Caso contrário, você ainda pode enviar seus recibos para o Shoeboxed para que eles possam ser rastreados.
O Shoeboxed pode exportar dados para o Quicken, Excel e para os formatos de arquivo CSV ou PDF.
Existem três planos básicos de Shoeboxed para escolher:
- Lite : até 50 documentos por mês para um usuário
- Clássico : Apropriado para proprietários de pequenas empresas, 150 documentos por mês, Envelopes Mágicos pré-pagos (somente nos EUA) com retorno de documentos e integração com o QuickBooks Online. Para até dois usuários
- Negócios : Mesmas ofertas do clássico, mas com 500 documentos por mês e até três usuários.
Há também um plano gratuito, porém de pequena escala, com um limite de cinco documentos por mês, além de um grande plano de negócios para 1.000 documentos por mês. Cada plano oferece um período de teste gratuito.
Visioneer RoadWarrior
O Visioneer RoadWarrior é um software de organização de recibos empacotado com um pequeno scanner móvel alimentado por USB que pode escanear uma página em segundos. O RoadWarrior usa a tecnologia Kofax Virtual ReScan ou VRS para aprimorar a digitalização, e o software organiza recibos e documentos digitalizados. As imagens de recibo podem ser salvas no formato PDF pesquisável ou como documentos do Word, Excel ou WordPerfect. Cartões de visita podem ser digitalizados também.
Rack2-Filer
O software Rack2-Filer é fornecido com o Fujitsu ScanSnap S1300i e verifica recibos e outros documentos para armazenamento digital em formatos como DOC e DOCX ou Adobe PDF do Microsoft Word. Organize recibos e documentos digitalizados no Rack2-Filer em armários de arquivos virtuais e e-fichários, que podem ser navegados por páginas viradas.
- Se você estiver trabalhando com e-binders, apenas destaque as informações e adicione folhas divisórias, hyperlinks ou notas adesivas.
- A pesquisa do Rack2-Filer verifica cada documento - incluindo notas e títulos de fichário - por palavra, frase ou número.