Como, por que e quando equilibrar a gaveta de dinheiro
Quando investigada, a causa mais comum do roubo é a falta de um procedimento ou controles adequados.
O processo de contar o dinheiro, reconciliar os recebimentos e equilibrar a caixa cria uma prestação de contas das transações do dia. Esse sistema de gerenciamento de caixa pode ser criado ao mesmo tempo em que as políticas de armazenamento são estabelecidas. Muitos dos sistemas de POS (ponto de venda) atuais têm instruções passo a passo para fechar (também conhecido como balanceamento) a gaveta do caixa para orientar o funcionário.
Por que equilibrar?
O gerenciamento da loja ou caixas pode puxar um relatório de vendas a qualquer momento durante um turno. Adicionando o dinheiro inicial na gaveta ao valor de vendas diárias, um varejista saberá exatamente quanto dinheiro deve estar no caixa ou no sistema de PDV a qualquer momento. Isso é extremamente útil:
- Para evitar ter muito dinheiro no chão de vendas.
- Se a loja for roubada.
- Quando um cliente reclama de pouca mudança.
- Para descobrir freqüente excesso / escassez de caixas particulares.
- Para remover a tentação de aceitar dinheiro sem a documentação da gaveta do caixa.
Como equilibrar uma gaveta de dinheiro
Balanceamento de uma caixa registradora geralmente ocorre no final do dia ou no final do turno de um caixa. A gaveta do caixa e seu conteúdo devem ser levados para um escritório ou outra área isolada para preparar o relatório.
Se balancear a gaveta após o fechamento, certifique-se de que as luzes do piso de vendas estejam apagadas e a porta esteja trancada. Para muitos vendedores, eles ficam com pressa e tendem a começar a fechar antes que a loja seja fechada. Esta não é uma prática segura. No entanto, se você tiver vários funcionários na loja, é possível fechar um dos registros durante o horário de funcionamento.
Qualquer excesso ou escassez deve ser investigado. A natureza humana deve ser levada em conta para pequenos erros e pequenas quantidades. Com isso, entendemos que erros simples de mudança são comuns ao processar uma transação. No entanto, discrepâncias freqüentes podem ser um sinal de roubo de funcionários ou podem indicar que é necessário treinamento adicional para um caixa específico. Como regra geral, você quer ter certeza de que não mais do que $ 2 é desligado à noite. Embora dependa do número de transações naquele dia (em outras palavras, quanto mais transações maior a chance de contar erros), a regra de $ 2 é útil.
O cash-on-cash inicial é colocado de volta na gaveta do caixa e armazenado à noite, enquanto o depósito é preparado para o banco. Todos os recibos de cartão de crédito, relatórios de terminal e outros recibos de registro podem ser grampeados no Relatório Diário de Gavetas de Dinheiro e arquivado por data.
Separação de deveres
Para obter mais responsabilidade, considere usar duas pessoas para equilibrar a caixa registradora. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório de caixa diário, enquanto a outra pessoa prepara um depósito bancário. Ambos os membros da equipe devem assinar o relatório indicando que são responsáveis pelos números mostrados. Embora nenhum sistema possa evitar fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desestimular o conluio entre os funcionários.
No início do próximo turno, cada caixa deve receber sua própria gaveta de dinheiro. Peça ao caixa que informe o dinheiro na gaveta para verificar o saldo inicial. Se você é uma pequena loja com apenas um registro, o dinheiro provavelmente permanece na gaveta durante a noite. Se esta é a sua situação, o procedimento é o mesmo.
Uma última nota: como o erro humano faz parte do jogo, certifique-se de incluir discrepâncias no seu dinheiro como parte de suas declarações de lucros e perdas.
Adicione uma linha às suas declarações de lucros e perdas que orçam e exibem uma perda de contagem incorreta. Essa é outra maneira de auditar e gerenciar a perda.