Domine seu sistema de arquivamento!
Tomando o tempo para organizar seu sistema de arquivamento é crucial. Enquanto todos gostariam de ter um escritório sem papel , a realidade é que muitas pequenas empresas ainda têm a necessidade de armazenar documentos em papel, como faturas , recibos , etc. e ser capaz de recuperá-los facilmente quando necessário.
Arquivar recibos corretamente é especialmente importante; um sistema de arquivamento inexistente ou confuso pode adicionar dias de esforço extra no imposto de renda, uma vez que você não quer perder deduções de impostos devido à falta de recibos.
E se a sua empresa estiver sujeita a uma auditoria e você não conseguir apresentar os documentos necessários para apoiar as suas despesas, as suas reclamações serão provavelmente rejeitadas e a sua declaração fiscal será reavaliada .
Como proprietário de uma pequena empresa , você precisa ser capaz de operar em sua mesa com rapidez e facilidade . Embora a criação de um sistema de arquivamento de papel pareça difícil, é uma tarefa relativamente fácil que pode ser facilitada por algumas dicas e truques de arquivamento.
Como organizar seu sistema de arquivamento
(1) Sente-se em sua mesa por alguns minutos e descubra onde você irá instintivamente procurar por coisas.
Eu tenho uma gaveta à direita da minha estação de trabalho. Quando eu configurei meu sistema de arquivamento, eu não tinha nada nele. Quando eu procurava por canetas, clipes de papel ou meu grampeador, era o primeiro lugar que eu olharia, mesmo sabendo que estava vazio. Então, naturalmente, coloco as canetas, os clipes de papel e o grampeador naquela gaveta. Para mim, era o lar natural para esses itens.
Todo mundo vai abordar isso de forma diferente e o que funciona para uma pessoa pode não funcionar para outra. Reserve alguns minutos para se sentar em seu espaço de trabalho principal e procurar equipamentos, suprimentos e arquivos. Isso ajudará você a estabelecer o local ideal para arquivar esses itens pessoalmente.
(2) Agora que você sabe onde procurará naturalmente informações, você deve determinar se um sistema de arquivamento alfabético, numérico ou sujeito funcionará melhor para você.
Como você vai organizar sua papelada em categorias de arquivamento (ou seja, despesas, financeiro, marketing )?
Como você encontra documentos relacionados a despesas comerciais , como extratos bancários, contas de serviços públicos, recibos de despesas de escritório, registros de milhagem de veículos , etc? E quanto à informação do cliente - você procura por coisas de acordo com o nome do cliente? Por número de referência? Este é um passo crítico, pois determinará como você irá dispor seu sistema de arquivamento. Depois de determinar as categorias que você usará, decida se você precisa ir além e criar subcategorias. Faça isso antes de comprar qualquer coisa para o seu sistema de arquivamento.
(3) Em seguida, determine suas necessidades de armazenamento.
Você tem um grande número de arquivos acessados diariamente? Você só acessa seus arquivos semanalmente? As respostas determinarão se você precisa de um suporte de arquivo de área de trabalho, um arquivo de duas gavetas próximo à sua mesa ou um gabinete de arquivo lateral de quatro gavetas do outro lado da sala.
Escolha cuidadosamente. Permitir o crescimento quando se olha para armários - comprar algo para acomodar o dobro dos arquivos que você acha que vai ter agora. Isso limitará o número de vezes que você precisará recorrer e reorganizar seu sistema de arquivamento.
(4) Invista em um bom sistema de rotulagem para maior clareza e fácil acesso.
Ser capaz de ler os rótulos dos arquivos parece óbvio, mas a clareza na rotulagem economizará mais tempo de preenchimento do que você imagina.
A maioria das empresas que cria rótulos fornece modelos que se integram ao software de processamento de texto mais popular. Você pode considerar um dos pequenos sistemas de criação de rótulos que agora também pode imprimir etiquetas de endereçamento individuais. Itens que executam o dever duplo são geralmente um investimento inteligente.
(5) Agora você está pronto para comprar pastas de arquivos.
O melhor investimento é comprar pastas suspensas coloridas (certifique-se de que as guias de etiquetas de plástico estão incluídas) e pastas de arquivo planas. As pastas suspensas coloridas são melhores por dois motivos:
- eles estão facilmente disponíveis
- eles facilitam o reconhecimento de categorias
Por exemplo, se você colocar todos os seus arquivos de cliente em pastas suspensas amarelas, informações financeiras em pastas azuis e qualquer coisa relacionada a marketing em pastas vermelhas, poderá ver facilmente onde deveria procurar um determinado arquivo.
Simples é melhor
O princípio KISS se aplica à criação de um sistema de arquivamento que seja fácil de usar e fácil de cultivar. Mantenha-o simples querido! As categorias de assunto amplas permitirão que você adicione novos arquivos com facilidade à medida que crescer e eliminará a necessidade de atualizar ou reorganizar seu sistema de arquivamento regularmente.
Manter a simplicidade também facilitará a integração dos seus arquivos em papel e digitais como parte do sistema geral de gerenciamento de documentos .
Vá sem papel onde for possível
Se você está tentando tornar sua empresa mais ecológica e mudar para um "Escritório sem papel", pode verificar os recibos de despesas e armazená-los com suas outras informações contábeis digitais. Alguns dos mais recentes aplicativos de software de contabilidade baseados em nuvem facilitam isso por meio de aplicativos móveis que permitem que você tire um recibo de despesa de um celular e grave-o em tempo real (consulte O melhor software de contabilidade para pequenas empresas canadenses ).
Tenha em mente que as cópias em papel ou imagens digitais de recibos de despesas são geralmente aceitas pela Agência Canadense de Rendimentos (CRA), desde que sejam claramente legíveis. Caso contrário, o CRA pode exigir a visualização dos documentos em papel originais durante uma auditoria ou solicitação rotineira de documentação, para que os originais sempre sejam mantidos pelo tempo prescrito. (Veja Por quanto tempo tenho que manter meus registros comerciais? Para mais informações.)