Dicas de gerenciamento de arquivos para arquivos digitais
Além de armazenar documentos localmente em desktops, laptops ou dispositivos móveis, cada vez mais empresas estão usando a nuvem para aplicativos básicos de negócios e armazenamento de arquivos. (Veja Por que Cloud Computing é Ideal para Pequenas Empresas e 5 Desvantagens da Computação em Nuvem. )
Para complicar ainda mais o problema de armazenamento, é necessário que muitas empresas compartilhem documentos entre os funcionários .
Em um escritório, isso geralmente é feito usando um servidor de arquivos ou um dispositivo de armazenamento conectado à rede (NAS). Se o acesso móvel compartilhado for necessário, os documentos podem ser armazenados na nuvem e compartilhados pela atribuição de permissões de acesso. O resultado de tudo isso pode ser um pesadelo de gerenciamento de arquivos com alguns documentos de uma pessoa armazenados na nuvem e alguns documentos locais e até mesmo individuais armazenados apenas em um lugar ou outro.
Organização é a chave para o gerenciamento eletrônico de arquivos
Onde quer que os documentos estejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo do gerenciamento de arquivos eletrônicos é garantir que você possa encontrar o que está procurando, mesmo se estiver procurando por ele anos após sua criação.
A maioria das pessoas de negócios, de uma só vez ou outra, ficou na posição embaraçosa de ter uma ligação do cliente e não conseguir localizar rapidamente a fatura relevante ou outros documentos importantes do cliente.
Igualmente irritante é mexer no final do ano tentando encontrar documentos relativos a contas de empresas para o contador ou, pior ainda, ao fisco .
A organização adequada de documentos digitais é especialmente crítica em um ambiente compartilhado - se um de seus funcionários estiver ausente (temporariamente ou permanentemente!), Você poderá localizar facilmente quaisquer documentos criados ou gerenciados por essa pessoa.
(Observe que a possível perda de problemas de dados com funcionários descontentes e que estão saindo é mais um motivo para proteger os dados da empresa. Consulte as 6 regras de proteção de dados corporativos ).
Essas dicas de gerenciamento de arquivos ajudarão você a manter seus arquivos acessíveis:
1. Use as pastas de instalação padrão para arquivos de programa.
Use os locais de arquivos padrão ao instalar programas aplicativos. No Windows, os arquivos do programa de aplicativo de convenção residem no diretório (Drive Letter:) -> Program Files. Instalar aplicativos em outro lugar é confuso e desnecessário.
2. Um lugar para todos os documentos.
Coloque todos os documentos em uma única pasta "raiz". Para um único usuário em um ambiente Windows, o local padrão é a pasta Meus Documentos.
Em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente fazer o mesmo. Crie uma pasta raiz única (chamada "Documentos compartilhados", por exemplo) e armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Ter um único local para todos os documentos eletrônicos facilita encontrar coisas e executar backups e arquivos.
3. Crie pastas em uma hierarquia lógica.
Estas são as gavetas do arquivo do seu computador, por assim dizer. Use linguagem simples para nomear suas pastas; você não quer estar olhando para esta lista de pastas no futuro e se perguntando o que significa “TFK” ou qualquer outra abreviação interessante que você tenha inventado.
4. Aninhe pastas dentro de pastas.
Crie outras pastas dentro dessas pastas principais conforme necessário. Por exemplo, uma pasta chamada " Faturas " pode conter pastas chamadas "2018", "2017" e "2016". Uma pasta nomeada para um cliente pode incluir as pastas "dados do cliente" e "correspondência". O objetivo é ter todos os arquivos em uma pasta, em vez de ter um monte de arquivos órfãos listados.
No entanto, não crie estruturas de pastas complexas e com camadas profundas. Sempre que possível, use nomes de arquivos descritivos.
5. Siga as convenções de nomenclatura de arquivos.
Alguns sistemas operacionais (como o Unix) não permitem espaços em nomes de arquivos ou pastas, portanto, evite isso se o ambiente de computação for misto. Em vez disso, use os sublinhados como um delimitador (por exemplo, Doe_John_Proposal.doc.) Outros caracteres como /? <> \: * | "^ também são proibidos em nomes de arquivos ou pastas no Windows.
Use nomes de arquivos descritivos para fácil identificação e recuperação, mas não exagere - os nomes de arquivos / caminhos têm limites de tamanho que variam entre os sistemas operacionais. No Windows, o tamanho máximo do caminho completo para um arquivo (por exemplo, a letra da unidade + nome da pasta + nome do arquivo) é de 260 caracteres. Use abreviações comuns sempre que possível, como Jan para janeiro ou Corp for Corporation.
6. Seja específico.
Dê aos arquivos eletrônicos nomes lógicos específicos e inclua datas nos nomes dos arquivos, se possível. O objetivo ao nomear arquivos é saber o que é o arquivo sem ter que abri-lo e procurar. Portanto, se o documento for uma carta para um cliente lembrando-o de que o pagamento está atrasado, chame-o de algo como "overdue_20180115"; em vez de algo como "carta". Como você vai saber quem é a carta sem abri-la?
Se você estiver compartilhando arquivos via e - mail ou dispositivos portáteis, pode querer que o nome do arquivo inclua informações mais específicas, uma vez que as informações da pasta não serão incluídas no arquivo compartilhado. Por exemplo, se o documento estiver em Meus Documentos \ Faturas \ 2017 \ Clientes \ Doe_John_20180416.doc e o arquivo for compartilhado ou enviado por e-mail, tudo o que o destinatário verá será Doe_John_20170416.doc e poderá não conseguir dizer que o arquivo é um cliente fatura sem abri-lo.
7. Arquivo como você vai.
A melhor hora para arquivar um documento é quando você o cria. Portanto, adquira o hábito de usar a caixa de diálogo "Salvar como" para arquivar o documento e nomeá-lo, colocando-o no lugar certo.
8. Solicite seus arquivos para sua conveniência.
Se houver pastas ou arquivos que você usa muito, force-os para o topo da lista de arquivos, renomeando-os com um! ou um AA no início do nome do arquivo.
9. Abater seus arquivos regularmente.
Às vezes, o que é antigo é óbvio, como no exemplo da pasta "Faturas" acima. Se não estiver, mantenha suas pastas organizadas limpando os arquivos antigos.
Não exclua arquivos relacionados a negócios, a menos que tenha absoluta certeza de que nunca precisará do arquivo novamente. Em vez disso, na sua coleção principal de pastas sob sua pasta raiz, crie uma pasta chamada "Antiga" ou "Inativa" e mova os arquivos antigos para ela quando se deparar com eles.
( Quanto tempo você deve manter registros de negócios para o CRA ou IRS? Explica por quanto tempo você deve manter registros de negócios para atender às suas obrigações fiscais.)
10. Faça backup de seus arquivos regularmente.
Quer você esteja copiando seus arquivos em outra unidade ou em fita, é importante configurar e seguir um regime de backup regular. Veja os 3 passos para um sistema de backup bem sucedido .
Bom gerenciamento de arquivos faz com que você encontre o que deseja
O gerenciamento de documentos eletrônicos deve fazer parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para o seu negócio. Um plano adequado de gerenciamento de documentos deve incluir todos os aspectos de manipulação de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.
A função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca corresponderá à facilidade de poder ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de maneira consistente, mesmo que não saiba onde está algo, saberá onde deveria estar - uma grande vantagem quando se trata de encontrar o que está procurando. Boas práticas de gerenciamento de arquivos economizarão tempo e dinheiro para sua empresa .