Como proteger seus dados comerciais críticos
Perda de dados
Parafraseando Paul Simon, existem 50 maneiras de perder seus dados:
- Uma falha no disco rígido do computador / laptop ou danos ao seu dispositivo móvel pode tornar seus dados irrecuperáveis
- Seu computador ou telefone podem ser roubados - os intervalos de negócios são comuns e, de acordo com as estatísticas do FBI, 97% dos laptops / desktops roubados nunca são recuperados
- Os dados podem ser excluídos acidentalmente (ou excluídos deliberadamente por um funcionário descontente)
- Seu computador pode ser invadido por malware
- Suas contas de armazenamento on-line podem ser invadidas
- Um ataque de ransomware pode tornar seus arquivos inacessíveis até que uma taxa substancial seja paga
Um regime de backup de dados é uma obrigação
Para uma proteção de dados adequada, você precisa estabelecer um sistema de backup de dados que siga estas três etapas:
- Fazer backup de dados corporativos regularmente
- Crie backups em mídia confiável ou na nuvem
- Se o uso de mídia para backups mantiver os dispositivos em um local seguro fora do local
A regra básica para a proteção de dados corporativos é que, se a perda dos dados interferir na realização dos negócios, faça o backup.
Os programas de software de desktop podem ser reinstalados, se necessário, mas a recuperação dos detalhes das transações ou da correspondência comercial é impossível se esses arquivos forem perdidos ou danificados além do reparo.
Arquivo de dados vs backup de dados
Os backups são normalmente imagens periódicas e de curto prazo de dados para fins de recuperação de desastres.
O arquivamento geralmente se refere ao armazenamento a longo prazo de dados que não estão mais em uso regular, mas podem ser restaurados se necessário (por exemplo, um projeto finalizado ou dados de um antigo cliente).
Backup de dados comerciais críticos
Há duas etapas para o backup de dados bem-sucedido;
- Identificando os dados críticos que precisam de backup
- Implementando backups dos dados em um cronograma regular
O que precisa estar em um backup de dados?
Todos os arquivos que você criou e / ou modificou devem ser regularmente copiados. Para muitas empresas, isso inclui tudo, desde arquivos de contabilidade até e-mail.
Mais e mais aplicativos de negócios estão disponíveis por meio da nuvem. No entanto, se você estiver usando aplicativos de desktop (sem navegador), eles podem ser reinstalados da mídia ou baixados, portanto, não é necessário fazer o backup.
Armazenamento na núvem
A utilização de serviços de backup on-line facilita o backup de seus dados - que é apenas uma das razões pelas quais a computação em nuvem é ideal para pequenas empresas . Mas os serviços em nuvem ainda podem ser vulneráveis à perda de dados por meio de hacking ou sabotagem de funcionários (veja o caso recente da Faculdade Americana de Educação de Indianápolis que, depois de demitir um funcionário de tecnologia da informação, descobriu que antes de sair mudara as senhas administrativas para evitando que o colégio acesse seus dados).
Não é uma má ideia fazer backups locais ocasionais de dados em nuvem.
Backups de dados locais
Se você salvar seus dados localmente (por exemplo, não estiver usando o armazenamento em nuvem), poderá simplificar seus backups, mantendo todos os arquivos que precisarão ser arquivados em uma única unidade em seu computador. Por exemplo, suponha que você precise fazer backup de arquivos contábeis, documentos de processamento de texto, planilhas, fotos e e-mail. Colocar Simply Accounting, Microsoft Office (incluindo o Outlook) e o Paintshop Pro em uma unidade separada ou em uma pasta separada facilita o arquivamento de todos os arquivos que você criou ou modificou usando esses programas. Tudo o que você precisa fazer é fazer backup da unidade ou pasta.
Depois de selecionar os dados críticos a serem arquivados, é simples instalar e usar um programa de software de backup para arquivar seus dados corporativos regularmente.
Recomenda-se o backup de seus dados todas as noites. Existem muitos programas de software de backup disponíveis que permitem que você defina um agendamento que faça o backup dos dados automaticamente. O software de backup que também fecha e criptografa arquivos economiza espaço em disco e aumenta a segurança dos dados.
Apenas mantenha seus backups de dados no local, se eles estiverem armazenados em um cofre seguro e indestrutível. Investir em uma unidade de fita ou disco rígido externo e cumprir meticulosamente um cronograma de backup de dados regular não ajudará se todas as suas cópias de backup de dados estiverem em um local e esse local for atingido por um desastre. Para ser verdadeiramente seguro, seus backups devem ser armazenados fora do local. (O backup em nuvem não elimina totalmente essa preocupação, mas é certamente melhor que muitos locais físicos.)
Algumas empresas mantêm seus backups de dados em caixas de segurança nos bancos. (A taxa para uma caixa de segurança é dedutível de impostos, se você precisar de mais incentivo.) Outros proprietários de pequenas empresas mantêm várias cópias de backup de dados de seus registros nas casas de diferentes amigos ou membros da família. Não importa onde você escolhe mantê-los, desde que o site escolhido para backup de dados fora do local seja seguro e você tenha acesso regular a ele.
Dispositivos de backup
Serviços de backup online
Para garantir a segurança máxima, use senhas fortes, altere-as regularmente e verifique se os arquivos de backup estão criptografados (como o armazenamento em nuvem é compartilhado, os provedores de nuvem normalmente criptografam os dados do usuário).
Unidades USB (polegar)
Pendrives estão constantemente aumentando em capacidade e são ideais para backups rápidos de dados. Embora não tenham a capacidade de discos rígidos externos, eles têm taxas de transferência de dados rápidas e são altamente portáteis. Você pode facilmente fazer backup dos dados em uma unidade USB e levá-los para fora do local. Como eles não têm partes móveis, os drives USB são muito confiáveis.
Discos rígidos externos
Para pequenas empresas, comprar e usar um disco rígido externo para backups de dados é o método recomendado. Os discos rígidos externos são baratos em comparação com os sistemas de unidades de fita. Eles também são fáceis de usar; basta conectar o disco rígido à porta USB do seu computador. A maioria dos discos rígidos externos vem com software de backup.
Armazenamento de rede de área local (LAN)
Se você tiver uma rede local (LAN), também poderá fazer backup de arquivos para outro computador ou servidor. No entanto, se a máquina de backup residir no mesmo local, ela poderá ficar vulnerável a roubo ou danificada por incêndio ou inundação. Para evitar o roubo, um servidor pode ser instalado em uma gaiola, armário ou armário trancado.
Armazenamento em fita
Se você tiver grandes quantidades de dados para fazer backup (ou desejar fazer e manter arquivos de dados completos regulares para armazenamento a longo prazo), os backups em fita são a melhor opção. Eles são altamente confiáveis e podem armazenar grandes quantidades de dados.
Faça o backup ou arrisque-se a perdê-lo
Não corra o risco de perder seus dados comerciais. A melhor defesa contra esse desastre é a proteção de dados adequada. Ao criar um sistema de backup que inclua o arquivamento e o backup dos dados da sua empresa com regularidade e de forma adequada, você garantirá que sua empresa possa resistir a qualquer tempestade enfrentada e continuar. Lembre-se - você nunca pode ter muitos backups de dados!