Selecionando o alto-falante perfeito é sobre a preparação
Veja como.
Conselhos de um especialista
Diane Goodman, presidente da The Goodman Speakers Bureau, Inc. em Windsor, CT, é uma reconhecida líder da indústria no fornecimento de palestrantes e artistas profissionais e reconhecidos nacionalmente para eventos corporativos e organizacionais. Ela é a autora especialista por trás da Survive The Search: como atingir e escolher o melhor palestrante profissional, uma cartilha de 12 páginas para planejadores de eventos e reuniões.
Goodman estruturou o guia como uma lista de verificação de dicas úteis e perguntas que os planejadores de reuniões iniciantes e experientes deveriam abordar internamente antes de solicitar uma contratação ou selecionar um palestrante.
O que fazer antes de selecionar um palestrante
Antes de mais nada, como em qualquer evento, o planejamento antecipado é sempre útil e, às vezes, fundamental para conseguir o melhor palestrante para o seu evento. É muito mais fácil garantir os melhores palestrantes planejando pelo menos seis a 12 meses antes do evento.
Na verdade, a norma para reservar um orador profissional ou conhecido costumava ser um ano. Claro, isso nem sempre é razoável ou realista, e hoje, as reservas são conhecidas apenas alguns meses antes. Mas se você puder evitar, não fique em pânico durante o período de crise. Você vai se agradecer depois.
Assim, a fim de estar preparado o suficiente para iniciar a busca por palestrantes, Goodman aconselha os seguintes passos em todos os eventos e na lista de verificação interna inicial do planejador de reuniões:
- Determinar a logística / agendamento de reuniões
- Entenda o público
- Capture o objetivo da reunião
- Definir as expectativas do orador
- Sucesso de referência
Apenas uma vez que essas tarefas sejam pensadas (e talvez outras específicas para o seu evento ou reunião), você deve começar a busca do orador principal. Um orador principal pode desempenhar várias funções diferentes para uma conferência ou reunião. A sua reunião exige um orador corporativo ou o seu público seria melhor servido por um orador inspirador ou motivacional? Passar por esta lista de verificação não apenas fornecerá uma estrutura melhor a partir da qual conduzir sua pesquisa de palestrante, mas também economizará tempo no back-end para obter aprovação interna em sua primeira escolha de palestrante.
O que fazer durante a pesquisa do orador principal
Depois de conhecer a direção conceitual da reunião, você terá uma experiência melhor ao encontrar um orador principal apropriado. Onde a maioria dos planejadores de eventos ficam presos não está no processo de busca e seleção em si, mas sim na negociação das taxas do orador principal.
Os palestrantes profissionais com um livro publicado podem administrar empresas de mais de US $ 10.000 a US $ 20.000, sem incluir os custos de viagem para um evento. Um autor de best-sellers do New York Times, por outro lado, pode coletar até US $ 40.000 por engajamento por palestras. Embora esses números possam parecer extraordinariamente altos para os planejadores de eventos novatos no espaço do orador principal, você deve abordar as taxas de maneira relativamente grande. Como o preço do orador se compara a dizer o custo do café da manhã servido ou o número de pessoas esperadas na reunião?
The Bottom Line
Como os planejadores de eventos atuam como a face interna e externa da reunião de negócios, esse tipo de abordagem estruturada para a seleção de palestrantes ajudará a obter as aprovações internas necessárias para um orçamento, além de levar o programa adiante.
Ao planejar uma reunião, um dos dois cenários tende a ocorrer: a data da reunião de negócios é aprovada sem conteúdo ou a data da reunião de negócios não é aprovada sem o conteúdo confirmado.
A abordagem de Goodman recomenda que os planejadores de eventos tenham uma compreensão completa da reunião, quem estará participando, que mensagens estão sendo comunicadas, que tipo de palestrante é necessário e o que funcionou no passado.
Essas etapas, combinadas com alguma flexibilidade de agendamento e planejamento antecipado, resultarão em um programa bem-sucedido.