Lições Aprendidas no Planejamento e Execução dos Eventos do Dia das Mães do Y-ME
Planejadores de eventos especiais - especialmente aqueles no mundo sem fins lucrativos - sabem que organizar um evento de angariação de fundos para atividades ao ar livre é uma ótima idéia. Esses tipos de eventos, como outras idéias de arrecadação comunitária, exigem que o planejamento para o evento do próximo ano comece imediatamente após a conclusão do evento de arrecadação de fundos deste ano. É importante analisar o evento e discutir o que correu bem e o que poderia ser melhorado enquanto o evento ainda está fresco nas mentes da equipe.
Discutir os sucessos e melhorias garante que esses recursos sejam incluídos ou aprimorados para o evento do próximo ano. Esse planejamento proativo também agrega valor para os patrocinadores. E, inevitavelmente, todos os passeios bem-sucedidos da comunidade esperam crescer e se expandir de ano para ano.
É importante manter o foco no objetivo principal de realizar tais eventos: captação de recursos. Para os planejadores de eventos que já realizaram uma caminhada comunitária, um dos momentos mais importantes para o planejamento realmente acontece depois que a caminhada termina. A fim de aprender sobre os muitos aspectos do planejamento e da execução de uma caminhada comunitária para arrecadação de fundos, vamos dar uma olhada nos bastidores do Evento do Dia das Mães promovido pela Y-ME Breast Cancer Organisation de Chicago.
Caminhada Angariadora de Fundos de Câncer de Mama no Dia das Mães Y-ME
Y-ME foi fundada por dois sobreviventes de câncer de mama em 1979. A organização sem fins lucrativos era mais conhecida por seu programa nacional multilíngue de câncer de mama para pacientes com câncer de mama.
O programa ganhou fama como a única linha direta gratuita de 24 horas do país, composta exclusivamente por sobreviventes de câncer de mama que são treinados como conselheiros de pares. Mas a organização também organizou uma caminhada anual para arrecadação de fundos no Dia das Mães, que apoiou seus programas e serviços. Voltar Em 2007, o Y-ME arrecadou mais de US $ 7 milhões, com quase 43.000 caminhantes de 12 cidades.
Em 2008, 15 cidades participaram. Infelizmente, o Y-ME fechou suas portas em 2012, mas o legado de seu fundraiser anual continua sendo um ótimo estudo de caso para planejadores de eventos sem fins lucrativos.
Grande parte do sucesso de arrecadação de fundos da Y-ME pode ser atribuída a uma abordagem organizada para planejar e manter um olho nos objetivos mais importantes primeiro. Liz Klug, ex-diretora de eventos especiais da organização, disse o seguinte depois de seu ano recorde em 2007: “Temos um plano para vários pontos no tempo durante o processo de planejamento. Então, vamos tomar medidas para promover os pontos mais críticos a tempo de garantirmos o sucesso. Por exemplo, em uma cidade onde podemos estar hospedando um evento pela primeira vez, devemos nos concentrar em garantir que tenhamos um ótimo local e local onde as pessoas desejem voltar. Mais adiante, podemos nos concentrar em quais lanchonetes deixaremos os folhetos ”. Vamos dar uma olhada em como a Klug e a equipe de planejamento de eventos da Y-ME organizaram um evento tão bem-sucedido.
Etapa de planejamento 1: analisando os números
Hospedar uma caminhada comunitária ou evento semelhante requer reunir vários objetivos constituintes diferentes, mas, em última análise, a associação ou instituição de caridade que hospeda o evento está fazendo isso para angariar fundos para sua causa.
Portanto, o primeiro passo no planejamento do próximo evento acontece quando o evento atual termina, e a maior parte desse trabalho envolve os "números".
“Analisamos de perto os números após o término do evento”, explica Liz Klug, “Comparamos como fizemos este ano em relação ao ano anterior []. Nós olhamos a experiência do participante. Avaliamos nossas categorias de patrocínio. Nós respondemos a todos os e-mails imediatos sobre os eventos ”. Os organizadores de eventos também tomarão medidas imediatas para garantir que todos os envolvidos no evento deste ano continuem no próximo ano.
Klug também mergulhou nos detalhes. Em suas avaliações, ela analisou tudo, desde o número de voluntários que participaram do volume de camisetas distribuídas. Ela então perguntava se precisava de mais ou menos para o próximo ano.
Cronograma de planejamento
Para aqueles que organizam uma caminhada comunitária de arrecadação de fundos, é importante saber quais etapas devem ser tratadas em vários momentos.
