Indo além do recibo
Quando a doação mensal passa por métodos offline.
Quando alguém se torna um doador recorrente offline , digamos por mala direta, telemarketing, cara a cara, ou TV, eu sempre recomendo o envio de uma carta de agradecimento imediata. Mas, depois desse primeiro contato, não mande outro obrigado todo mês.
Isso é demais e provavelmente transformará seu doador de amor em aborrecimento.
Além disso, custa dinheiro para enviar um agradecimento via correio tradicional que derrota o propósito de ter alguém se juntar como um doador recorrente. No entanto, você deve enviar um recibo em janeiro de todos os seus presentes , para que eles os tenham em seus registros e, é claro, você deve sempre agradecer aos doadores mensais em sua carta de apelo anual , reconhecendo-os como especiais.
Recibos mensais on-line de doadores: torná-los pessoais e especiais
Para os doadores mensais de cartão de crédito on-line, um e-mail de agradecimento geralmente é gerado automaticamente toda vez que a doação é feita.
Mesmo que o seu doador on-line receba um recibo por e-mail, envie uma carta-correio para agradecê-la por ingressar em seu programa mensal de doações. Os doadores on-line gostam de ter uma carta enviada tanto quanto qualquer outra pessoa. E, além disso, esse e-mail pode nem ser visto. Além disso, envie o comprovante fiscal do final do ano via correio tradicional (e-mail) em janeiro .
Agora, é provável que um recibo por e-mail seja emitido todo mês quando a contribuição do doador é feita. Mas não basta enviar o mesmo recibo várias vezes. Faça um esforço extra e programe diferentes recibos de agradecimento.
Se programar 12 recibos diferentes é demais, pelo menos programe seis e depois alterne-os.
Você certamente não está fazendo esses doadores se sentirem especiais se você continuar enviando o mesmo recibo padrão mês após mês. Além disso, eles mal se registram com seus doadores. Eles podem não sentir que foram agradecidos a todos. Um recibo certamente não é um agradecimento.
Embora eu goste muito do PayPal e do Network for Good por sua facilidade de uso para os doadores mensais, seus recibos por e-mail são bastante modestos. Nas versões "off-the-shelf" desses serviços, talvez você nem consiga alterar as mensagens.
Aqui está um exemplo de um recibo de e-mail do PayPal, apenas para fazer o meu ponto:
PayPal
Você enviou um pagamento automático
Ola e waasdorp,
Você enviou um pagamento automático para a Marstons Mills Public Library, Inc. Aqui estão os detalhes:
Quantidade: US $ 5,00
Para: Biblioteca Pública de Marston Mills, Inc
Para:
URL de atendimento ao cliente: http: // www. xxxxx
E-mail de atendimento ao cliente: smartn@xxxxxx.org
Telefone de atendimento ao cliente: xxx-xxx-xxxx
Detalhes de pagamento automático:
Pense cuidadosamente antes de confiar em seu programa de doações mensais a um processador de terceiros. Quando possível, compre os planos premium para controlar suas mensagens. Se você não puder fazer isso, siga estas sugestões.
Como fazer uma impressão melhor
Existe uma solução simples que não leva muito tempo ou recursos extras, e isso fará uma grande diferença para o doador mensal que você está tentando manter e atualizar para níveis mais altos de contribuição.
Você já deve ter codificado esses doadores mensais em sua lista de e-mail ou software de CRM como um segmento específico. Se não, comece a fazer isso o mais rápido possível! Você vai se beneficiar com isso a curto e longo prazo.
Aqui está uma recomendação simples para abordar a questão dos recibos de doadores mensais que não levam muito tempo:
1. Crie uma variação única do seu boletim informativo por email para incluir um agradecimento ao seu doador mensal.
Confio que você esteja enviando um boletim informativo por e-mail ou uma mensagem para seus doadores pelo menos uma vez por mês. Nesse caso, recomendo criar uma pequena variação na introdução do email que diz:
Obrigado por ser um grande membro do Círculo de Amigos ( preencha o nome do seu grupo de doação mensal ). Você faz a diferença para as muitas pessoas (animais) etc. que servimos ( preencha os detalhes) ... Graças a você, podemos ter fundos para ... ( preencher detalhes ).
Em seguida, prossiga com o resto do seu boletim informativo. Não repita a quantidade e a data de seu presente neste e-mail, mas concentre-se no fato de que ele é um doador tão fiel à sua organização, e ele é realmente ESPECIAL! Você deve ser capaz de fazer isso nas primeiras linhas do seu boletim informativo por e-mail.
Dessa forma, ele dá ao seu doador mensal esse "sentimento especial". Não é muito trabalho extra de sua parte, e também é menos importante a que horas do mês você envia esse email.
Você acabou de dizer ao seu doador mensal como ele é especial para a sua organização e a diferença que seus dons fazem. E, se você receber feedback e depoimentos de seus doadores mensais, não tenha medo de usá-los. As pessoas adoram ouvir de outros doadores confirmando que tomaram a decisão certa de participar do seu programa mensal de doações.
2. Envie pelo menos quatro agradecimentos especiais por e-mail.
Se você ainda não estiver enviando um boletim informativo regular por e-mail, eu recomendo que você faça pelo menos quatro e - mails de agradecimento diferentes para seus doadores mensais durante o ano. Lembre-se que o recibo mensal dificilmente será percebido.
Mas seus doadores mensais provavelmente prestarão atenção a esses agradecimentos especiais. Eles não precisam ser muito longos ou elaborados, apenas pessoais e apreciativos. Muitas organizações tendem a mudar o seu correio tradicional graças às cartas uma vez por trimestre, dependendo da programação anual do fundo. Portanto, basta fazer uma simples variação de e-mail e trabalhar em uma referência a ser um doador mensal.
Eu sou todo para manter as coisas simples e gerenciáveis, então tente usar o que você já tem no lugar e faça pequenos ajustes para acomodar seus doadores mensais. É tão importante tratar este grupo especial de super especial. Você continuará a se beneficiar desses doadores, mês após mês, por muitos anos.
Erica Waasdorp é meu recurso sempre que tenho uma pergunta sobre dar mensalmente. Ela é a autora do Monthly Giving: The Sleeping Giant.