Nos últimos anos, muitas empresas passaram pela experiência de se tornarem certificadas pela ISO 9000. Às vezes, isso pode ser um processo longo e caro, mas as empresas estão dispostas a passar pela certificação pelos benefícios que ela traz. No entanto, cada empresa é única e a administração deve considerar cuidadosamente as razões pelas quais deseja obter a certificação ISO 9000 e quais serão os benefícios para a empresa.
A certificação ISO 9000 foi publicada pela primeira vez em 1987 com base na série BS 5750 de padrões introduzidos pelo British Standards Institute (BSI) na década de 1970. A partir de 2009, a organização da ISO estima que mais de um milhão de empresas foram certificadas pela ISO 9000, sendo um quarto delas da China.
Na década de 1990, as empresas realizaram certificações ISO 9000 por motivos que podem não ter beneficiado seus negócios. A corrida para obter a certificação ISO 9000 foi impulsionada em alguns aspectos por não querer ser a única empresa a não ser certificada. As empresas estavam realizando a certificação porque seus concorrentes eram e não porque seus negócios melhorariam. No clima econômico atual, as empresas estão considerando cuidadosamente se a certificação ISO 9000 é algo de que elas se beneficiarão. As razões para a certificação devem ser ponderadas em relação aos benefícios que a certificação traria.
A principal razão pela qual uma empresa consideraria a certificação ISO 9000 é uma exigência de um de seus clientes ou clientes em potencial .
Se o principal cliente de uma empresa exigisse que todos os seus fornecedores fossem certificados, obviamente seria do interesse da empresa buscar a certificação ISO 9000. Este também seria o caso de um cliente em potencial ter o mesmo requisito.
Outro motivo significativo pelo qual uma empresa deve considerar a certificação ISO 9000 é que ela pode melhorar a eficiência da empresa.
A certificação ISO 9000 pode ajudar uma empresa a agilizar e ordenar seus processos, o que tornará a empresa mais eficiente.
Para que uma empresa tenha a certificação ISO 9000, há várias atividades que devem ser realizadas independentemente do tamanho ou do tipo de empresa. A primeira e mais importante dessas atividades é ter o comprometimento da gerência sênior . Sem que os gerentes seniores conduzam o processo, a certificação ISO 9000 é difícil de alcançar. Esse compromisso não deve estar presente apenas no início do processo de certificação, mas a cada passo, dando orientação e apoio na forma de um comitê gestor. Muitas empresas falharam no processo de certificação devido à falta de apoio da alta administração.
Quando a gerência se comprometeu com o processo de certificação, é vital treinar a equipe da empresa no processo da ISO 9000. A partir daí, os principais funcionários podem ser selecionados e treinados para serem os auditores internos da empresa para o processo de certificação.
O próximo passo é preparar um manual de políticas de qualidade para a empresa. Este manual deve refletir os elementos dos requisitos da ISO 9000 que se aplicam à empresa. É importante garantir que os requisitos sejam totalmente compreendidos antes que o manual de política de qualidade seja desenvolvido.
O manual da política de qualidade deve incluir procedimentos operacionais que identifiquem funções dentro da empresa e o pessoal responsável por essas funções. O manual de política de qualidade é então revisado pelos auditores internos da empresa para conformidade com os regulamentos da ISO 9000. Se a auditoria encontrar algum problema, a ação corretiva poderá ser agendada e as alterações feitas nos procedimentos. Quando uma auditoria interna constatar que não há mais ações corretivas necessárias, a empresa pode selecionar um registrador ou um organismo de certificação da ISO. A seleção de um registrador é fundamental para reduzir o custo das auditorias de certificação externas da ISO 9000. Os registradores têm custos diferentes e é prudente que uma empresa selecione um registrador com base nas necessidades da empresa. Às vezes, não é necessário contratar o registrador maior ou mais caro quando um registrador local seria suficiente.
Quando uma empresa contrata um registrador, ela geralmente inclui as auditorias de registro e de fiscalização. A Auditoria de Registro é a auditoria inicial que será feita para ver se uma empresa conseguirá o registro. Uma empresa concordará com o processo de auditoria com o registrador. Uma auditoria de pré-avaliação é realizada e qualquer ação corretiva tomada. Uma vez que não haja mais ações corretivas, a auditoria de registro pode ser executada. Se a auditoria de registro não sinalizar nenhuma ação corretiva, o registro ISO estará completo. Depois que uma empresa tiver seu registro, o registrador retornará aproximadamente a cada seis meses ou ano para verificar se a empresa está mantendo seu sistema e continuando a atender aos requisitos da norma.