Se o seu negócio é vender no Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire ou Oregon, nenhum imposto sobre vendas é cobrado, então você não precisa se preocupar com este processo. Sortudo.
Os impostos sobre vendas são, francamente, uma bagunça.
Existem muitas localidades tributárias envolvidas, cada uma com sua própria alíquota e lista de produtos e serviços tributáveis. Se você tem uma presença fiscal (chamada de nexo de impostos ) em estados diferentes, talvez seja necessário coletar impostos diferentes em itens diferentes. E se você vender online, tentando descobrir se você tem que coletar o imposto sobre vendas de clientes em muitos estados torna-se quase impossível de gerenciar.
Para ajudá-lo a resolver isso, este artigo contém as etapas e as decisões necessárias para coletar, relatar e pagar impostos sobre vendas dos produtos ou serviços que você vende. Aqui estão as principais etapas do processo de preparação para coletar, relatar e pagar impostos sobre vendas:
- Comece determinando se você deve coletar impostos sobre vendas em um estado específico.
- Comece registrando-se na agência tributária do seu estado. Se você vender em mais de um estado, precisará se registrar em cada estado. Seu estado também terá informações sobre quais produtos e serviços são tributáveis.
- Determine a taxa de imposto sobre vendas ou taxas que você deve cobrar . Estima-se que existam 11.000 entidades de arrecadação de impostos nos EUA, portanto, determinar e cobrar impostos sobre vendas pode ser muito complexo. A Tax Foundation possui uma tabela para download das taxas de impostos sobre vendas estaduais.
- Configure seus processos para coletar o imposto sobre vendas de seus clientes. Você pode estar vendendo on-line, em uma loja de varejo ou em locais externos, como mercados de pulgas e eventos.
- Reúna seus registros de todas as suas vendas e impostos por meio do seu sistema de contabilidade empresarial.
- Envie relatórios para o seu estado e, claro,
- Pagar impostos sobre vendas ao seu estado, conforme necessário.
Determine sua exigência para coletar impostos sobre vendas em um estado ou estados
Sua exigência como empresa para coletar impostos de vendas de seus clientes depende desses fatores:
- Se você tem um nexo de impostos nesse estado.
- Se os produtos ou serviços que você vende são tributáveis nesse estado
- Se você vende on-line, precisará procurar os requisitos específicos para coletar impostos sobre vendas como um vendedor on-line em cada estado.
Registro de Imposto sobre Vendas do Estado
Depois de determinar que você deve coletar o imposto sobre vendas em um estado específico, acesse o site da autoridade tributária desse estado e registre-se para obter a permissão de imposto sobre vendas. A permissão permitirá que você colete, relate e pague impostos sobre vendas em itens tributáveis. Primeiro, você precisa ter seu Número de ID do empregador federal e todas as informações sobre sua empresa e seus proprietários. A maioria dos estados permite o registro on-line, portanto, tenha todas as informações prontas antes de iniciar o processo.
Determinar quais produtos ou serviços são tributáveis
Nem todos os produtos e serviços são tributáveis em todos os estados. Mais estados estão adicionando mais produtos e serviços à lista de itens tributáveis.
Além disso, os estados estão tentando determinar o que é um serviço e o que é um produto. Por exemplo, se um CPA faz impostos comerciais, isso é um serviço ou um produto? Estados diferentes respondem a essa pergunta de maneiras diferentes.
Determinar a taxa do imposto sobre vendas para coletar
O processo de imposto sobre vendas é complexo, porque existem muitas localidades (estaduais e locais) que têm impostos sobre vendas, cada uma tem sua própria taxa de imposto sobre vendas e diferentes formas de determinar a origem tributária ou a baseada no destino. Alguns estados são baseados na origem (ou seja, o imposto sobre vendas é cobrado a partir da localização do vendedor) e outros estados são baseados no destino (o imposto sobre vendas é cobrado a partir da localização do comprador). Alguns estados, como a Califórnia, têm localidades de imposto sobre vendas baseadas na origem e no destino.
A taxa muda, dependendo da sua localização. Se você está vendendo em vários locais, deve incluir o imposto sobre vendas correto para cada local.
Por exemplo, se você está vendendo produtos em várias cidades ou municípios no seu estado, o valor correto deve ser coletado de cada localidade. Isso fica complexo se você tiver muitos lugares onde seus produtos estão sendo vendidos. Se você está vendendo em vários estados, você também deve programar o valor correto para cada local dentro de cada estado.
