Muitos hotéis contam com sites RFP (Request for Proposals) de hotéis on-line, como o Conventionplanit.com e o sabrehotelrfp.com para promover seus recursos de reuniões e serviços de conferência. Eles também desenvolveram seus próprios formulários de RFP on-line.
No entanto, muitos planejadores relutam em enviar os RFPs de seus hotéis através de mecanismos de busca de terceiros. Muitos planejadores preferem enviar seus pedidos de ofertas de hotel diretamente ao hotel e aos centros de conferência.
Quais informações estão incluídas em um RFP de hotel?
Uma ótima ferramenta para ajudar os planejadores a começar a desenvolver seus próprios formulários para ofertas de hotéis e outras necessidades de eventos é o evento aceito como práticas de troca de ferramentas do Conselho da Indústria da Convenção.
Elementos básicos para uma RFP de hotel devem incluir o seguinte:
- Informações básicas de contato do solicitante (nome, cargo, organização, endereço, telefone, email, etc.)
- Datas do evento (forneça pelo menos duas opções diferentes)
- Blocos de quarto necessários (datas e números de quartos de hóspedes)
- Solicitações de sala de reunião (datas, tamanhos de quarto, quantidades)
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Requisitos de acessibilidade
- Requisitos de envio e recebimento
- outra informação relevante
Aproveitando as ferramentas de RFP
Além disso, a Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA) oferece aos seus membros uma extensa ferramenta de RFP para hotéis que os planejadores de eventos podem considerar.
Os elementos da RFP do hotel GBTA incluem o seguinte:
- Informação de visão geral de facilidade de Hotel
- Informações gerais sobre o solicitante de RFP
- Detalhes do contrato do quarto de hóspedes
- Tamanho do espaço total para reuniões de um hotel
- Número total de salas de reunião
- Tamanho do maior salão de festas ou sala de reunião de um hotel
- Altura do teto para maior salão de festas ou sala de reunião
- O hotel tem uma sala de reuniões permanente?
- Quantas pessoas a sala de reuniões acomodará?
- O hotel tem espaço de exposição dedicado?
- Qual é o tamanho do espaço de exposição?
- Qual é a distância até o centro de convenções da área?
- Qual é o nome do centro de convenções?
- Qual é o percentual de imposto sobre alimentos e bebidas?
- Qual é o percentual de taxa de serviço de banquete?
- As taxas de serviço de banquete são tributadas?
- O hotel oferece serviços audiovisuais (A / V) internos?
- O hotel oferecerá descontos em serviços A / V internos?
- O hotel permitirá que os clientes tragam fornecedores externos de A / V?
- Quantas salas de reunião contêm Internet sem fio de alta velocidade?
- Como as salas de reunião podem conter videoconferência?
- Existe uma taxa para usar fornecedores próprios de A / V?
- O hotel aceita "cartões de reunião" corporativos para pagamento?
- O hotel oferece tarifas para pacotes de reuniões?
Além disso, seria útil compartilhar com as vendas de hotéis o tipo de evento que você está hospedando. Isso lhes dará uma visão dos objetivos que sua reunião pode ter.
A boa notícia sobre o trabalho com hotéis é que a maioria deve ter bastante experiência em reunir eventos semelhantes, e um ótimo gerente de vendas ou catering poderá compartilhar mais detalhes com você sobre maneiras de ajudar os planejadores de eventos a atingir suas metas.