Boa gestão de registro de negócios significa menos estresse de impostos
Mas enquanto a maioria de nós definitivamente considera o gerenciamento de registros de negócios como um trabalho escasso e tende a dar baixa prioridade, o bom gerenciamento de registros não apenas torna nossa vida profissional mais fácil, mas pode nos dar alívio real do estresse no tempo do imposto.
Veja o que você pode fazer para facilitar o gerenciamento de registros:
1. Mantenha seu negócio e despesas pessoais separadas
Parece fácil, não é? Mas essa é a parte do gerenciamento de registros que atrai a maioria das pessoas. Se você levar um cliente em potencial para uma partida de golfe, por exemplo, isso é uma despesa pessoal ou uma despesa de negócios? (A resposta é pessoal porque os green fees não são uma despesa comercial dedutível.) Os veículos que você usa tanto para fins pessoais como comerciais são outro problema perene. Você precisa saber o que se qualifica como despesas comerciais legítimas e o que não é, e certifique-se de que seus registros de negócios reflitam isso com precisão.
2. Obtenha Documentação Suficiente para Todas as Despesas Comerciais
Muitos empresários cometem o erro de pensar que "listas" são boas o suficiente para fins de gerenciamento de registros. Por exemplo, eles têm uma lista de compras em seus extratos de cartão de crédito e acham que isso é bom o suficiente em termos de reivindicar essas compras como despesas comerciais.
Infelizmente, o CRA (Canada Revenue Agency) é mais exigente. Eles não aceitam extratos de cartão de crédito ou cheques cancelados como documentação suficiente para despesas quando uma fatura ou recibo normalmente seria emitida. O IRS é mais tolerante e, na ausência de um recibo, geralmente aceita extratos de cartão de crédito e cheques cancelados como prova de reclamações de despesas.
Em termos de manter registros, há dois pontos a serem lembrados:
a) Sempre receba um recibo . Adquira o hábito de pedir um recibo sempre que fizer uma compra - não importa quão pequena seja. Pequenas despesas também se somam e você precisa da documentação para seus registros de negócios.
b) Etiquete seus recibos, se necessário . Ainda há empresas por aí que distribuem recibos que não têm nada, exceto a data em que o item foi comprado e quanto custou - o que não é muito útil quando você está olhando para um recibo tentando descobrir o que o item em questão e em qual categoria de despesa de negócios ele se encaixa.
Quando você receber um recibo , examine-o e escreva as informações ausentes / relevantes nele, como o recebimento e a categoria de despesas.
3. Obtenha uma conta bancária separada para sua empresa
Embora as taxas para contas bancárias comerciais sejam notoriamente altas em comparação com contas pessoais, uma conta bancária comercial é absolutamente necessária para um bom gerenciamento de registros de negócios. Uma conta bancária empresarial ajuda você a manter suas despesas comerciais e pessoais separadas. Você depositará todas as suas receitas comerciais na conta comercial e retirará todas as despesas ou pagamentos relacionados a negócios somente da conta comercial.
Que tipo de conta bancária comercial você deve obter? Uma conta chequing - de preferência um que entrega extratos mensais e devolve seus cheques cancelados a você.
As verificações comerciais ajudam a facilitar o gerenciamento de registros, pois você pode usar a linha de memorando na frente de cada cheque para documentar o objetivo comercial da despesa.
4. Ter e usar um cartão de crédito separado para despesas comerciais
O uso de seus cartões de crédito pessoais para fins comerciais o deixará rapidamente em um atoleiro de gerenciamento de registros. Um cartão de crédito empresarial simplifica muito o gerenciamento de registros de negócios, ajudando a manter suas despesas pessoais e comerciais separadas. (Isso também ajuda a tornar sua empresa mais profissional.)
5. Mantenha um registro de milhagem de sua viagem de negócios
Se você usar qualquer um dos seus veículos para fins comerciais , um registro de milhagem será uma grande ajuda no gerenciamento de registros.
Observe a quilometragem (ou quilômetro) de leitura no odômetro no início do ano e, em seguida, insira a milhagem por data cada vez que você usar o veículo para fins comerciais. Manter seu registro de milhagem no porta-luvas do seu veículo facilitará isso. Se você tiver mais de um veículo usado para fins comerciais, mantenha um registro de milhagem em cada um deles.
6. Mantenha todos os seus registros de negócios para um determinado ano fiscal juntos
Ter seus registros de negócios espalhados por todo o lugar é uma perda de tempo real quando se trata de contabilidade ou preparação de seus impostos , e organizar seu sistema de gerenciamento de registros comerciais no ano fiscal tornará muito mais fácil encontrar os registros comerciais que você precisa quando precisa eles.
7. Mantenha seus registros comerciais pelo período correto de tempo
Por alguma razão, parece haver muita confusão sobre quanto tempo você tem para manter seus registros comerciais . Para fins tributários, "se você arquivar sua devolução a tempo, mantenha seus registros por no mínimo seis anos após o final do ano fiscal ao qual eles se referem". Esse período de seis anos começa na última vez em que você usou os registros de negócios, não a partir do momento em que a transação ocorreu.
Para declarações de impostos nos EUA, "mantenha registros por três anos a partir da data de apresentação do seu retorno original ou dois anos a partir da data em que você pagou o imposto, o que ocorrer mais tarde se você registrar uma reivindicação de crédito ou reembolso depois de arquivar seu retorno. por 7 anos se você registrar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis ".
8. Software de contabilidade facilita
Com sua facilidade de uso, acessibilidade a partir de dispositivos móveis e baixo custo, os pacotes de software de contabilidade para pequenas empresas baseados na nuvem de hoje podem simplificar bastante o gerenciamento de registros . Por cerca de US $ 10 por mês, os fornecedores de software, como FreshBooks e Zoho, oferecem pacotes iniciais básicos adequados para freelancers e proprietários individuais , incluindo faturamento , controle de despesas e relatórios simples. Pense nas vantagens de poder, por exemplo, enviar uma fatura diretamente de seu smartphone, tirar uma foto de um recibo de almoço com um cliente e registrá-lo como uma despesa ou controlar o tempo faturável com um cronômetro interno.
Essas oito coisas que você pode fazer para facilitar seu gerenciamento de registros não são difíceis. Como muitos dos negócios administrativos relacionados à administração de um negócio, eles apenas exigem o estabelecimento de bons hábitos e persistência. Mas se você aplicar essas regras agora e seguir adiante, verá uma enorme diferença no próximo período fiscal e sua contabilidade será mais fácil durante todo o ano.