O que é um orçamento com base em zero?
A partir de uma “base zero” (ou seja, sem saldos ou despesas transferidas), cada período no calendário de uma empresa é orçado inteiramente em relação às necessidades e custos desse período. Seja um mês, um trimestre ou anualmente, um período pode ser qualquer medida de tempo que funcione melhor para o seu negócio.
No início de um novo período, as necessidades financeiras e despesas justificadas são os principais insumos para o orçamento da empresa, independentemente de o orçamento ser maior ou menor do que o período anterior. Quando o próximo período começar, você retorna à base zero e repete o processo.
Como funciona?
O orçamento tradicional, ou o orçamento baseado em custos, envolve o gerenciamento das operações de uma empresa com base no orçamento de períodos anteriores. Por exemplo, se uma empresa prevê um aumento de 5% na produção graças ao desembarque de um novo cliente, eles simplesmente adicionam 5% ao orçamento do período anterior.
O orçamento baseado em custos pressupõe que todas as despesas anteriores de produção e operações são necessárias e avança com a manutenção do orçamento para essas funções sem análise adicional.
No orçamento baseado em zero, todas as despesas devem ser justificadas a cada período, de modo que as despesas recorrentes sejam revisadas, aprovadas, ajustadas ou descontinuadas com base na necessidade.
E as novas despesas são analisadas com a mesma atenção que no orçamento tradicional, mas sempre com o entendimento de que os custos devem ser otimizados para eficiência e valor.
Por exemplo, se você é um solopreneur que administra uma empresa de produtos de papel criativa fora de sua casa, você pode decidir implementar um orçamento com base zero para melhorar a eficiência depois de decidir levar sua empresa internacional e enviar para o exterior. Uma área que isso pode afetar é o custo de impressão. Após uma revisão abrangente, você percebeu que poderia compensar as taxas de envio adicionadas e encurtar o tempo de retorno comprando duas novas impressoras e aproveitando a compra em massa para tinta de impressora, graças a uma nova parceria com um fornecedor local. A cada período, você avaliaria todas ou suas despesas para determinar se o custo é justificado em seu orçamento com um retorno valioso sobre seu investimento .
Como você começou?
As etapas para iniciar um método de orçamento com base zero são diretas:
- Identifique seu objetivo. Você espera aumentar a receita em 10%? Você quer cortar custos em 2%? Seu objetivo precisa ser mensurável e atingível dentro do prazo selecionado.
- Considere como você pode atingir esse objetivo. O que você tem em seu arsenal que pode ser usado para ajustar custos, eficiência ou recursos para alcançar seu objetivo?
- Revise suas opções na etapa 2. A implementação de uma tarefa ajudaria você a atingir sua meta? Ou você precisa implementar vários cursos de ação? E se assim for, você as distribui individualmente ao longo do tempo ou de uma só vez?
- Priorize sua (s) nova (s) tarefa (s) e documente os custos necessários para a implementação.
- Avalie todos os custos e despesas necessários para o próximo período em todos os aspectos do seu negócio (ou o departamento que você planeja adaptar para atingir sua meta). Inclua os custos necessários para a (s) nova (s) tarefa (s) documentada (s) no passo 4.
- Se a avaliação atender à sua aprovação e todas as despesas forem justificadas, envolva-se na implementação e siga seu orçamento.
- No final do período, examine suas medidas e determine se você atingiu sua meta. A implementação ocorreu sem problemas? Se erros foram cometidos, você quer se ajustar e avançar com o processo no próximo período? Ou descontinuar completamente a (s) tarefa (s)?
- Comece de novo no passo 1 no início de um novo período.
Por que pode ser certo para você?
Devido à sua estrutura detalhada, o orçamento baseado em zero permite que os proprietários incorporem novas estratégias ao longo de um período de tempo sem o medo de perder a sustentabilidade. Freqüentemente configurado em uma base contínua, o processo oferece aos proprietários de empresas a oportunidade de aprofundar seus planos de implementação e evitar aumentos de orçamento em termos de carta branca que podem não mostrar um retorno sobre o investimento por longos períodos de tempo.
Outra vantagem deste método de gerenciamento de negócios é reduzir efetivamente os custos das operações diárias. Os recursos são alocados somente quando são necessários, reduzindo o desperdício e a redundância e, ao mesmo tempo, aumentando a comunicação entre os departamentos que exigem melhor coordenação para manter o orçamento.
Por que não pode ser certo para você?
É verdade que o método pode levar a custos operacionais mais baixos para grandes empresas, mas isso geralmente significa que os departamentos que não geram receita podem sofrer uma mudança curta ou falta de recursos. Quando algumas áreas do seu orçamento, como produção ou vendas, justificarem suas despesas com facilidade, outras funcionalidades necessárias, como atendimento ao cliente ou pesquisa e desenvolvimento, podem ter mais dificuldade em justificar suas despesas além do mínimo possível.
Outra desvantagem do orçamento baseado em zero é que ele pode ser demorado comparado ao orçamento baseado em custo ou orçamentação baseada em atividades. Isso é especialmente verdadeiro para empresas maiores, mas também é verdade para proprietários de pequenas empresas. Passar por cada item de linha a cada período justificando sua necessidade pode ser trabalhoso e um uso ineficiente do seu tempo.
Onde ele pode levar você?
Independentemente do tamanho de sua empresa, o orçamento baseado em zero exige que você dê uma olhada mais de perto no que gera valor em seu processo. Embora demorado, é um método, quando utilizado corretamente, que pode levar a uma maior sustentabilidade e crescimento equilibrado.
Em última análise, todo empreendedor que opta por usar o orçamento baseado em zero para suas operações certamente aprenderá a importância de investir tempo e recursos para orientar a eficiência e o valor de seus negócios.