Boa gestão do escritório é bom para sua linha de fundo
1. Estabelecer rotinas de gerenciamento de escritório e cumpri-las.
Tarefas de rotina precisam de procedimentos de rotina se você quiser se manter organizado e manter as coisas funcionando sem problemas.
Configurar rotinas para lidar com papelada e sistemas de escritório. Por exemplo, se possível, cada pedaço de papel que entra em seu escritório deve ser manuseado uma vez, posto em prática e arquivado - não a esmo empilhados sobre uma mesa. Da mesma forma, as comunicações digitais, como e-mails, devem ser priorizadas e postas em prática imediatamente, se possível, ou sinalizadas para ações futuras.
Os sistemas Office, incluindo desktops, laptops, servidores de arquivos, impressoras multifuncionais e dispositivos móveis, precisarão de procedimentos administrativos e de emergência. Quando o sistema falha ou uma peça relacionada ao computador falha, todos em seu escritório precisam saber a quem ligar e o que não fazer (por exemplo, tentar consertar o problema). Aprenda os 3 passos para proteger seus dados comerciais críticos.
2. Configure responsabilidades claramente delineadas.
O bom gerenciamento do escritório depende de as pessoas saberem quem é responsável pelo quê - são as pessoas responsáveis por fazer as coisas.
O que aconteceria, por exemplo, se a compra para sua pequena empresa fosse feita por quem, sempre? Você seria capaz de encontrar papel de impressora quando precisava? Colocar uma pessoa encarregada de encomendar todos os equipamentos e suprimentos resolve o problema e mantém as coisas funcionando sem problemas. Peça aos funcionários que enviem por e-mail à pessoa designada qualquer solicitação de suprimentos ou publiquem uma lista manuscrita em um local em que as pessoas possam adicionar o que precisam.
É o mesmo com a administração de sistemas (computador). Você precisa ter uma pessoa responsável pela segurança de seus sistemas de computador e manter o controle de coisas como contas, senhas e software. O uso de sistemas baseados em nuvem para aplicativos de escritório, software de contabilidade e armazenamento de dados é uma solução ideal para pequenas empresas, mas você ainda precisa ter uma pessoa confiável designada para executar tarefas administrativas como adicionar / excluir usuários, atribuir permissões etc.
3. Mantenha registros - e mantenha seus registros de negócios atualizados.
Manter os registros parece a parte mais fácil do bom gerenciamento do escritório - até você considerar a necessidade de manter esses registros acessíveis e atualizados. Mas a primeira regra para ser um bom gerente de escritório o ajudará a entender isso; faça dos registros de atualização uma rotina de escritório. Quando você recebe um novo cliente ou cliente, por exemplo, leva apenas um momento para inseri-lo em seu banco de dados de contatos. Então, só levará outro momento ou dois para atualizar o registro depois que você tiver falado com ele no telefone.
(Observe, também, que a maioria das jurisdições tem leis de privacidade que regulam o tratamento das informações do cliente.)
4. Dê um passeio pelo seu escritório e sente-se.
Seu escritório é um exemplo de gerenciamento de espaço ou má administração espacial?
Quando você anda pelo escritório, você tem que desviar de obstáculos ou correr o risco de tropeçar em algo?
Quando você se senta em uma mesa, você pode realmente trabalhar confortavelmente lá? As coisas estão organizadas logicamente para que as coisas que você mais usa na mesa estejam mais próximas da mão?
Há muitas coisas amontoadas nos escritórios hoje em dia, desde estandes de impressora até armários de arquivamento . Para um bom gerenciamento de escritório, você precisa ter certeza de que todas as coisas no escritório estão organizadas para máxima eficiência - e máxima segurança. As noções básicas de design para pequenas empresas ou escritórios residenciais fornecem dicas para atender com segurança às necessidades de energia, iluminação e ventilação de seu espaço de escritório .
5. Agende o trabalho tedioso.
É muito fácil adiar as coisas que você não gosta de fazer, e a maioria das pessoas de negócios não gosta de tarefas como arquivamento , envio e recebimento ou escrituração - mesmo gerentes de escritório.
Infelizmente, um escritório, como uma cozinha, não funciona bem sem que as tarefas sejam feitas.
Se você é um pequeno empresário que está na posição de não ser capaz de designar o que você considera um trabalho chato ou desagradável para outra pessoa, force-se a chegar a ele regularmente, agendando um horário semanal para isso. Pegue uma manhã ou uma tarde, por exemplo, e gaste fazendo ligações frias , retornando perguntas não prioritárias por e-mail, fazendo postagens em mídias sociais , atualizando os registros ou atualizando os dados.
6. Delegar e terceirizar.
Em um mundo perfeito, todo mundo estaria apenas fazendo o que ele ou ela tinha tempo para fazer e fez bem. Como o mundo não é perfeito, muitas pessoas estão fazendo coisas que não têm tempo ou talento para fazer bem.
A delegação e a terceirização podem não apenas melhorar o gerenciamento do escritório de sua pequena empresa, mas também deixá-lo livre para se concentrar em seus talentos, melhorando assim sua lucratividade. Um assistente de meio período ou virtual pode ser capaz de lidar com muitas tarefas do seu escritório ou administrativas. Para mais informações sobre delegação, consulte Decidir para Delegar .
7. Faça do planejamento comercial uma prioridade.
Muitos pequenos empresários passam seus dias agindo e reagindo - e depois se perguntam por que eles parecem estar girando. O planejamento de negócios é um componente importante do bom gerenciamento do escritório e precisa fazer parte de sua rotina regular de gerenciamento de escritório.
Proprietários bem-sucedidos de pequenas empresas passam o tempo todo no planejamento de negócios, e muitos usam sessões diárias de planejamento de negócios como uma ferramenta para estabelecer metas e crescer.
Este guia de planejamento de negócios é uma ótima cartilha para começar seus esforços de planejamento de negócios em andamento; Ele estabelece uma estrutura de planejamento de negócios para sua pequena empresa e fornece recursos em tudo, desde a redação de uma declaração de visão até as regras para a definição de metas de negócios .
Se você tem funcionários, envolva-os no planejamento de negócios , seja formal ou informalmente.
Você vai adorar a diferença
Não deixe o caos interferir na realização de negócios. Uma vez que você comece a aplicar esses sete princípios da boa administração do escritório, ficará surpreso com a diferença que o bom gerenciamento do escritório faz - e quanto mais negócios você faz.
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