Em última análise, o contrato será um documento delineando todas as regras que regerão seu relacionamento no futuro e, quanto mais claro e direto ao assunto, melhor ele poderá ser implementado e cumprido. O objetivo é encontrar um equilíbrio com o fornecedor e visualizá-lo como um parceiro, para que ambos possam atingir suas metas e objetivos corporativos assinando o contrato.
Negociação de contrato bem-sucedida significa que os dois lados buscam pontos positivos que beneficiem ambas as partes em todas as áreas, ao mesmo tempo em que conseguem um acordo justo e equitativo. Um contrato assinado que beneficie ambas as partes fornecerá uma base sólida para construir um relacionamento duradouro com seu fornecedor. Abaixo, são simples e fáceis de implementar objetivos e estratégias para negociações de contrato bem-sucedidas.
Objetivos das Negociações Contratuais
Objetivos de negociação de contrato podem ser usados para avaliar o contrato com base em cada um desses critérios:
- Explique claramente todos os pré-requisitos, termos e condições essenciais.
- Bens ou serviços a serem fornecidos são detalhados e definidos.
- A compensação é claramente declarada, incluindo o custo total, as programações de pagamento e os termos de financiamento.
- Delineando todos os principais marcos, como datas efetivas, datas de conclusão / término e possíveis datas de renovação.
- Identificação e endereçamento de riscos e responsabilidades potenciais.
- Definição e definição de expectativas razoáveis para a parceria, incluindo uma estratégia de comunicação e cronograma.
Negociações de Contratos Estratégicos
1. Liste prioridades de classificação, bem como alternativas: Ter a lista de itens que são mais importantes versus itens que talvez não sejam tão importantes permite que você tenha a oportunidade de fazer um trade-off, se necessário. Essa lista deve ser uma lista dinâmica que é mantida atualizada com base nas necessidades da empresa em relação ao trabalho com esse fornecedor. Não é prático supor que você será capaz de negociar efetivamente todas as áreas do contrato de uma só vez. Assim, você quer ter certeza de que o mais importante para você é discutido e acordado antes de passar para itens menos importantes.
2. Reconheça a diferença entre o que você precisa e o que você quer: Revise suas prioridades com frequência durante o processo de planejamento das negociações do contrato e uma última vez no final. Certifique-se de fazer as perguntas difíceis: "Isso é realmente uma prioridade para a nossa empresa, ou é um 'bom ter'?" "Esta prioridade foi resultado de alguma disputa política interna, ou é real?" "Se tivéssemos que sacrificar este item, este acordo ainda pode ser benéfico para ambos os lados?"
3. Conheça os seus resultados para saber quando se afastar: existe um custo ou uma taxa horária que sua empresa não pode exceder?
Você chegou à conclusão de que uma ou duas das principais prioridades são realmente inegociáveis e será melhor sair desse contrato se o fornecedor não concordar com isso? Liste-os junto com a lógica para que você possa usá-los para negociar o melhor negócio.
4. Defina quaisquer restrições de tempo e benchmarks: Defina os padrões de medição de desempenho que você espera do seu fornecedor. Este será um método fundamental para monitorar o desempenho do fornecedor. O sucesso do fornecedor será fundamental para obter um bom valor deste contrato. Assim, você desejará negociar uma penalidade justa e equitativa quando os indicadores-chave de desempenho (KPI) não forem cumpridos.
5. Avaliar possíveis riscos e responsabilidades: Entenda o potencial de algo dar errado ou não ser implementado como previsto quando o contrato foi estabelecido.
E se os custos imprevistos forem encontrados? Quem será responsável se as regulamentações governamentais forem violadas? Cujo seguro cobrirá trabalhadores contratados? Estas são apenas algumas das perguntas mais comuns que devem ser abordadas em qualquer contrato. Assim como era importante entender as prioridades, é igualmente importante não apenas conhecer a possibilidade de algo dar errado, mas ser proativo sobre o que fazer a respeito, caso isso aconteça.
6. Confidencialidade, não concorrência, resolução de disputas e mudanças nos requisitos: Para arredondar a lista, esses itens representam apenas mais algumas coisas a considerar ao negociar o contrato do fornecedor. Quando abordada de forma proativa, essa lista pode se tornar um bom lugar para estabelecer um terreno comum com o fornecedor, em vez de itens que poderiam ser possíveis obstáculos à negociação . Por exemplo, se o fornecedor ou um representante do fornecedor tiver a possibilidade de ser exposto a informações confidenciais da empresa, deve haver uma cláusula de confidencialidade que limitará a responsabilidade tanto para você quanto para o fornecedor. É imperativo tomar todas as precauções para proteger toda a propriedade intelectual e patentes, além de dados financeiros confidenciais.
Finalmente, antes de ambos os lados se sentarem para revisar, discutir e negociar os termos do contrato, assegure-se de que você também tenha considerado alguns outros critérios-chave que podem facilitar um processo.
7. Determine se os interesses da sua empresa seriam melhor protegidos através do uso de assessoria jurídica: Negociar um contrato por um ano de serviços de zeladoria em um pequeno escritório é muito diferente do que negociar um contrato para terceirizar um call center razoavelmente grande. Se você se sentir um pouco desconfortável revendo contrato "legalese", não hesite em manter um advogado especializado em negociações contratuais.
8. Determinar se o contrato exigirá supervisão por ou através de um contador ou outro especialista financeiro: Tão importante quanto reter o conselho jurídico apropriado, pode ser também reter, ou designar dentro de um especialista que possa gerenciar os termos financeiros do contrato. no início das negociações, bem como durante todo o processo. Fazer um pro forma para a transação em si, assim como relatórios financeiros contínuos, pode ser uma tarefa bastante complexa, mas de vital importância. Aproveite o tempo para entender como esse processo pode ser gerenciado internamente por um contador ou se ele precisa ser terceirizado para uma empresa de contabilidade.
Outra vantagem de monitorar de perto as finanças de um determinado contrato é que isso poderia ser usado como um KPI e um objetivo significa monitorar o desempenho.