Atenda seu telefone com uma saudação adequada do telefone comercial.
Por exemplo, ao atender o telefone, diga algo como "Cypress Technologies. Susan falando. Como posso ajudá-lo?" Isso não só permite que o chamador saiba que ele chegou a um negócio, mas coloca o ônus sobre ele para responder à pergunta, economizando tempo em perguntas exploratórias, como "Isto é a Cypress Technologies?", E bate-papo ocioso.
Pense e priorize como você fala.
A chamada é melhor tratada agora ou mais tarde? Muitas das chamadas telefônicas que as empresas recebem são perguntas rápidas e fáceis de responder, como "Até onde você está aberto?" Mas outros envolvem respostas mais complexas e demoradas. Se for esse o caso, informe a pessoa que ligou e pergunte quando seria conveniente ligar de volta para discutir o assunto.
Use parafraseando e resumindo para manter as chamadas telefônicas sob controle.
Se você estiver falando com alguém no telefone que parece querer conversar ou se desviar do assunto, diga algo como "Então, o que eu ouço você dizer é ..." ou "Então os pontos-chave são ..." ou "É (inserir resumo) um resumo justo do que você estava dizendo?" É difícil conversar com alguém que se recusa a conversar.
Feche cada chamada com um resumo da ação em que você e o chamador concordaram
Embora isso demore apenas alguns segundos, na maioria dos casos, você pode poupar muito tempo evitando erros e a necessidade de verificar novamente. Por exemplo, depois de uma conversa na qual você organizou uma reunião com um cliente , você pode dizer: "Ótimo.
Vou me encontrar com você no seu escritório (às 16h, amanhã) e vamos examinar as amostras juntas. "
Mantenha um Message Pad pelos telefones, para que você possa anotar os detalhes durante a chamada.
Este não é apenas um bom gerenciamento de tempo no momento, ajudando você a manter o foco na chamada, mas também uma ajuda no gerenciamento do tempo, caso precise encontrar e / ou revisar os detalhes de uma conversa específica.
Dê aos seus clientes e clientes a opção de e-mail
Muitos deles usarão o e-mail para entrar em contato com você, em vez de telefonar, se souberem qual é o seu endereço de e-mail. Certifique-se de que o endereço de e-mail da sua empresa esteja destacado em seus cartões de visita e em seu site, se você tiver um. Se você tiver seus endereços de e-mail, envie um e-mail para seus clientes e clientes atuais, mencionando a opção de e-mail e apresentando-a como uma forma de melhorar as comunicações.
Use a tecnologia para gerenciar o tempo que você está gastando Atendendo o telefone
No mínimo, sua empresa deve ter uma secretária eletrônica e correio de voz. Configure-os com os scripts de negócios apropriados e use-os para atender o telefone quando estiver fora do escritório ou precisar trabalhar em algo ininterrupto. Em seguida, agende uma hora para responder a essas mensagens telefônicas todos os dias. Em termos de gerenciamento de tempo, você ganhará um tempo valioso agrupando chamadas telefônicas.
Se você estiver executando um negócio baseado em casa, obtenha um telefone ou linha comercial separada
Você precisa ter um segundo telefone "apenas para negócios" com sua própria secretária eletrônica e / ou correio de voz "somente para negócios". Isso não só é mais profissional, como também economiza o tempo necessário para percorrer mensagens e determinar quais delas são relacionadas aos negócios.
É sempre melhor ter uma pessoa Atenda o telefone
Tendo uma máquina atendida ou pior, um sistema automatizado de resposta de voz interativa (IVR) é um desligamento real que custa negócios quando as pessoas não se importam em deixar mensagens ou ligar de volta. Se atender chamadas telefônicas recebidas está ocupando muito tempo durante o dia, considere contratar uma recepcionista ou um serviço de atendimento profissional para atender o telefone para você. O custo de ter alguém fazendo isso pode ser mais do que compensado pelo aumento de sua produtividade e melhores vendas .
Mantenha um script escrito de perguntas frequentes postadas pelo seu telefone.
Ele economiza tempo para você e seus funcionários se eles não precisarem procurar respostas ou pensar em como responder a uma solicitação específica ao atender o telefone.
Resumo de dicas de telefone
Lembre-se, o telefone deve ser uma ferramenta de negócios, não um invasor de tempo intrusivo que governe seu dia de trabalho. O manuseio de suas chamadas telefônicas de entrada de acordo com essas dicas de gerenciamento de tempo ajudará você a gerenciar melhor seu tempo, melhorar sua produtividade e colocar seu telefone de volta em seu devido lugar - ajudando a administrar sua empresa em vez de administrá-lo.