A maioria das organizações sem fins lucrativos não tem o luxo de muitos funcionários e membros de comitês voluntários para impulsionar o sucesso do evento. Mas os planejadores reconhecem que devem se certificar de que trabalham em estreita colaboração com o escritório do prefeito de uma cidade e o departamento de obras públicas para obter o evento no calendário público.
Klug sugere que o primeiro passo depois de analisar os números do ano passado seja o foco no recrutamento corporativo. Se o evento não for um programa novo, é importante obter o apoio corporativo para o evento do próximo ano imediatamente após a conclusão do evento deste ano. "Nós nos concentramos em renovar patrocínios quando entregamos o relatório de conclusão do evento", diz Klug. Ela também oferece os seguintes destaques para planejadores interessados em organizar uma caminhada comunitária como evento de arrecadação de fundos:
- Identifique os patrocinadores corporativos
- Desenvolver programas de equipes de caminhada
- Determinar atividades do evento
- Começar o recrutamento a pé
- Finalize a logística do evento
- Realize o evento
- Realize um evento de agradecimento
- Avaliar e começar o evento subsequente
A Y-ME também contrataria uma empresa de logística externa para atender a muitos de seus requisitos logísticos. Mas um dos mais úteis foi implementar um sistema de registro online.
Sucesso do Sistema de Registro Online
O Y-ME aprendeu rapidamente sobre a importância de usar a Web para registro on-line e, desde então, defendeu fortemente o uso da tecnologia para registro on-line e captação de recursos.
Eles investiram em um sistema on-line de gerenciamento de relacionamento constituinte para servir como seu site de corridas de 2003. Este tipo de sistema serve como um site pessoal para voluntários para fazer apelos personalizados para doações e outros envolvimentos. Ele captura informações em um único banco de dados e serve como uma ferramenta para levar os capitães de equipe para incentivar seus membros.
Os participantes online aumentaram de 4.000 para 11.594. Doações on-line aumentaram de 5.000 para 19.650. A equipe do Y-ME acreditava que isso contribuiu para atingir uma meta de US $ 2,35 milhões e, como bônus, a tecnologia reduziu os custos administrativos em cerca de US $ 20.000.
Esse sistema também pode servir como uma importante ferramenta de comunicação que permite que uma organização acompanhe e continue a envolver os constituintes além do próprio dia da corrida.
Linha do tempo do dia da corrida
Os passeios comunitários são agendados com mais frequência pela manhã. Dependendo da complexidade da sinalização e da localização, a configuração do evento pode começar normalmente uma semana antes do evento, com a maioria das atividades acontecendo alguns dias antes da caminhada.
Quando o Y-ME planejava seu evento anual de arrecadação de fundos, a equipe normalmente tentava limitar a área onde realizava a caminhada, de modo que não fosse necessário um tempo significativo de recursos para executar determinadas tarefas operacionais, como fechar as ruas. Sua caminhada geralmente não era competitiva, então também ajuda que eles não tenham que considerar os requisitos necessários para um ambiente de corrida mais competitivo.
A programação para o dia da corrida em si geralmente fluía da seguinte forma:
- Equipe de Planejamento de Eventos Chega (2,5 horas antes da caminhada)
- Check-in voluntário (2 horas antes da caminhada)
- Check-In e Configuração do Patrocinador (2 horas antes da caminhada)
- A inscrição começa (1,5 horas antes da caminhada)
- Configuração da linha de partida (30 minutos antes da caminhada)
- Cerimônias de Abertura (10 minutos antes da caminhada)
- Corrida Começa
- Início do entretenimento no palco principal (1 hora após o início da caminhada)
- Observações oficiais no palco principal (depois que a caminhada terminar, na marca de 1,5 hora)
- O programa termina oficialmente (3 horas após o início da caminhada)
- Começa a repartição do evento (após o evento terminar oficialmente)
Dicas para planejar uma caminhada ou execução na comunidade
Para as organizações interessadas em realizar uma caminhada ou uma corrida pela comunidade pela primeira vez, a Klug oferece várias sugestões que ajudarão a garantir um evento de sucesso .
- Comece com leads quentes, incluindo voluntários bem conectados, patrocinadores ou equipe grande. Defina resultados mensuráveis.
- Avalie os eventos do concorrente em sua cidade / local para identificar suas melhores práticas e áreas de melhoria.
- Trabalhe com os distritos de escritórios e parques do prefeito da cidade para discutir as permissões necessárias e a logística do seu evento: horário, local, número de participantes. Certifique-se de estar preparado para essas reuniões.
- Entenda seu orçamento e mantenha suas despesas operacionais em 25 a 30% para um novo evento. Algumas instituições de caridade se esforçarão por 15-20% das despesas totais.
- Patrocinadores seguros para absorver 100% das despesas operacionais do seu evento.