Colete Impostos sobre Vendas dos Clientes
Depois de receber sua permissão de imposto sobre vendas, você pode começar a cobrar imposto sobre vendas dos clientes. Você deve mostrar o valor do imposto separadamente, para que o cliente possa ver o valor do imposto; isso normalmente não é um problema, já que a maioria dos recibos de vendas é programada para mostrar os valores. Se você está vendendo on-line , a página "carrinho de compras" mostrará o cálculo do imposto sobre vendas. Você precisará programar o computador para o montante ou valores do imposto sobre vendas aplicável.
Verificar as isenções de imposto sobre vendas
Em alguns casos, os produtos que você está vendendo podem estar isentos de impostos sobre vendas. Essas isenções também se aplicam se você estiver vendendo um produto isento de impostos. Você também pode querer obter um certificado de imposto sobre vendas se achar que suas compras de itens para revenda estão isentas. O processo de obtenção deste certificado de isenção e os requisitos são diferentes para cada estado.
- Produtos comprados para revenda e matéria prima.
- Sem fins lucrativos. Algumas organizações sem fins lucrativos em alguns estados podem conseguir que um certificado de imposto sobre vendas seja isento de impostos sobre vendas em alguns produtos.
Se lhe for apresentado um certificado de imposto sobre vendas de um cliente, você deverá fazer uma cópia dele e guardá-lo em seus registros comerciais, para que possa apresentá-lo se auditado pelo seu estado
Coletando Impostos sobre Vendas para Vendas On-line
Se você tem um negócio on - line , incluindo uma empresa de leilões on - line (como um vendedor da Amazon ou um vendedor do eBay), talvez esteja se perguntando se deve cobrar impostos sobre vendas para transações on-line. A resposta simples é que você deve cobrar imposto sobre vendas para vendas no estado. A cobrança de imposto sobre vendas para vendas fora do estado varia de acordo com o estado. Depende do seu estado e do seu status fiscal dentro do estado.
A questão do imposto sobre vendas on-line está em constante mudança. Muitos estados estão usando o nexus de impostos de forma mais ampla para exigir que afiliados de empresas on-line, como a Amazon, coletem impostos sobre vendas.
Mantenha registros de impostos sobre vendas coletados
Depois de coletar os impostos sobre vendas, você deve manter registros de quanto você coletou (esses valores entram na conta do passivo "Sales Taxable", no seu sistema contábil . Se você tiver um sistema de contabilidade on - line , como o QuickBooks , configurar transações de vendas para postar automaticamente nessa conta.
Informar informações fiscais de vendas para o seu estado
Além de pagar os impostos sobre vendas do estado que você deve, você também deve enviar relatórios periódicos de impostos sobre vendas para o departamento de receita do estado.
A maioria dos estados agora oferece a você a capacidade de pagar e reportar impostos sobre vendas on-line. Aproveite este recurso, se puder.
Pague impostos sobre vendas ao seu estado
Verifique com seu estado para ver quando você deve pagar impostos sobre vendas. A frequência de pagamento depende do volume de suas vendas. Na maioria dos estados, você deve pagar mensalmente se tiver um alto volume de vendas, mas pelo menos trimestralmente em quase todos os estados. Certifique-se de pagar a tempo para evitar multas e multas por atraso no pagamento .
Alguns estados dão um desconto para o pagamento antecipado de impostos sobre vendas. Isso é definitivamente algo para se olhar, se possível.
Algumas dicas sobre impostos de vendas
- Os impostos sobre vendas são determinados com base na localização - no local, no comprador ou no vendedor. Qual deles depende do seu estado. Consulte a agência de receita do seu estado para obter mais informações. Verifique as taxas de impostos sobre vendas mais atualizadas para garantir que você está cobrando o valor total do imposto.
- Se alguém quiser comprar de você e disser que é um "revendedor" ou que está comprando para "revenda", ele precisará mostrar a você uma autorização do reservatório. Certifique-se de manter uma cópia desta autorização caso seja questionado por agentes fiscais de vendas estaduais.
- Se você faz negócios em vários locais, dentro e entre estados ou vende on-line, talvez queira usar o serviço de imposto sobre vendas, como TaxJar ou Avalara.
Para mais informações, consulte este artigo com respostas a perguntas comuns sobre impostos sobre vendas.