O que fazer antes que um problema ocorra
Qual é o seu sistema para lidar com as reclamações?
Para facilitar o tratamento de reclamações, você deve ter um sistema em vigor que os inquilinos possam seguir quando precisarem alertá-lo sobre uma solicitação de manutenção.
Existem duas maneiras básicas que você pode ir:
- Pedido Formal: Alguns proprietários preferem que os inquilinos enviem solicitações de manutenção por meio de um processo formal. Este processo deve ser claramente explicitado como parte do contrato de arrendamento .
Esse processo geralmente envolve algum tipo de solicitação por escrito. A solicitação geralmente incluirá as seguintes informações:- Nome do inquilino
- Endereço
- Número de unidade
- Número de telefone
- Data da Reclamação
- Tipo de Reclamação
- Descrição da Reclamação
- requerimentos especiais
- Um formulário on-line - Se você tiver um website para seus investimentos em propriedades , talvez queira considerar adicionar uma área para solicitações de manutenção. O inquilino simplesmente teria que ir ao seu site, preencher o formulário e clicar em enviar.
ou - Um Formulário em Papel - Esta seria uma cópia impressa que o inquilino digitalizaria e enviaria por e-mail para você, fax, entrega em mãos ou colocar em algum tipo de caixa de correio que você tenha dedicado para tais solicitações.
Certifique-se também de ter procedimentos de emergência em vigor onde os inquilinos têm a capacidade de entrar em contato com você, gerente da propriedade ou reparador após o horário comercial normal no caso de uma solicitação de manutenção que precise de atenção imediata, como um cano estourado ou falta de calor no inverno .
- Pedido Informal: Outra opção para os proprietários é o pedido informal. Com esse tipo de solicitação, quando um inquilino tem um problema de manutenção, ele simplesmente o chama ou envia um e-mail, dependendo da sua forma de comunicação preferida, e explica a situação. As solicitações de telefone ocorrerão durante o horário comercial normal que você definiu, a menos que seja uma emergência. Nesse caso, elas seguirão os procedimentos de emergência em vigor.
Quem vai lidar com as solicitações de manutenção?
Você deve decidir quem ficará encarregado de lidar com reclamações e solicitações de manutenção, para que você não seja pego de surpresa quando as reclamações chegarem. Os inquilinos precisarão saber com quem devem entrar em contato quando tiverem um problema.
- Você : Você será responsável por lidar com solicitações de manutenção? Você está confortável em ter inquilinos em contato com você para tais solicitações? Você está à vontade para entrar nos apartamentos de um inquilino para tais solicitações? Você tem a base de conhecimento e habilidade para lidar com encanamentos e reparos elétricos ou precisará contratar um especialista?
Se você decidir que aceitará essas solicitações de manutenção, precisará reconhecer seu conjunto de habilidades. Embora você possa saber como consertar uma maçaneta, desligar uma válvula de água principal e colocar um piso no chão, sabe como soldar um tubo ou instalar detectores de fumaça conectados? É importante que você entenda suas limitações desde o início, para que possa planejar adequadamente os reparos que não consegue administrar. - Um gerente de propriedade : você vai contratar um gerente de propriedade para cuidar de solicitações de manutenção? Se você não se sentir à vontade para realizar solicitações de manutenção ou simplesmente não quiser se incomodar com eles, contrate uma empresa de administração de imóveis para fazê-lo. Eles terão uma equipe qualificada de trabalhadores manuais na equipe ou contratarão contratados externos para realizar essas solicitações. Embora seja uma opção mais cara, economiza a dor de cabeça de ter que lidar com solicitações de manutenção constantes e economiza os custos de oportunidade do tempo que você pode alocar para empreendimentos mais produtivos.
- Outra pessoa : Se você não tiver a habilidade, o conhecimento ou o desejo de lidar com as reclamações dos inquilinos e não quiser gastar o dinheiro para contratar uma empresa de administração de imóveis para fazê-lo, não poderá deixar sua propriedade cair em desordem. , você deve ter alguém para cuidar desses problemas. Com esta opção, você não estará pagando a alguém um salário mensal; em vez disso, você os pagará para cuidar de cada questão individual à medida que ela surgir.
Você deve fazer sua pesquisa e encontrar reparadores e empreiteiros locais em sua área. Você vai querer procurar:
- A Handyman - Quem vai lidar com reparos básicos.
- Um eletricista - Quem vai cuidar de problemas elétricos.
- Um encanador - Quem pode lidar com tubulações e problemas de drenagem.
- Noites tardias e fins de semana - Certifique-se de conhecer também as horas em que esses indivíduos estarão disponíveis. Se eles não estão disponíveis em horários estranhos, você precisa ter certeza de que você tem alguém que é. Você não quer estar freneticamente procurando por um reparador de backup quando você está em sua lua de mel no Havaí às 2 da manhã.
- Números de contato de emergência - Tenha sempre em mãos os números do corpo de bombeiros local, da delegacia de polícia e do centro de controle de envenenamento.