Certifique-se de que atenda às suas necessidades atuais e futuras
Mas, como você utilizará seu software de contabilidade com frequência, é importante garantir que você escolha o software de contabilidade adequado para sua empresa e suas necessidades.
É acessível a dispositivos móveis?
O mercado de softwares de contabilidade para pequenas empresas adotou a computação em nuvem de uma maneira significativa. A maioria dos fornecedores mais novos, como FreshBooks e Zoho, não oferece versões de desktop, e fornecedores tradicionais como o Intuit (QuickBooks) migraram suas ofertas de software de desktop para a Web e estão direcionando seus clientes para o faturamento baseado em assinatura. Alguns fornecedores ainda oferecem versões desktop ou híbridas de desktop / nuvem.
As versões online são ideais para usuários móveis. Além de oferecer suporte aos navegadores da Web mais comumente usados, eles normalmente oferecem aplicativos para iPhone / iPad e Android, o que os torna ideais para enviar faturas e inserir informações sobre despesas, não importa onde você esteja.
Ela atende às suas necessidades de contabilidade?
Se você for um único proprietário / contratado ou um proprietário de uma empresa muito pequena sem as chances de funcionários, é possível obter um pacote básico de contabilidade que lida com faturamento, controle de despesas e fornece um conjunto básico de relatórios para acompanhar sua empresa.
Normalmente, essas ofertas baratas não são realmente pacotes contábeis verdadeiros, pois não realizam contabilidade de entrada dupla ( Contas a receber , Contas a pagar e razão geral ).
Empresas maiores que possuem funcionários , são incorporadas ou têm necessidades contábeis maiores, precisarão de um pacote mais robusto (e caro) que possa executar contabilidade de dupla entrada e recursos mais avançados, como folha de pagamento , gerenciamento de inventário, gerenciamento de projetos e gerenciamento de relacionamento com clientes . CRM), análises e uma seleção muito maior de relatórios (e opções para personalizar relatórios).
Felizmente, a maioria das ofertas de produtos permite que você comece com um pacote básico e expanda à medida que suas necessidades crescem. Há também muitos add-ons de terceiros para os pacotes de contabilidade mais populares para que você possa (por exemplo) adicionar um módulo de folha de pagamento se o fornecedor não oferecer tal (consulte Complementos do QuickBooks).
Outra característica que é muito útil é o acesso do contador. FreshBooks, por exemplo, oferece um portal para contadores para que seu contador possa acessar seus relatórios e entradas de diário do FreshBooks, o que economiza a troca manual de informações.
Possui facilidade de uso?
- O software permite que você envie cheques, ordens de compra e faturas pela rede?
- Ele tem a capacidade de vincular on-line às suas contas bancárias?
- Ele está integrado a outros softwares que você costuma usar, como o Microsoft Office?
- É capaz de converter dados de outros programas de contabilidade ou bancos de dados?
- O que acontece se você decidir mudar para outro pacote de software no futuro - será possível extrair e migrar facilmente seus dados existentes?
Em outras palavras, o software de contabilidade será capaz de atender a todas as suas necessidades, agora e no futuro?
Quão íngreme é a curva de aprendizado?
Todo o software de contabilidade afirma ser "amigável ao usuário", mas você ainda precisará investir algum tempo para aprender como usá-lo.
Isso é especialmente importante se você não tiver algum conhecimento básico de contabilidade; é o software voltado para profissionais de contabilidade ou alguém consegue se atualizar rapidamente?
Dê uma olhada antes de comprar. A interface do usuário é intuitiva e confortável? Você (e seus funcionários) será capaz de sentar e aprender, ou precisará de mais investimento em treinamento? A maioria dos fornecedores oferece um período de teste gratuito (geralmente 30 dias).
Quão bom é o atendimento e suporte ao cliente?
Em termos da curva de aprendizado, a ajuda on-line faz o programa. O software de contabilidade tem recursos como dicas de tela, um índice de ajuda pesquisável, demonstrações e exemplos de contas para você começar? Existem manuais para impressão disponíveis? E quão acessível é o suporte da empresa? Confira as avaliações on-line para obter as impressões das pessoas que usaram o software.
É escalável?
Como é fácil ou caro mudar de um usuário para múltiplos usuários? A maioria das ofertas básicas de software é de usuário único ou acesso de usuário único + contador. Para adicionar usuários, é necessário fazer upgrade para planos mais caros. Por exemplo, o "Plano Básico" do Zoho Books permite uma conta de usuário +, o "Plano Padrão" permite dois usuários + contador, e o "Plano Profissional" permite usuários ilimitados (veja planos / preços do Zoho Books).