Uma nova carta de boas-vindas ao cliente é uma parte valiosa da aquisição de novos clientes , especialmente se o seu negócio é aquele que se concentra em relacionamentos pessoais. Tomando o tempo para escrever uma nova carta de boas-vindas ao cliente tem alguns benefícios, incluindo:
- Mostra aos seus clientes que você valoriza seus negócios
- Oficialmente apresenta sua empresa para novos clientes
- Reafirma aos novos clientes que eles tomaram a decisão certa ao escolher sua empresa
- Fornece informações de contato importantes
Este tutorial passo-a-passo orientará você através de um novo formato de carta de boas-vindas ao cliente e das seções incluídas, para que você possa usá-lo como um modelo em seu próprio negócio.
01 - Papel timbrado da empresa
Sua nova carta de boas-vindas ao cliente deve ser impressa no papel timbrado da sua empresa ou, pelo menos, incluir suas informações de contato.
Ter papel timbrado profissional com a marca da sua empresa é uma excelente maneira de reforçar sua marca através de suas cartas de boas-vindas e de toda a comunicação com o cliente. Mas se você não tiver papel timbrado para sua nova carta de boas-vindas ao cliente, deverá incluir:
- Nome da empresa
- Endereço de devolução
- Número de telefone
- Endereço de e-mail
Você também pode incluir um número de fax, site da empresa e quaisquer outros métodos de contato disponíveis.
02 - Data e Endereço do Destinatário
O início da nova carta de boas-vindas ao cliente deve incluir a data da carta e o endereço para correspondência do destinatário, todos alinhados à esquerda.
A caixa de endereço do destinatário geralmente deve incluir:
- Nome completo (com prefixo)
- Título
- Empresa
- Endereço de correspondência
03 - Saudação
Nesta seção de sua nova carta de boas-vindas ao cliente, você normalmente cumprimentará seu destinatário pelo nome, seguido por dois pontos.
Quer você cumprimente o destinatário com seu primeiro nome (por exemplo, Jane), ou mais formalmente, um prefixo e sobrenome (ou seja, Caro Ms. Doe) dependerá do seu relacionamento com o cliente.
04 - Mensagem de Boas Vindas
A frase de abertura de uma nova carta de boas-vindas ao cliente vem depois da saudação e deve incluir uma mensagem de boas-vindas ao cliente.
Aqui está um exemplo de uma frase de abertura em uma nova carta de boas-vindas ao cliente:
"Em nome de toda a equipe da Smith Consulting, gostaria de aproveitar esta oportunidade para recebê-lo como um novo cliente. Estamos entusiasmados em ter você conosco."
05 - Introdução à Empresa
O corpo da nova carta de boas-vindas ao cliente deve incluir uma introdução à sua empresa, além de reiterar suas capacidades.
Aqui está um exemplo de introdução de uma empresa:
"Na Smith Consulting, nos orgulhamos de oferecer aos nossos clientes um serviço ágil, competente e excelente. Nossos clientes são a parte mais importante de nossos negócios e trabalhamos incansavelmente para garantir sua total satisfação, agora e enquanto você for um cliente. "
Nesta seção, você também desejará se apresentar e informar ao cliente qual o papel que desempenhará em suas relações com sua empresa.
Aqui está um exemplo de uma introdução pessoal:
"Também tenho o prazer de informar que serei seu principal ponto de contato na empresa e incentivo você a entrar em contato comigo a qualquer momento com suas dúvidas, comentários e comentários."
06 - Informação de contato
Uma das partes mais importantes de uma nova carta de boas-vindas ao cliente é a seção que inclui vários métodos de entrar em contato com você, tudo em um só lugar. Esta seção da sua carta de boas-vindas deve indicar claramente como e quando seu cliente pode entrar em contato com você quando tiver dúvidas ou outros problemas.
07 - Resseguro
Esta última seção de sua nova carta de boas-vindas ao cliente deve, mais uma vez, agradecer ao cliente pelo seu negócio e reforçar que você está feliz em recebê-lo como cliente e pronto para fazer o que for preciso para garantir que ele esteja satisfeito.
A idéia é fechar a carta em uma nota positiva e deixar seu novo cliente se sentindo bem-vindo, apreciado e importante.
Aqui está um exemplo da última frase da sua nova carta de boas-vindas ao cliente:
"Jane, obrigado novamente por confiar a Smith Consulting às suas necessidades de negócios mais importantes. Estamos honrados em atendê-lo."
08 - Encerramento
O fechamento de sua nova carta de boas-vindas ao cliente inclui uma avaliação (sinceramente, cumprimentos, cumprimentos, seu verdadeiro, etc.), sua assinatura por escrito e seu nome e título.
É importante sempre incluir sua assinatura e não uma assinatura gerada por computador para personalizar a carta. Sua assinatura deve ir entre a valorização e seu nome, então você vai querer deixar alguns espaços extras lá.