Pedidos atrasados são ruins. Veja como eliminá-los.
Se você tiver pedidos pendentes, isso significa que seus clientes estão aguardando que você os envie. Outra maneira de colocar isso é: seus clientes estão esperando para lhe pagar dinheiro.
Direcionar seus pedidos para zero é uma ótima maneira de otimizar a receita. A boa notícia é que há realmente apenas três coisas que você precisa fazer para levar seus pedidos de volta a zero e mantê-los lá.
- Gerenciamento de demanda do cliente
- Gerenciamento de Throughput Interno
- Gerenciamento do lead time do fornecedor
É bem básico, na verdade. O que os clientes querem, quando querem e quanto tempo demoro para entregá-los?
E, embora você não tenha cem por cento de controle sobre esses três controladores, com bastante prática, você pode entendê-los o suficiente para evitar pedidos atrasados.
Gerenciamento de demanda do cliente
A menos que você seja a Apple ou a Liga Nacional de Futebol Americano, você provavelmente não poderá dizer aos seus clientes o que você vai dar a eles e quando você os dará. O resto de nós tem que descobrir como entregar o que nossos clientes querem, quando nossos clientes querem.
Seus clientes enviam muitos sinais para que você saiba o que eles querem e quando querem. Um desses sinais é uma ordem. Esses são os melhores sinais, porque isso indica que seu cliente está disposto a lhe dar dinheiro em troca de seu produto.
Outros sinais incluem previsões (que normalmente não são vinculativas) e outras informações de negócios que podem ser obtidas de e-mails, telefonemas e reuniões cara-a-cara.
Você também pode trabalhar para prever a demanda de seus clientes analisando as remessas reais históricas, o cenário competitivo, a sazonalidade e quaisquer promoções de marketing ou vendas que afetarão a demanda.
Seu cliente não está sempre certo
Em contraste com o antigo ditado sobre a infalibilidade do seu cliente, o cliente nem sempre está certo. E, sob as circunstâncias certas, eles provavelmente irão gostar de você dizer isso.
Se o seu cliente fizer um pedido e ele quiser que você envie o pedido em três dias, mas você souber que seu prazo de entrega é de três semanas, essa é uma oportunidade de informá-lo de que colocou a data errada do pedido no pedido.
Se você não trabalha com seu cliente para que ele saiba seus lead times, você está pedindo pedidos pendentes. No exemplo acima, se você aceitar o pedido de seu cliente com a data de solicitação "envie-o em três dias" - e você sabe que não pode enviá-lo por três semanas - esse pedido se tornará um pedido atrasado quando o terceiro dia chegar você envia isto.
E daí?
Se você tivesse trabalhado com seu cliente para que ele entendesse seus lead times, seu cliente provavelmente teria feito o pedido com o prazo de três semanas. Eles teriam feito isso de duas maneiras: teriam aceitado sua expulsão para três semanas ou teriam feito seu pedido duas semanas e quatro dias antes. Seus clientes querem entender seus fornecedores e você pode gerenciar suas expectativas , ajudando-os a gerenciar sua demanda .
Gerenciamento de Throughput Interno
Você sabe que Dave no seu departamento de recebimento tem uma entrega de um dos seus fornecedores. E você sabe que a Wendy no atendimento ao cliente tem um pedido de um cliente que quer o que Dave acabou de receber.
Você sabe quanto tempo levará Scott em remessa para levar esse produto para fora e cumprir o pedido da Wendy?
A melhor coisa sobre o Gerenciamento de Throughput Interno é que ele é o driver de pedido em atraso que você tem mais controle.
Se você não sabe quanto tempo leva Dave para colocar essa entrega em estoque, para que Wendy possa liberar o pedido para Scott enviar - então você deveria.
Faça vários estudos de tempo para medir seu tempo de processamento interno. Você pode colocar o Post-it na parede do seu escritório ou mapeá-lo em um quadro branco, mas compreenda cada minuto, cada segundo do seu processo.
Ter esse conhecimento na ponta dos seus dedos ajuda a eliminar pedidos atrasados porque você saberá exatamente quando poderá enviar um produto, mesmo que esteja em uma das prateleiras de seu armazém.
Não prometa enviar algo amanhã se souber que você leva 48 horas para enviar uma ordem para a porta.
E, claro, o próximo passo é reduzir os segundos, depois os minutos, depois as horas e, em seguida, diminuir o tempo de processamento interno .
Gerenciamento do lead time do fornecedor
Se o seu cliente encomendar o Produto A de você, mas você não tiver o Produto A em estoque - então você sabe que precisa obter algum Produto A. Digamos que o Produto A vem do Fornecedor X. Quanto tempo leva para você obter o Produto? A do fornecedor X?
Esse é o seu lead time de fornecedor. O fornecedor X pode dizer que o prazo de entrega é de seis semanas, mas você está comprando o Produto A por tempo suficiente para saber que leva oito semanas para o Produto A aparecer.
Gerenciar esse lead time é fundamental para eliminar pedidos de devolução de clientes. Se seu cliente deseja o Produto A em cinco semanas, mas você sabe que levará oito semanas para obtê-lo, você precisará gerenciar as expectativas do cliente (e ajudá-las a fazer pedidos no prazo) e trabalhar com o Fornecedor X para melhorar esse prazo. .
Por que demora oito semanas para você receber o Produto A?
- Uma semana: o fornecedor adquire matérias-primas
- Duas semanas: o fornecedor faz o produto A
- Uma semana: o fornecedor inspeciona o produto A
- Uma semana: O expedidor prepara a documentação de envio / alfândega
- Três semanas: Trânsito para o seu Dave, à sua porta
A redução do seu pedido de cliente pode se beneficiar do conhecimento dos processos do seu fornecedor. Seus clientes se beneficiariam de um prazo de seis semanas em vez de oito semanas? Essa redução de duas semanas os ajudaria a gerenciar seu inventário e fazer pedidos de maneira mais oportuna?
Como você pode reduzir o lead time de seu fornecedor em duas semanas? Existem matérias-primas que podem ser armazenadas para economizar uma semana? Leva realmente uma semana para inspecionar o Produto A ou a maior parte do tempo gasto sentado na fila? Você pode fazer inspeções durante o processo que poderiam gerar eficiências de fabricação e inspeção? O agente de carga pode preparar a documentação paralelamente a outras atividades de fabricação e expedição?
Às vezes, tudo o que é preciso é um olhar crítico para encontrar os frutos mais baixos para extrair os prazos de entrega de seus fornecedores.
E ao otimizar seus próprios prazos de entrega internos e trabalhar com seus clientes de acordo com sua demanda , você pode trabalhar para direcionar seus pedidos para zero.
Lembre-se de que os pedidos pendentes são o resultado de pedidos que não são enviados no prazo - e os pedidos não são enviados no prazo quando a demanda e os lead times não são gerenciados corretamente.