Habilidades que você deve ter para ser um organizador de eventos
Os organizadores de eventos mais bem sucedidos têm uma caixa de ferramentas com um conjunto de habilidades impressionante. Destes, estes são os 5 melhores habilidades de planejamento de eventos que você vai alcançar em uma base regular e os que podem fazer ou quebrar seu sucesso.
5 habilidades de planejamento de eventos que você precisa
Altamente organizado
No planejamento de eventos, o sucesso está nos detalhes. E existem muitos deles! Manter o controle de inúmeras tarefas, vários fornecedores e a constante mudança de listas de tarefas de uma só vez - mantendo o cliente feliz - pode ser um desafio para alguns e intimidador para os outros. Ser altamente organizado é uma obrigação para o planejamento de eventos de sucesso. Para aqueles que fazem e gerenciam listas de discussão para manter suas vidas pessoais funcionando sem problemas, ser organizado pode vir naturalmente. Para outros que se esforçam para lembrar os prazos ou para pegar a limpeza a seco, a organização pode exigir mais esforço.
Os planejadores de evento podem gerenciar um evento de cada vez ou estar nos estágios de planejamento de vários eventos simultaneamente.
Alguns eventos, como conferências anuais, levam mais de um ano de planejamento para que os planejadores de eventos se mantenham organizados a longo prazo.
Ferramentas organizacionais para planejadores de eventos são abundantes, desde softwares que rastreiam o registro até modelos de formulários e planilhas. Uma lista de verificação de planejamento de eventos personalizada para cada evento é uma das mais valiosas ferramentas de planejamento de eventos, independentemente da sua capacidade organizacional natural.
Então, descubra um sistema organizacional que funcione para você, porque essa é uma das mais importantes habilidades de planejamento de eventos que você pode ter.
Com personalidade
O que todos os eventos têm em comum? Pessoas! Com quem você interage e trabalha no processo de planejamento de eventos? Pessoas! Planejadores de eventos de sucesso são agradáveis, envolventes, bons conversadores e excelentes ouvintes. Planejamento de eventos é uma profissão muito social em que o resultado final - o evento em si - é ou um grupo de pessoas, grandes ou pequenas. Entender as pessoas e gostar de conversar com elas faz parte do trabalho. Isso não significa que, como organizador de eventos, você passará a maior parte do seu dia em almoços de clientes e fazendo coquetéis em eventos sociais. De modo nenhum. O planejamento de eventos é um trabalho árduo e muito do que é gasto em uma mesa com um telefone ou computador. Mas ser gentil é uma obrigação ao lidar com uma dessas tarefas comuns de planejamento de eventos:
- Negociando com hotéis
- Discutindo menus com gerentes de catering
- Encontro com fornecedores
- Incluindo suas ideias de evento em um possível cliente
- Networking a qualquer hora e em qualquer lugar
- Supervisionar equipe de eventos
- Trabalhando seu evento e interagindo com convidados e trabalhadores
Afinal, no dia-a-dia, a maioria de nós lembra das pessoas agradáveis e prestativas com as quais interagimos e essa interação pode tornar uma experiência muito mais agradável para ambas as partes.
Saber como se relacionar com diferentes personalidades, como se conectar com alguém com quem você quer fazer negócios e ser alguém que faz uma impressão positiva são chaves para o sucesso, então considere esta uma das habilidades essenciais de planejamento de eventos. Ninguém quer trabalhar ou ajudar alguém difícil de conversar, difícil de entender ou rude e pouco profissional de qualquer forma.
Excelente comunicador (que inclui escuta!)
Excelentes habilidades de comunicação são essenciais em muitas profissões. No planejamento de eventos, a falta de comunicação pode resultar em inúmeros problemas tanto para o planejador de eventos quanto para o cliente, e um simples mal-entendido pode ter resultados catastróficos. Ser capaz de efetivamente comunicar pensamentos e ideias é uma habilidade muito prática que é usada diariamente pelos planejadores de eventos de todos os níveis de experiência.
Aqui estão alguns exemplos de como essas habilidades de planejamento de eventos são usadas no planejamento de eventos:
Comunicação escrita:
- escrevendo propostas de eventos para um cliente em potencial
- criando materiais para comercializar sua empresa
- escrevendo contratos com clientes e fornecedores
- elaboração de notas de agradecimento aos oradores convidados e VIPs
Comunicação verbal:
- capacidade de explicar o escopo e propósito de um evento
- comunicar eficazmente as suas ideias a um supervisor, cliente ou fornecedor
- compreender e processar informações fornecidas, como as preocupações de um cliente ou perguntas de um fornecedor
- negociar habilmente as tarifas do hotel, detalhes do contrato ou extras de um fornecedor
Criativo
Planejadores de eventos de sucesso têm idéias. Muitos deles. E com essa criatividade, a capacidade de transformar a ideia em algo tangível. Eles podem ter uma visão e trazê-lo para a vida. Desde o desenvolvimento de um tema exclusivo para uma festa até a criação de uma solução de decoração acessível que atenda a um orçamento pequeno, a criatividade é essencial ao planejar um evento.
Criatividade também entra em jogo quando se enfrenta os problemas inevitáveis que surgem durante o evento mais diligentemente planejado profissionalmente. Nesse cenário, a criatividade toma forma na forma de solução de problemas. Ser capaz de pensar criativamente para desenvolver soluções para problemas pode impactar positivamente o sucesso do seu evento.
Multitarefa
Em vários estágios do processo de planejamento de eventos, há inúmeras tarefas sendo gerenciadas. Você pode estar negociando um contrato de hotel, reunindo-se com o cliente para discutir possíveis palestrantes convidados, reservar um bufê, entrevistar fornecedores de aluguel e explorar opções de entretenimento. E isso é apenas para um evento. Adicione vários eventos nos estágios de planejamento de uma vez e o resultado é um ato de malabarismo. Planejadores de eventos bem-sucedidos precisam saber como executar multitarefas de forma eficaz e manter muitos aspectos do evento se movendo simultaneamente sem que nenhuma dessas tarefas caia no esquecimento.
O sucesso está na capacidade de priorizar e se concentrar em cada tarefa nessa ordem de prioridade, sem se distrair com outras coisas que precisam ser atendidas ou sobrecarregadas pelas inúmeras coisas que precisam de sua atenção. Permanecer calmo, focado e flexível são atributos do sucesso multitarefa.