Manter os recibos de negócios organizados pode ajudar os proprietários de negócios a monitorar o progresso de seus negócios, além de prepará-los para as demonstrações financeiras.
Também ajuda a identificar fontes de receita, rastreia despesas e prepara itens para declarações fiscais.
Um sistema melhor
Ao longo dos anos, é importante desenvolver um bom sistema de arquivamento de recibos. Por exemplo, isso pode incluir um sistema de arquivamento que facilita a entrada de dados e permite que você recupere um determinado recibo se precisar pesquisar um específico por data ou categoria.
Um exemplo de manter os recibos de negócios organizados é manter uma série de pastas de arquivos rotuladas por mês e ano, como "Recibos de novembro de 2017". As duas pastas de arquivos mais atuais podem ser colocadas em cima de sua mesa para que, quando você coletar recibos em suas várias rodadas, seja fácil colocá-las na pasta mensal correta.
Em seguida, ao fazer suas entradas de dados mensais, você pode pegar a pasta de arquivos mensal apropriada e classificar os recibos de negócios em pilhas com base em suas classificações de imposto de renda . Por exemplo, você pode recortar todos os recibos de software juntos, todos os recibos de despesas com alimentação e entretenimento juntos e todos os recibos de despesas relacionados a automóveis juntos.
Quando terminar de inserir os dados , você poderá colocar a pasta de recibos do mês no local apropriado em uma gaveta de um de seus fichários.
Se você é uma pessoa de negócios com muitos recibos de despesas, é fácil adaptar o mesmo sistema descrito acima com entradas mais frequentes.
Faça cópias ou imagens digitais
Se você está tentando mudar para um "escritório sem papel" como a maioria do mundo moderno atualmente, pode digitalizar recibos de despesas e armazená-los com outras informações contábeis digitais.
Na verdade, alguns dos aplicativos de software de contabilidade baseados em nuvem mais recentes têm aplicativos móveis que permitem que você tire uma foto do celular de um recibo de despesas e grave-o imediatamente.
Para aqueles que realizam negócios no Canadá, cópias em papel ou imagens digitais de recibos de despesas são geralmente aceitas pela Agência Canadense de Rendimentos (CRA), desde que sejam claramente legíveis. Caso contrário, o CRA pode exigir a exibição dos documentos em papel originais durante uma auditoria ou solicitação de rotina para documentação. Assim, os originais devem ser sempre mantidos pelo tempo prescrito, que é, em média, sugerido por seis anos.
Aliviar o ônus do imposto
A recompensa por ter tido tempo para organizar seus recibos de despesas antes de depositá-los é fazer a declaração de imposto de renda de sua empresa. Por um lado, você terá todos os seus recibos que vão servir como prova para suas deduções de imposto de renda relacionadas ao negócio. Por outro lado, tendo já classificado seus recibos por categorias de despesas de negócios significa que todos os seus recibos relevantes para cada categoria estão prontos para fazer o registro, tornando o preenchimento de seu retorno de imposto de renda rápido e fácil.
Nota: No Canadá, se você operar uma sociedade unipessoal ou uma sociedade , suas despesas comerciais serão inseridas no formulário T2125 que faz parte da sua declaração de imposto de renda pessoal T1.
Se você estiver operando sua empresa como uma corporação no Canadá, você reivindicará suas despesas comerciais na sua declaração de imposto de renda corporativo do T2.
Quando seu imposto de renda é arquivado
Como muitas declarações de imposto de renda agora são arquivadas on-line, não é mais comum ou necessário enviar seus recibos de despesas quando você arquiva seu imposto de renda. Em vez disso, coloque todos os seus recibos relevantes para o ano fiscal em uma única pasta rotulada por ano, como "Receitas fiscais 2017", e adicione a pasta ao seu arquivo, seja digital ou físico.
Se você tiver algum tipo de disputa com a Agência de Receita do Canadá, IRS, ou simplesmente obter auditoria , seus recibos serão evidências cruciais.